購入、レンタル、リースなど契約で変わる
業務用コピー機や複合機の処分方法について

オフィスの移転や買い換え、リースの組み替えなど事業を長年続けていると、そういったタイミングでコピー機を変えるという選択肢が出てくる事があります。

その場合によく悩むのが今使っているコピー機ってどうすれば良いのかという点です。
業務用コピー機を処分する場合、家庭用とは違い、単純に粗大ゴミとして回収してもらうというわけにはいきません。

また、リース製品の場合は、契約上の所有権がリース会社に存在しているため、利用者側で勝手に処分することはできません。
契約形態などによっても変わってくるのが業務用コピー機で色々と注意すべき点や確認すべきポイントがあります。

今回は、業務用コピー機の処分方法について、注意点をいくつかお伝えしていきます。

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業務用コピー機を手に入れる方法は大きく分けて3つ

そもそも、処分するという事は、既にコピー機・複合機を使っているという前提になります。
そして、そのコピー機を処分するためには、その業務用コピー機を手に入れた方法によって大きく変わります。

コピー機を使うために手に入れるには、大きく分けて下記3つの選択肢があります。

リース

一般的なオフィスであれば、もっともスタンダードな契約形態と言えるかもしれません。
リース契約をリース会社と結び、別途保守契約を結ぶことによって、定期的な保守を受けながら期間満了まで同じ機種を使うという方法になります。

購入

次に多いのが購入です。
契約形態としては非常に簡単な話で、新品・中古のコピー機を、メーカーや店舗から購入するという流れになります。

ただ、新品を購入するケースはまれで、もし新品を使いたい場合はリースを選択する方が多いです。
よって、この記事においては、主に中古コピー機を購入したケースをモデルにして事例を紹介していきます。

レンタル

業者から必要なタイミングで、必要な期間だけ、必要な機種をレンタルする方法です。
経費として処理でき、本体を自社で抱える必要がないことから、仕事の都度事務所を置くような業種において向いている選択肢です。

処分が必要になる可能性があるのは、購入もしくはリースの場合

上記における3つの選択肢の中で、レンタルの場合は基本的に使わなくなったら返すだけです。
そのため、自分たちでそのコピー機を処分しなければならない場面に遭遇することはありません。

よって、コピー機を何らかの形で処分しなければならないのは、購入・リースの場合になります。

以下に、購入・リースそれぞれの場合における、処分時の注意点についてご紹介します。

購入の場合は自治体の決まりに従う

購入したコピー機について言えば、経理上の処理が必要か否か・会社で所有しているか個人で所有しているかという違いだけで、基本的に処分の方法は大きく変わりません。

自治体を通して廃棄する場合は、家庭用の場合は粗大ゴミ扱いになるケースがほとんどですが、プリンタクラスの大きさであれば、燃やせないゴミとして出すケースも考えられます。
どの市町村でも専用窓口がありますから、自治体の広報などを確認して、どう処理すればよいか確認した方が確実でしょう。

リースの場合はまずはリース会社に連絡する

これに対してリース契約をしている機種の場合は、原則自社だけで処理することはできません。
これは、リースしている物件（コピー機）の所有権が、リース会社にあるためです。

もし、リース会社に断りなくコピー機を廃棄したり、配置している事務所を移動させたりした場合は、別途損害請求を受ける場合がありますから注意が必要です。

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処分時にはデータの保持・消去に注意

このとき注意したいのは、コピー機に残っているデータは、全て消去しておく必要があることです。
コンビニなどで免許証などのコピーをとることもありますが、多くの機種では印刷の都度古いデータが消去されるような仕様となっていますから安心です。

しかし、オフィス・自宅で使用している機種の中には、ビジネス用途のために、あえてデータを残しておく機種も存在します。
消さずに処分などしてしまうと、情報流出などの危険性がゼロではありませんので注意しましょう。

データの消去方法は、メーカー・機種によって異なりますが、基本となるのは「初期化」です。
本体に初期化スイッチが付いている場合や、タッチパネルで初期化のメニューを選ぶという方法が一般的です。

ちなみに、機種内にハードディスクが搭載されている場合は、そちらも取り外した方が安心です。
機種によってはデータ保存時に暗号化してくれる機能を備えているものもありますが、やはり無用な心配を防ぐには取り外した方が間違いないでしょう。

購入の場合は自分たちに最適な処理方法を選べる

コピー機を購入して、自社で所有している場合は、いくつかの処理方法から選択することが可能です。
以下に詳細をご紹介します。

スタンダードなのは自治体に粗大ゴミとして出す方法

もっともスタンダードな方法としては、先ほど解説した自治体に粗大ゴミとして出してしまう方法になります。
先ほどご紹介した通り、データの初期化をしたうえで、自治体の決まりを守って廃棄すれば、家庭用・業務用いずれの場合も問題ありません。

ただし、業務用の場合は、粗大ゴミ扱いではなく産業廃棄物になることから、専門業者に回収を依頼することになります。
コピー機以外の機器を一緒に処分してもらうこともできますから、手間が省けるメリットがありますが、その分だけ処分費用がかかってしまいます。

状態がまだ良ければ売却してみる

コピー機の廃棄を考えるという事は、何かしら原因があるはずです。
多くは故障が多発してしまった、スペックが古くなってしまった、使う機能が足りないといったケースが考えられます。

しかし、故障が多発などの場合は難しいですが、そうでなく自分たちの事業用途と合わなくなってきたといった場合で、もしコピー機自体がまだ使える状態ならば、処分ではなく売却を検討するのも一つの手です。

売却であれば、処分費用でお金が出ていくどころか売却によって少なからずお金が入ってくるという事にもなります。
売却する場合は、いくつかの方法があります。

リサイクル業者に渡す

リサイクル業者に渡した場合は、買い取ってもらえれば「値段がつく」というメリットがあります。
産業廃棄物回収業者に依頼をかければ費用になりますが、リサイクル業者は商品扱いとなりますから、少額ではあってもお金になります。

大きな傷・破損さえなければ、ほとんどの場合買い取ってもらえますし、トナー・コードというパーツごとの精算をしてくれる業者もあります。

少しでも高い値段をつけるためには、言うまでもなくコピー機のコンディションを良い状態にしておく必要があります。
中身に問題がなければ、表面・内部を掃除しておくだけで、査定額がその分高くなることも考えられますから、念入りに掃除しておきましょう。

オークション・フリマサイトを使う

インターネットが普及して人気が爆発したのが、ヤフオクなどのオークションサイトやメルカリなどのフリマサイトです。
個人取引が活発になったことで、あらゆるものが気軽に売り買いできるようになりました。

さすがにあまりにも大きいコピー機であれば、送料も馬鹿にならないことから現実的ではありませんが、小型機ならば出品する価値は十分にあります。
リサイクル業者に売却するのに比べて、高い金額がつく可能性があるため、時間に余裕のある方は試してみるとよいでしょう。

出品する場合、買い手側がもっとも参考にするのは、写真やスペックになります。
情報はこれでもかというくらい細かく載せた方が、成約率は高くなりますから、一つひとつの情報を丁寧に載せましょう。

掲示板サイトを使って物々交換する

あまりメジャーな方法ではありませんが、使わなくなったコピー機と自社で必要なものとを交換する方法もあります。
ジモティーなどが有名です。

単純に譲るだけということもできますし、お金をもらうこともできます。
また、特段お金のやり取りが義務付けられていないサービスも多いことから、取引を行う相手同士が合意すれば、物々交換という選択肢もあります。

地方の場合は意外に役立つこともありますから、まずは必要としている人がいないか探してみましょう。

処分するお金をかけたくないなら買い換え

コピー機を売却する時間や手間は惜しいが、処分するお金は極力かけたくないという方であれば、買い換えという選択肢があります。
購入金額や店舗のサービスによっては、引き取ってくれる場合もありますから、買い替え時に処分料金などを聞いておきましょう。

メーカーへの回収依頼はお金がかかる

選択肢の一つとして考えがちなメーカーへの依頼ですが、購入の場合、原則メーカー側には引き取り義務は存在しません。
処分料などを別途支払わなければならないため、あまりおすすめできない方法です。

意外な方法として寄付という選択肢もある

あまり業務用のコピー機を処分する際には聞かない方法になりますが、使わなくなったコピー機を寄付するという選択肢もあります。
小さな機種であれば、家庭用コピー機と同様に使えるため、物資の足りない国では重宝されることもあるのです。

寄付を募集している団体では、送料を負担してくれるところもありますから、特段売り手が見つからなかったり、モデルがかなり古いものだったりする場合は、検討してみてもよいかもしれません。

この記事のまとめ

業務用コピー機は、コピー機を入手した方法によって、処分方法が異なってきます。
レンタルであれば、レンタル元へ返却し、リース契約を結んでいる場合は、基本的にリース会社とのやり取りを介して手続きを進めていくことから、選択肢は限られてきます。

これに対して、自社でコピー機を購入した場合は、複数の選択肢が存在します。
どうせ選ぶなら、自分にとって少しでもメリットの大きい選択をしたいものですね。