コロナ禍の中のコピー機のリースについて。
商談や契約をリモートで行う場合の注意とコツ

新型コロナウイルスが人間の暮らしを脅かす一方で、今までの常識を疑う機会が増えたことにより、契約の仕方・対面対応の必要性などが見直されるようになりました。
コピー機リースの営業・契約に関しても例外ではなく、コロナ禍の影響からリモート契約を検討する事業者・顧客も増えてきています。

実際のところ、リモート営業・リモート契約は事業者・顧客の双方にとって時間の節約になりますし、システム等の導入もそれほどハードルが高いものではありません。
仮に、新型コロナウイルスの影響がおさまったとしても、新しい商慣習として普及することが予想されます。

しかし、リモートという形態は登場してまだ日が浅いため、導入を検討していても二の足を踏んでしまう人は多いと思います。
この記事では、そういった方々の参考情報として、自宅でリモート営業から契約までを完結させる際の注意点・コツなどをご紹介します。

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リモートワークのニーズは社内だけなく営業にも

従来の営業と言えば顧客訪問が主流であり、BtoCの現場では飛び込み営業などが基本だった企業も少なくありませんでした。
しかし、顔を合わせてコミュニケーションを図る従来の営業手法は、企業の側でも顧客・担当者ともに健康を害するリスクがあることから難しいのが現実です。

比較的感染対策を講じやすい社内とは違い、感染リスクが高まる社外でのやり取りこそリモートワークの体制構築が必要になりますから、多少の商習慣の違いは大きな障壁にならないという声も少なくありません。

オンライン商談システムの開発・販売を行うベルフェイス株式会社が行った「オンライン商談に関する実態調査」によると、半数以上の人がオンライン商談を会社の方針として導入・実行していることが明らかになっています。

※参考URL
https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000051.000033891.html

もちろん、リモート営業は顧客にとってもメリットがあり、感染を防ぎつつ効率的に情報・提案をチェックできます。
まずは、リモート営業という形態について、基本的な営業の流れと顧客にとってのメリットをお伝えします。

そもそものリモート営業をおさらい

そもそも、リモート営業とは、取引先に直接足を運ぶことなく、オフィスあるいは自宅などから顧客とやり取りをする営業形態のことです。
古い手法だと電話営業が該当しますが、現代ではパソコン・スマホを介してオンライン商談ツールなどを用いるのが一般的です。

あえてかんたんにまとめると、顧客と直接対面せずに商品を紹介したりニーズを聞いたりして、最終的に契約・ソリューションに至るスタイルの営業が、リモート営業と言えます。

具体的なデータのやり取りはどうなるのか

リモート営業のゴールは、当然ながら顧客に「契約書にサインしてもらう」ことですから、どこかのタイミングで書類が必要になると思う人は多いでしょう。
しかし、現代ではリコージャパンの「クラウドサイン」のように、非対面で契約まで進められるシステムも登場しています。

※参考URL：https://www.cloudsign.jp/

もちろん、特別なツールを用いずとも、必要書類は郵送で・データはメールでやり取りすることができます。
オンラインツールを使う場合は、同じ資料を共有できるような機能を用いて、提案内容を確認しながら話を進められます。

よって、リモート営業だからといって、やり取りが極端に制限されることはなく、むしろある面では楽になる可能性もあります。
新しいやり方が身体に馴染むまで時間がかかるかもしれませんが、顧客側が極端におそれる必要はないものと考えてよいでしょう。

画面を介して説明することのメリット

リース契約は、どちらかというと特殊な契約に分類され、契約期間が5年以上と長い傾向にあります。

そのため、Web上のやり取りだけで契約するのは、どんな顧客にとってもリスキーであることに変わりありませんし、企業側も顧客がどんな人物か分からないまま契約を結びたいとは思わないでしょう。

これはリモート営業においても同様で、相見積もりも含めて担当者と連絡を取る段階では、やはりオンラインであっても画面越しに顔を見ながらのコミュニケーションが望ましいところです。

その際に生まれるコミュニケーションのタイムラグが、対面で話すことに慣れている人にとってはストレスとなることは珍しくなく、その点をデメリットにあげる顧客・担当者も少なからず存在しています。

一方で、画面を介してやり取りするメリットもあります。

タイムラグのない環境で商談を行った場合、担当者にせよ顧客にせよ、それぞれのトークスキルが契約の有利・不利を決める側面は否定できません。
例えば、トークのスピードが速くペースをつかむのが上手い担当者なら、顧客はマシンガントークですぐに説得されてしまうかもしれません。

しかし、Web会議ではタイムラグが円滑なコミュニケーションを阻害するため、逆に落ち着いた環境で、お互いのターンを意識して会話することができます。

担当者側は商品の魅力をしっかり提案しやすくなりますし、顧客は利点や問題点を頭に浮かべながら質問の準備を整えやすくなりますから、結果的にお互いに満足のいく商談を進めやすくなります。

リモート営業から契約に至るまでの注意点

声だけでお互いの意思を伝える電話と違い、画面越しに顔を見ながら話ができる環境を整えられれば、それだけ安心感の高いコミュニケーションが実現できます。
一方で、画面越しとはいえ実際には厳然とした距離がありますから、単純な対話と同じように考えることはできません。

やり取りを極力トラブルなく進めるためには、いくつか気を付けたいポイントがあります。
以下に、リモート営業から契約に至るまでの注意点についてお伝えします。

完全リモートでの契約は少数派と理解する

営業活動そのものは、ツールと人材さえ見つかれば、誰でも行うことができます。
しかし、契約書を交わす段階となると、多くの企業ではまだまだハンコが必要というのが現実です。

先にご紹介した「クラウドサイン」が広く日本中で適用されているわけではないため、顧客の立場としては、自社のスタンスに沿う契約方法を選んで構いません。
仮に、リモート契約を盾にして契約を短縮しようとする業者に出会ったら、多少警戒しておいた方が賢明です。

もちろん、オンライン契約の方がメリットが大きいと判断した場合は、思い切って導入するのも自由です。
どんな契約形態であっても、お互いに納得できる環境作りが大切です。

いつも以上にメモを取る

タイムラグが生まれやすい、オンライン商談中のトークの不自然さは、メリットにもなればデメリットにもなります。
参加者がお互いに離す順序を決めて冷静に話しやすい一面がある一方で、不慣れな環境での会話から話の内容が飛んでしまうおそれもあるからです。

そこで意識したいのが、普段以上の数量のメモを取ることです。
普段なら自分が覚えているであろうこともメモを取っておけば、例えばとっさの通信障害でやり取りが途絶えた後でも、会話をスムーズに続けることができます。

可能であれば、ツールの録画機能を用いて録画したり、ボイスレコーダーで音声を録音したりしておくのが安心です。
リモート契約の場が、普段とは違うことを意識しながら、自分の記憶を補強するような対策を取っておきたいところです。

契約書を郵送でやり取りするなら段取りが重要

リモート契約の場合、無事話がまとまったところで、オンライン契約以外なら郵送で契約書を交わすことになります。
オンライン契約に関しては、契約の進め方を双方で確認して行えば大きな問題には至らないでしょうが、郵送の場合は少々面倒が生じます。

というのも、契約書は書面でのやり取りになるため、中身に想定外の記載事項や誤りがあると、そこでいったん契約がストップしてしまいます。
中身を確認した上で問題がないことが分かり、署名・捺印・割印を行っても、漏れがあれば契約書として機能しません。

失敗は二度手間・三度手間につながるため、その過程で契約がご破算になってしまうリスクがあります。
本来、営業する側が注意深く説明をすることでこの問題は解決しますが、顧客のそばに担当者がいない中での契約はミスを招きやすくなります。

顧客側としても、そういった点に十分注意して、間違いを防ぐために段取りを細かく確認しておきましょう。

各種交渉を成功させるためには

顧客側に情報が集まってくると、お互いに少しでも有利な条件で契約を結ぶべく、交渉がスタートします。
その内容は時に細かいものになるため、対面の方がスムーズになるはずですが、Web・電話を介してのやり取りだと思うようにいかないことも珍しくありません。

リモート営業は、顧客・営業担当者双方が会話のペースをつかむのに苦労するため、ツールの特性を理解した活用方法を知ることが、交渉を有利に進める鍵となります。
以下に、各種交渉を成功させるためのコツをお伝えします。

電話営業は「信頼関係の構築」を意識

オンライン会議が普及した現代においても、電話営業は一定の支持を得ています。
コピー機のリース契約目的で不特定多数に電話をかけるのは非合理に思えますが、一方でその「声」に安心感を抱く人もいます。

もともと、電話でやり取りする文字の数量というのは、10分間でも書き起こせばかなりの量になります。
例えば、アナウンサーがニュースで読む原稿は、1分間で400文字と言われていますから、一般人ならその話し方に応じてもっと数量が増えることでしょう。

電話は、情報を耳だけで聞き取る必要があるツールなので、受け手も真剣に聞こうと努力します。
しかし、大抵の顧客にとっては「迷惑な電話」で片づけられてしまうので、そこをあえて逆手に取って営業担当者の気持ちをつかむ方法も一つの手です。

丁寧な対応の後、見積もり依頼を出せば、営業担当者もしっかり対応しようと気持ちを引き締めてくれるはずです。
顧客としては、営業担当者が「自分の要望に誠心誠意応えようとしてくれているか」をチェックするつもりで話す意識を持ちましょう。

メール・チャットは数字が肝心

主に文字を用いたやり取りを行うなら、できるだけ本音で話をした方が、結論に早く至る可能性が高くなります。
具体的には、交渉・契約に関係する数字を明らかにして、条件を提示もしくは提案することです。

入念に言葉を選び、何度も校正する作文とは違い、メールやチャットは確認にかける時間よりもレスポンスの早さを重視する傾向にあります。

また、内容を素早く・正しく理解してもらえるかどうかは、書き手の文章力・読み手の読解力に左右される部分が大きいため、予算・値段・ランニングコスト・サイズ感などの数字があった方が、お互いの理解が早くなります。

数字の割合を増やす・例えば希望予算や条件を詳しく伝えるだけでも、やり取りの回数は少なくなるでしょう。
文字を用いて交渉する場合は、数字を明確にすることが肝心です。

画面越しの交渉には「思いやり」を忘れずに

オンライン会議ツールを使っていると、直接顔が見える分だけ、対面時と比較した際の面倒さが目立ちます。
タイムラグや非日常感が、自分のコミュニケーション能力を十分に発揮できない状況を生み出してしまうため、お互いの緊張感が表情や声に出てしまうことも十分考えられます。

こういった精神面でのデメリットは、会話に参加する人の意識で改善できる問題です。
一方的に希望を話す・提案を伝えるといった形ではなく、話す順番や内容をあらかじめ頭に入れながら、お互いのペースを尊重しながら話をするのが交渉をまとめるコツです。

おわりに

以上、コピー機のリース営業・契約について、リモートで実施する場合の注意点やコツについてお伝えしてきました。

リモート営業・契約にあたり、どんなツールを用いる場合であっても、共通しているのは「コロナ禍の現状は非日常である」ということです。
もともと、お互いにあまり慣れない環境で、交渉というシビアな行為を行うわけですから、相手のことを考えた真摯な対応が望まれます。

ただ、逆に不安や不満を感じることがあれば、離れやすいのも特徴の一つに数えられます。
お互いに無理をせず交渉に臨むことが、リモート営業・契約を成功させるための大事な条件と言えるでしょう。