リース契約のコピー機のインク代について
インクが切れた時のトナー料金はどうなっているのか

家庭用プリンターしか使った事がない場合、インク代というのは常に頭を悩ませます。
そのため、コピー機をリースした際、そのインク代はいつ支払われているのか、その料金はいくらなのかといった事はよくある質問の代表例と言えるほど聞かれます。

実は、リースでのコピー機において、インク代をその都度支払っている例は、ごく少数なのです。
今回は、コピー機のインク代について、掘り下げてみたいと思います。

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コピー機をリース契約した場合のインク代支払い方法

まずは、コピー機をリース契約した際にかかるインク代が、どのような形で支払われているのかについて見ていきましょう。
インクが切れたら交換するのは家庭用のプリンターと同様ですが、切れてからその都度お金を払ってトナーを購入しているわけではないのです。

基本的にはインク代を別途支払う形の契約にはならない事が多い

コピー機のリース契約は、多くの契約形態において二つの柱で成り立っています。
それは「リース料金」と「カウンター保守料金」になります。

多くの場合はこの二つの料金を定期的に支払うのみになります。
これによって、コピー機の利用だけでなく、コピー機の修理や部品交換などが可能になる形を取っています。

トラブルやインク(トナー)交換の際にその都度お金がかかるとなると、リース会社もユーザーも処理が煩雑になります。
また、コピー機の故障というのはタイミングが読みにくい事象の一つでもあるため、経営者としてもあまり好ましい形での出費ではありません。

こういったデメリットを解消するため、リース会社は毎月の支払いに手間賃を組み込む契約形態を考え出したのです。

毎月の支払が必要になる「リース料」は本体価格

次に、リース料についても見ていきましょう。
リース料金を一言で表せば「コピー機本体の価格」となり、コピー機本体をリースした場合にかかる金額になります。

ただし、本体を一括で購入するわけではありませんから、利子が加わっています。

もちろんリース会社のプラン等によって価格体系も変わってきます。
必ずしもネットなどで公表されている相場通りの値段とは限らないことから、自社の状況や環境などによって、毎月の金額が安くなる可能性は十分にあります。

コピー機における変動費をひとまとめにする「カウンター保守契約」

リース料もランニングコストと言えばランニングコストですが、どちらかと言えば割賦・分割払いのイメージになるかもしれません。
毎月かかる費用の中で、コピー機における変動費的な扱いになるのが「カウンター保守契約」になります。

カウンター保守契約は、一定期間の間にモノクロ- カラーのコピーを何枚印刷したのかによって料金が決まる仕組みの契約形態です。
モノクロなら1枚3円~- カラーなら1枚20円~といった具合です。

コピー機に備わっているカウンターを使って印刷枚数を数えることから、カウンター保守契約と呼ばれています。
また、かかる金額を「カウンター料金」などと呼ぶこともあります。

この支払いがなされていれば、コピー機に関する突発的な費用を別途支払う必要はありません。
具体的には、インク代(トナー料)、 劣化した部品の交換、不具合が出た際の対応、などが該当し保守契約の料金に含まれています。

別途インクが切れたからといってトナー代を都度都度払うといった事はないのです。

インク代としてコストを換算すると高いのか

カウンター保守契約では、実際にかかるインク代の金額が見えないことから、コスト換算の面では別途インクを購入する契約にした方が安いのではないかと考える方もいるかもしれません。

もし、個人で所有している小さな機器について、枚数をカウントしながら使っているのであれば、確かにそのような一面はあるかもしれません。
しかし、カウンター料金の中には、さまざまな「安心」が詰め込まれているのです。

保守とワンセットとして考えれば、保険のようなニュアンス

リース契約においてカウンター保守契約が秀逸なのは、ある種コピー機の「保険」的役割を担っていることです。
契約内容によっては、コピー1枚あたりの値段は確かに高いと感じられる契約もありますが、それは不測の事態に備えた保険とも考えられるのです。

コピー機は、社内において使われる頻度が非常に多い機器です。
新品でリース契約した機器であっても、年数を重ねるごとにさまざまな部分がへたっていきます。

そして、車と違って下取りが難しい一面もあります。
たくさん使われれば使われるほどパーツは痛み、交換部品も年々減っていきます。

そんな中で重要になってくるのが「定期的な修理」です。

車において定期的なオイル交換、法定点検、車検が重要であるように、コピー機においても日々の状況を確認するのは大切なことなのです。
また、保守のサービスマンはコピー機自体のクセを知っている人材のため、社内の人間よりもはるかに頼りになるケースがよくあります。

いつ壊れるか分からない、壊れる原因も特定できない場合があるコピー機だからこそ、専門職の目は大切なのです。

印刷枚数に合った保守契約を結べるのか

カウンター料金を決めるファクターの一つに、印刷枚数の量があります。
基準は「印刷速度」になり、1分間で何枚のコピーを印刷できるかで計算されます。

印刷枚数に合った保守契約を結べるかどうかが、価格帯を抑えるのに重要です。
自分の会社が「毎月どのくらいの枚数を印刷しているのか」を知りたいと考えるのであれば、現在別のコピー機をリースしている場合、一定の操作を行うことでカウンターのトータル印刷数を知ることができます。

機種によって表示方法は異なるので、サービスマンに確認したり、もしあればインターネットマニュアルなどをチェックしたりするとよいでしょう。

総枚数が分かれば、コピー機を導入した月数で割ることで、毎月大体何枚ほどコピーしているのかが概算できます。
すると、次回リース契約を結ぶ際にどのくらいの印刷スペックがあれば十分なのかが分かり、機種選びに方向性を持たせることが可能です。

前回の契約内容に不満があった場合は、できる限り社内の実情に即した機種を選べるよう、入念に条件を検討しておきましょう。

利用頻度が低いのであれば、他の使い勝手がいい保守契約を考えるのも手

もし、印刷枚数が少ないなど、コピー機の利用頻度がそれほど多くないのであれば、保守契約自体を見直すのも一つの手です。
以下に、カウンター保守契約以外の代表的な契約形態についてご紹介しましょう。

コピーキット保守契約

コピーキットと呼ばれる商品を購入することで、部品交換・トナー・コピー用紙を除く消耗品を供給してくれる保守サービスです。
どの機種でも採用できるわけではなく、キット機と呼ばれる機種限定での契約です。

あまりコピーキットという商品名は聞き慣れない方も多いと思いますが、簡単に言ってしまえばトナー代金にあらかじめ保守費用が含まれている契約形態です。
より具体的に説明すると、感光体・現像剤の使用料・サービスマンの派遣費用含む保守サービス費などの費用がキットに含まれています。

契約の有効期間は、いずれかの2つのうち早い方が該当します。

  • キットに含まれるトナーがなくなるまで
  • キットの購入から一定年数が経過するまで

期間満了及びトナーがなくなった段階で、再度コピーキットを購入する流れになります。

なお、メーカーによってはコピーキットのことをトナーキットと呼ぶことがあります。
どちらも同じものなので、相見積もりをもらったときなどは同様のものと理解して判断しましょう。

年間保守契約

年単位で保守料金を一括払いする契約形態です。
製品本体が故障した場合の保守サービスや部品交換は、先に支払った保守料金でまかなわれます。

この契約形態の場合、トナーは別途購入する形になりますから、印刷頻度が少ないのであれば契約内容によってメリットになりえます。
導入段階で一定期間の無償保証をつけていたり、年間保守料の割引特典があったりするメーカーも見られます。

注意点としては、サービスマンの定期点検がないことが挙げられます。
基本的にはユーザーからのサービス依頼を受けたのち、何らかの対応がなされることに注意が必要です。

「月額定額印刷し放題」プランについて

コピー機のインク(トナー)代を節約するにあたっては、一定枚数までは料金がかからないプランがあると嬉しいところです。
契約形態の面からも、日々リース会社から新しいプランが生まれています。

その最たるものが「月額定額印刷し放題」というものです。

毎月のランニングコストを安くしてリースできるのがメリット

カウンター保守契約という契約形態は、ユーザー・リース会社ともにメリットのあるものでした。
基本的に本体価格以外は使った分だけしか請求されず、トナー・部品の交換や修理なども迅速に対応してもらえるため、ユーザーとしては手間がかからず、リース会社にとっても売上の管理が楽になりました。

しかし、カウンター料金の難点は、必ずしも毎月同じ料金が請求されるとは限らないことです。
印刷枚数などによって変わるため、変動費は予測しにくく、小規模会社であれば時に予算を圧迫する一因になることも珍しくありません。

月額定額印刷し放題プランは、こういった難点を解消してくれます。
今はまだそれほどシェアは大きくありませんが、将来的に広まるビジネスモデルの一つとなる可能性を秘めています。

ただし、印刷し放題=何枚でもOKというわけではない

ここで注意したいのは、このプランにおける「印刷し放題」とは、なんでもかんでも印刷し放題というわけではありません。
いわゆるバイキングなどのような「食べ放題」とはちょっと異なり、携帯電話会社のような○○ギガまで定額使い放題といったイメージに近くなります。

「定められた金額の範囲内で印刷し放題」なのであり、基本となる印刷枚数はカラー・モノクロともに決まっている場合がほとんどです。
その枚数を越えなければ、料金は変わらず超えてしまった段階で、1枚あたりの超過料金がかかる仕組みになっています。

また、メンテナンスについて言えば、無償でサービスマンが対応してくれるのは「規定枚数の範囲内」になります。
つまり、規定枚数を越えてからのトナー交換・部品代などには対応していないということです。

利用環境がしっかり分かっているユーザーにメリットがある

このような事情を理解しているユーザーであれば、シビアに枚数を判断できるでしょうし、自社の利用環境についてもよく分かっているはずです。
月あたり何枚印刷しているのかや、超過するおそれがないかどうかを見極める目があるならば、試してみる価値は十分あるでしょう。

しかし、予算面で余裕があるのであれば、やはりカウンター保守契約の方が、インク代という面ではメリットが大きいと言えるでしょう。

この記事のまとめ

コピー機をリースする場合、一般的にはインク代の支払いはカウンター料金に含まれています。
しかし、日々新しいプランが生まれることで、必ずしもカウンター料金一辺倒にならない契約形態も少なからず存在しています。

いずれを選ぶにせよ、自分たちがコピー機をどのように、そして、どれくらい使うのかなどをある程度イメージを持っていなければなりません。

もし、コピー機のインク代が気になるのであれば、明確な「数字」を計算して、自社に最適な契約に臨むようにすればより安心できるはずです。

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