月間の印刷枚数や頻度から参考にしてみよう。
業務用コピー機を導入すべき印刷枚数や頻度の目安

機能の数・本体価格・ランニングコストなど、コピー機を選ぶためのポイントはいくつか存在します。
その中でも、業界・業種によってニーズが様々なのが、月間印刷枚数・利用頻度です。

月間印刷枚数や利用頻度は、細かい話をすれば企業やオフィスによっても異なるため、重視するなら具体的な印刷枚数・使用する機能などを絞って機種を探す必要があります。

ただ、印刷枚数が多い業界・業種というのはある程度傾向が分かっているため、これから新規で事業を始めるにあたり、参考情報は集められます。
この記事では、自社に適した性能を持つコピー機を導入するにあたり、月間の印刷枚数や利用頻度の目安について、機能・業界などの違いにスポットを当ててご紹介します。

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オフィス向けコピー機を導入する目安の枚数とは

自社で本格的にコピー機を導入しようとリースを検討する場合、機能面で注目したいポイントがいくつか存在します。
まずは、印刷性能でコピー機を選ぶ際の基準となる機能について、いくつかご紹介します。

最初にスポットを当てたい機能は「印刷速度」

どのメーカーのモデルでも、カラー・モノクロ機のどちらであっても、印刷機能で最初に注目しておきたいのは「印刷速度」です。
製品一覧などで仕様を確認すると、速度は分速で示されており、1分間に何枚を連続で印刷できるかがチェックできます。

現行機種でオフィスユースとなると、概ね分速25～35枚といった速さが一般的です。
また、価格帯が高いからといって、印刷速度が必ずしも速いとは限りません。

同じ予算感で、印刷枚数を基準に機種を選ぶなら、まず印刷速度に注目して考えましょう。

月間印刷枚数と印刷速度の関係について

オフィスでの印刷枚数が多いなら、印刷速度の速い機種を選ぶべきであることはお伝えしました。
ただ、オフィスユース機種の印刷速度が分速25～35枚程度であることを考えると、機種選びはその範囲内で選べば差し支えなさそうです。

大まかな目安として、月間印刷枚数に応じて印刷速度を選ぶ場合、以下のように考えるとよいでしょう。

• 月間印刷枚数が 3,000枚以下：分速20～25枚
• 月間印刷枚数が 5,000枚以下：分速25～35枚
• 月間印刷枚数が10,000枚以下：分速35～45枚

出版業界など、特に印刷の頻度が高い業界であれば、より高性能な機種を選ぶ必要があるかもしれません。
よりニーズに合致した機種を選ぼうと思ったら、まずは月間印刷枚数を把握したいところです。

自社が月間でプリントする枚数を知っておこう

印刷頻度からコピー機を選ぶ場合、月間印刷枚数だけでなく、業界・業種・地域差など、考慮すべきファクターがいくつか存在します。
しかし、実際にどのくらいの枚数を印刷するのかは、自社の事情を見極めるのが一番手っ取り早い方法です。

月間印刷枚数のおおよその平均値を洗い出せれば、自社にとって必要十分なモデルを選びやすくなるでしょう。
以下に、リース契約を結ぶ前の段階で、試して欲しい方法をご紹介します。

家庭用複合機など、安いものを購入して様子を見る

開業したての状況など、そこまで印刷頻度が高くない場合、当座のニーズに応えられるモデルを購入して様子を見てみましょう。
中古でも構いませんし、将来的に自宅でお下がりにすることを想定して、家庭用の比較的高性能な複合機を購入するという方法も考えられます。

中古コピー機を購入する場合の注意点は、保守契約の違いです。
一概にカウンター保守契約だけが採用されるとは限らず、トナーキット方式など複数の方法が選べるため、少しでも自社にとって有利な契約を模索したいところです。

中古コピー機を選ぶ場合、中古品に精通した代理店を探すことが、失敗するリスクを減らすことにつながります。

レンタルを選択するならカウンターで月間印刷枚数をチェック

色々と検討してみて、どうしてもリース契約を結ぶほどにコピー機を稼働させるかどうかイメージできない場合は、レンタルという方法もあります。
レンタルであれば、数ヶ月単位でコピー機を気軽に導入・利用できますから、そこで月間印刷枚数をチェックするとよいでしょう。

仮に、営業日が20日だったとして、月間印刷枚数の平均が800枚程度だったとします。
すると、800枚÷20日＝40枚が1日の印刷枚数となりますから、リース契約時に機種を選ぶ一つの基準ができます。

もちろん、その後月間印刷枚数が増える可能性もありますが、リース契約中に事業が大きく成長したのであれば、当然コピー機にかけられる予算も増えているはずです。
まずは、身の丈に合ったものを選び、その上で必要に応じて新しい機種を導入した方が経済的です。

コピー機に頼らない通信・印刷方法も探ってみる

パソコンやスマートフォン単体では、紙面のコピー・スキャンができませんから、コピー機そのものはオフィスワークを円滑に進める意味で必要です。
しかし、FAXに関して言うと、インターネットを介して情報を共有する場合、必ずしもすべての企業・業種で使う機能とは言い切れません。

メールやチャットで通信・情報の共有が可能なら、印刷ニーズそのものも少ないはずです。
必要最小限の自社で必要になる機能が分かっているなら、あえてオフィスユースにこだわる必要はないでしょう。

業界・業種から考える印刷枚数

続いては、具体的な業界・業種という観点から、印刷枚数について考えてみましょう。

一度リース契約を結んでしまうと、長期にわたり同じ機種を使うことになります。
よって、あらかじめ印刷枚数が多いものと予測できるなら、それを見越して機能を選びたいところです。

その分価格も高くなりますが、中途半端な機能のモデルを選ぶと業務が滞る可能性があるため、機能の取捨選択を誤らないようにしたいものです。
例えば、以下にあげる業界・業種は、顧客層の事情などから印刷物が多い傾向にありますから、新規参入の場合でも印刷能力は高いものを選びましょう。

病院・介護福祉の分野は電子化の導入が難しい部分がある

もっとも印刷物が多い業界の一つに、病院・介護分野があげられます。
これはバックオフィス業務というよりも、カルテや個人情報の管理・伝票・領収書・処方箋・説明資料など、患者さんに関係した書類が多いためです。

月間印刷枚数は3,000枚以上ともいわれ、コストを考えて病院側で電子カルテの導入に進むケースも見られます。
ただ、患者さんのITスキルによって情報提供の形は変わってきますから、患者さんに関係する情報すべてをオンラインで提供するのは難しいものと推察されます。

これは、個人病院クラスの事業規模でも同様ですから、医師として開業することを検討している場合など、やはり印刷能力にはコストを払っておいた方がよいでしょう。

塾はやはり筆記が中心となる

新型コロナ禍の影響もあり、オンラインで授業を行う学校は増えてきています。
塾も同様で、Web上で検索すれば、数多くのオンライン塾が見つかります。

しかし、これから塾を開業する状況を想定した場合、すべての授業・課題をオンラインで完結できるとは限りません。

授業の基本となるテキスト・資料集を作成する際には、まとまった数量のコピー用紙が必要になるでしょうし、生徒全員分を印刷することを想定すると、人数によっては月間2,000～3,000枚を軽く超えてもおかしくありません。

欲を言えば、フィニッシャーなどの機能を充実させ、作業をより効率的に進めたいところです。
そこまで考えると、やはりどれだけ小規模であっても、初期段階から高性能機種を選んだ方が無難でしょう。

コンサル系はクライアント層が幅広い

一口にコンサルティングといっても、その対象となる人物は様々であり、例えば企業全体のコンサルティングに携わる場合、主要な社員と情報を共有しなければなりません。
その際に、パワーポイント・Googleスライドだけで情報がすべて共有できるとは限らず、便宜上レジュメを用意することが想定されます。

クライアントによっては、オンラインでやり取りできる状況が整っておらず、紙ベースで話を進めなければならないケースも考えられるでしょう。
そういった場合は、やはりそれなりの印刷機能・月間1,000～2,000枚程度は想定しておいた方が確実です。

逆に、個人単位のコンサルティングなど関わるクライアントが限定されている場合、機能面さえ充実していれば印刷枚数にこだわらない選択肢も選べます。
ただ、データのやり取りを頻繁に行うなら、相応の機能性が求められるため、結果的に印刷スピードの速いモデルを選ぶことになるかもしれません。

士業は官公庁が相手になる

コンサルティング業と似ている部分が多い士業ですが、月間印刷枚数はコンサル系よりも多くなることが想定されます。
なぜなら、士業は官公庁に書類等を提出する必要がある業種だからです。

もちろん国税庁の「e-Tax」のように、手続のオンライン化が進んでいる分野も少なくありません。
クライアント側に知識があれば、完全オンラインで手続きを完結させることもできるでしょう。

しかし、官公庁とのやり取りでは、電子申請に関する情報が行き届いていない分野も少なくありません。

地方の市役所・役場に行けば、未だに住民票のやり取りなどは窓口もしくは郵送で行う方法が一般的ですし、クライアントが紙媒体にしか対応できないケースもまだまだ多いでしょう。

それ以外にも、書面を必要とする場面は多く見られます。
外勤・内勤体制で分かれている会計事務所なら、クライアント側の希望に応じて資料を用意する場合、必要な情報を随時印刷することになります。

その際、外勤者と内勤者の距離が離れていると、例えば外勤者が事務所にまとまった数量のFAXを送りたい場合、FAXが届くまでの間はずっとコピー機が使えなくなる可能性があります。

こういった諸々のケースを考えた時、やはり士業は独立間もない時期から印刷性能の高い機種を選んだ方が無難と言えるでしょう。
具体的な月間印刷枚数としては、クライアントが増えることを考慮して、2,000～4,000枚程度を想定しておくべきです。

不動産業界も紙媒体のチェックが基本

士業や病院には及びませんが、不動産業界も比較的印刷枚数が多くなりがちです。
一例として仲介業者などは、間取り情報・契約書などのやり取りが頻繁に起こり、その際にFAXを送受信するケースも一般的です。

具体的な枚数は、会社がある地域や事業規模にもよりますが、1オフィスあたり月間1,000～2,000枚程度を想定しておくとよいでしょう。
基本的なオフィスユースモデルでギリギリ間に合うレベルですが、余裕が必要と感じるなら1スペック上のモデルを契約した方が安心できるはずです。

それ以外の業界は一般的なモデルで問題ないか

ここまでご紹介してきた業界は、月間印刷枚数が多い傾向にあるため、可能であれば相応のスペックを用意しておきたいところです。
しかし、それ以外の業界なら一般的なモデルで支障ないかと問われれば、必ずしもそうとは言い切れません。

一部の性能面に特化しているコピー機はさほど多くなく、どちらかというと総合力の高さがグレードの高さにつながっています。
よって、どんな業界でコピー機を利用するにせよ、使用頻度が高いなら一定以上のスペックは確保しておくべきです。

どの業界でもコピー機としての機能はチェックしておきたい

コピー機の基本性能として、コピー・FAX・スキャンは重要な機能の3本柱です。
取引やコミュニケーションがどれだけオンライン化しても、他社とやり取りを円滑に進める上で、これらの3機能はやはり重要です。

例えばFAXは、自社が属する業種では不要であっても、その他の業種では必須となっている場合が往々にして存在します。
お客様・相手があっての商売ですから、やはり連絡手段はできるだけ多い方が無難です。

一般的な業種は地域差に対応できるかどうかがポイント

自社が小売などの一般的な業種に属している場合、相対的に見て印刷物は少ない傾向にありますし、企業側の努力次第でさらに減らすことも可能です。

チラシ・POP印刷の枚数が多ければ、そのためだけのコピー機が必要になるかもしれませんが、特段の事情がないならオフィスのニーズに合わせて自由に選んで差し支えないでしょう。

選び方を決めるにあたって重要なのは、地域差を考慮することです。
営業手段としてチラシが有効なのか、SNSを活用した方が刺さるのか、あるいは新聞広告にするのかなど、諸々の手法の中でより効果が高いものを選ばなければなりません。

紙媒体での広告に注力し、それを自社で印刷することを考えているなら、印刷性能の高いモデルを探すべきでしょう。

カウンター料金・保守サービスのバランスも確認

機能ばかりに目をやっていると、忘れがちなのがコスト感覚です。
お目当ての機種が見つかったとして、カウンター料金・保守サービスのコスパは高いかどうかを見誤ると、長年にわたり出費が予算を圧迫するおそれもあります。

特に、新規事業の出費をできるだけ抑えたい人にとって、毎月のランニングコストが高いのは死活問題となります。
目的に応じて高性能なモデルを探すこと自体は重要ですが、本当にハイスペックな印刷性能が必要かどうかは、導入前の段階で冷静に考えたいところです。

おわりに

月間印刷枚数が特に多い業種の場合は、導入段階からオフィスユース以上の機種を選んだ方が、後々スペック不足に悩む心配は少ないはずです。
逆に、クライアントとの主なやり取りがインターネットを介して行われるなら、そこまで大掛かりな投資を検討する必要はありません。

コピー機を導入する前の段階で、自社の月間印刷枚数・使用頻度を正確に把握するのは、なかなか難しいものです。
導入前の段階では、できるだけレンタル・家庭用複合機などを選んで予算を安く抑えつつ、リース契約に向けて大まかな枚数を確認しておきましょう。