コピー機を買い換える時の後継機種選び。
同じメーカーの後継機にするメリットとデメリットとは

5年・あるいはそれ以上の契約期間となることもあるコピー機のリース契約は、一度契約すると同じ代理店との付き合いが長く続くケースがある一方で、メーカーごと新たな代理店に乗り換える会社も見られます。

つまるところ、どちらを選ぶかはその会社の自由ですが、問題はそのコピー機の性能や使い勝手です。
どのメーカーも、オフィスユースにおける基本的な機能は問題なく備えているはずですが、一部特殊な機能を搭載しているモデルもあります。

あるいは、コピー用紙や周辺機器・オプションなどが特殊なメーカーもあり、それらを一気に変えると現場が混乱するおそれもあります。

そういった事情から、コピー機のメーカーや代理店を変えずに契約を継続することは、無難な選択と言えます。
ただ、別のメーカー・モデルに変更した場合と比較して、デメリットがあることも事実です。

そこでこの記事では、コピー機の契約満了後に新たなコピー機を用意する際、同じメーカーの後継機にする場合のメリット・デメリットについてご紹介します。
違うメーカーにする場合に気を付けたいこともお伝えしますので、自社の判断材料としていただければ幸いです。

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同じメーカーの後継機を選ぶ場合のメリット

同じメーカーのモデルは、基本的な操作性やオプションなどは似通ったものになります。
よって、よほど大きなモデルチェンジを経た場合を除き、使い勝手の面では大きなメリットがあります。

社員が混乱しない

社員がコピー機を使用する場面を想定した時、多くの人は主に事務所・オフィス内でコピー機を稼働させているところをイメージすると思います。
不特定多数が利用するケースもないわけではありませんが、実際にコピー機を利用するのは、オフィス内で働く社員です。

ということは、社員一人ひとりが使いやすいモデルでなければ、業務が滞る可能性があります。
もちろん、メーカーごとの軽微な違いであればすぐに慣れるでしょうが、特殊な設定や仕様の場合は問題が発生します。

例えば、東芝製のコピー機は「特殊用紙印刷」という機能を備えています。
耐水紙・マグネットシート・LEDパネル用フィルムなど、様々な用途に対応できる用紙がラインナップされ、企業によっては一部の用紙を日常的に使用している場合が考えられます。

そのような状況で、急に別のメーカーに切り替える決断をしても、社員としては思うように仕事ができないかもしれません。
他にも細かいことを言えば、タッチパネルの使い方・画面表示の形式・各種設定の引継ぎ・アドレス帳の情報移行など、社員のパフォーマンスに影響する要素は複数存在します。

特にこういった小さな設定変更というのは人数が少なければそこまで大きな影響はありませんが、人数が大きい事業所などの場合、1人にかかる設定変更に10分かかったり覚えるまでの業務ロスがそれなりに発生してしまう場合、その人数分の時間とロスが発生することにもなりかねません。

こういった要素を考慮して新しいモデルを検討した場合、やはり使い慣れたメーカー・モデルを選んだ方が、安心して使用できると考えるのは自然なことです。

事業内容が大きく変わった・実働部隊と内勤部隊が分かれることになったなど、何らかの組織変更があったケースを除いては、同じメーカーの後継機を選んだ方が無難かもしれません。

次回契約時の交渉材料になる

現在の社内の状況が、コピー機のリース契約をスタートさせた時期と大きく変わらないのであればよいのですが、5年という期間は長いものです。
その間に様々な出来事を経験する中で、事業の拡大や縮小・あるいは新規事業の開始など、多くの動きが発生することでしょう。

すると、契約当初は気にならなかったポイントが、次第にネックになってくることがあります。
具体的には、カウンター料金・オプション・サービスマンの対応など、企業によっていくつか再検討したいと考える部分が見つかるかもしれません。

一方で、代理店側の視点で見ると、やはりリピーターの存在は大きいものですから、顧客には次回も自社で契約して欲しいと考えます。
そこで、次回も契約するからもっと良い料金・条件を提案して欲しいと代理店にお願いすれば、前回よりも前向きな提案がもらえるはずです。

選ぶ手間が省ける

契約開始時と契約満了時で、自社の状況が特段大きく変わらない人にとっても、同じメーカーの後継機を選ぶことにはメリットがあります。
身もふたもない言い方ですが、メーカー選びについてあれこれ悩む必要がなく、前回とほぼ勝手が同じ後継機を選ぶだけなので手間がかかりません。

新しい機種を別のメーカーも含めて選ぶ場合、同じ代理店に依頼するにしても事前の情報収集が重要になってきます。
新しい代理店から複数の見積もりをもらったら、その中身をきちんと確認して、金額面だけでなくサービスの面からもバランスの取れた決断をしなければなりません。

このような手間を省いて、すぐに新機種の手続きを進められれば、他の事に時間を有意義に使うことができます。
もし、コピー機のスペックやメーカーにこだわりがない場合は、同じメーカー・最低限のビジネスユース機能を有する機種に絞って選んでも差し支えないでしょう。

同じメーカーの後継機を選ぶ場合のデメリット

同じメーカーの後継機を選ぶ場合のデメリットは、主にメリットと逆の要素が目立ちます。
また、代理店との契約内容を再確認しておかなければ、結果的に損をしてしまうおそれがありますから注意が必要です。

自社にとって欲しいモデルがあるとは限らない

社内の状況が、コピー機の契約当初から大きく変わってしまっている場合、同じメーカーの後継機が自社に必要なモデルとは限りません。
また、同メーカーでよりハイスペックなモデルを探したとしても、その中には欲しいモデルがないかもしれません。

しかし、別のメーカーに目を向けていくと、自社のニーズに合致したモデルが見つかる可能性は十分あります。
他のメーカーを視野に入れた分だけ、単純にチェックできる機種が増えるので、現在の自社が求めているモデルが見つかりやすくなります。

例えば、5年前は小さめの機種で十分問題なく使用できていたものが、現在はより多くの人が使うようになり不便になったというケースは珍しくありません。
そこで、あえてラインナップの中に小さめの機種が多いメーカーを選ぶのは、やはり無理があるように思います。

別のメーカーをチェックした方が安いかもしれない

同じメーカーにこだわって価格を検討する場合、メーカーは同じ価格帯や機能を備えたコピー機を複数ラインナップするということはあまりありません。
どうしても、求めるニーズに沿ってそれぞれのランクを用意するのが一般的です。

そのため価格帯や機能性を1つのメーカーだけで見た場合、ラインナップにはどうしても限界が見えやすくなります。
また、今まで代理店と築き上げてきた関係などによっては、交渉の妨げになるおそれもあります。

ただ、初めて代理店を選ぶ際には、おそらく相見積もりを取って他メーカーの価格帯も含めチェックを入れていたはずです。
相見積もりを取ることは、別に初めてリース契約を結ぶ場合だけに限られたルールというわけではなく、新しい契約時であっても有効です。

他の代理店・メーカーもからめて相見積もりを取れば、現在の相場もある程度分かってきますし、無理に現在の代理店に値引きを迫る必要もなくなります。

似たようなスペックで価格が安く、特殊な事情がないのであれば、安い方を選ぶのが当然の選択です。
現在の代理店との関係にこだわらず、ゼロベースでコピー機を選びたいと考えているのであれば、別のメーカーをチェックした方が安くなるかもしれません。

不満点がそのまま引き継がれるリスクがある

一度コピー機のリース契約を結んでしまうと、原則として5年以上は解約できません。
5年という時間は長いものですから、利用する中で良いことも悪いことも経験し、当然ながら不満を覚えたこともあるでしょう。

機種に対してのものであれ、代理店・メーカーメンテナンスに対してのものであれ、不満をそのままにしておくのは損なことです。
他のメーカー・代理店と契約を結ぶことで、現状の不満点が解決できる可能性があるなら、やはり同じメーカーの後継機にばかり意識を向けるべきではありません。

もちろん、実際に契約内容をチェックして、最終的に同じメーカーの後継機を選ぶことは十分考えられます。
ただ、やはり検討材料として複数のメーカーの見積もりがあった方が、後悔は少ないはずです。

違うメーカーを選ぶ場合に気を付けたいこと

新しいメーカーの同位機種を選ぶ際には、初回の契約時とは異なる注意点が存在します。
同じメーカーの後継機ではなく、違うメーカーに買い替える決断をした場合、以下の点に注意しましょう。

得意分野を見極める

機種そのものの特徴的な機能を探るにせよ、安心感・ブランドイメージを重視するにせよ、すべてのメーカーには長所・短所があるものです。
性能やサービスは申し分なくても価格が高くつくところもあれば、安い分だけ耐久性に難があると評されるところもあります。

ただ、あらかじめ得意分野・苦手分野が分かっていれば、買い替えの時期・サブ機の準備なども検討しつつメーカーを決められます。
同じ価格帯でも性能が異なるケースは少なくありませんから、メーカーの得意分野は事前に押さえておきましょう。

自社の現状にマッチしたモデル・サービスを理解する

コピー機を選ぶ場合、どうしても自社が求める機能を重視してしまいがちですが、大切なことは「そのメーカーが自社の現状にマッチしたモデル・サービスを用意しているかどうか」です。

口コミなどで総合的な評価は良くても、特に画質の良い機種が欲しいと考えている人にとっては、不満が残る結果となるかもしれません。

また、メーカーの長所・短所にはサービスの範囲も含まれ、特定の地域でサービスを十分に展開できないメーカーも少なくありません。
自社が地方・離島・僻地にあることを自覚している場合、それを踏まえてサービスが提供できるメーカーを選びましょう。

同メーカーのモデルを違う代理店で入替することはNG

メーカーによって違う場合もありますが、コピー機のリース業界では暗黙のルールがあり、同メーカーのモデルを違う代理店で入替するのはNGとなっています。
例えば、現在契約している代理店のメーカーが富士ゼロックスだったら、別の代理店で富士ゼロックスのコピー機をリース契約することはできません。

それを知らずに他の代理店にお願いしても、将来的にトラブルに発展するおそれがあります。
同じメーカーでいくなら現在の代理店に、違うメーカーを検討するなら新しい代理店に相談しましょう。

おわりに

以上、コピー機を買い替える際に、同じメーカーの後継機を選ぶ場合のメリット・デメリットについてお伝えしてきました。
社員の使い勝手の良さを考えつつ、機種検討の手間を省くなら、同じメーカーに決めた方が手っ取り早いことは間違いありません。

しかし、明らかにスペックが自社の現状に合っていない機種を5年契約するくらいなら、別のメーカーに目を向けた方がメリットは大きいでしょう。

長い契約期間だからこそ、契約前に入念な検討・確認が必要なのは当然です。
今までの付き合いから同じ代理店・同じメーカーを選ぶのも一つの方法ですが、やはり自社にとってもっとも良い選択肢を模索することが、正しい企業努力の在り方なのではないでしょうか。

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