コピー機の導入に使える助成金や補助金制度。
リース契約でも対象になる?その条件や注意点について

新型コロナウイルスの影響もあり、多くの企業・経営者が、国や地方公共団体からの助成金・補助金制度に強い興味を示すようになりました。

コピー機の導入についても例外ではなく、リースを検討した場合は数年間同額のランニングコストを支払わなければならないため、経営状況によっては助成金なしでの決断は難しいかもしれません。

大きな機械を導入する際など、各種助成金等はコロナ禍以前から広く申請されてきました。
受給条件やタイミングを理解した上で申請できれば、これほど心強いものはありません。

この記事では、コピー機のリース時に利用できる助成金・補助金制度について、主なものをご紹介します。
また、混同しやすい助成金・補助金などの制度の概要についても解説します。

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助成金・補助金制度について

助成金や補助金の制度は、一見すると似たようなものに見えますし、何となく申請や支給が面倒なイメージがあるかもしれません。
しかし、基本的には条件を満たしていれば給付される制度ですから、正しく理解して上手に活用したいところです。

助成金の概要と支給の流れ

助成金制度とは、主に厚生労働省・経済産業省の管轄で、雇用増加・人材育成・研究開発のために実施されているものです。
返済の必要はなく、基本的には通年での申請が可能となっています。

金額や倍率の違いなどはあるものの、種類は多岐にわたるため、どんな条件を満たせば申請できるのか情報収集が肝心です。
なお、受給後にお金を返済する必要はありません。

具体的な支給の流れとしては、実施計画を申請した後、計画を実施し、そこで要件を満たして支給申請を行い、最終的に給付される流れとなります。
申請してすぐにお金がもらえるのではなく、給付に至るまでに計画を実施することが求められます。

補助金の概要と支給の流れ

補助金とは、国や自治体の政策目標に合わせて様々な分野で支給されるお金のことで、事業者の取り組みをサポートするためのものです。
よって、補助金制度は、新規事業・創業促進・その他国策促進の手段の一つとして用意されているものと考えてよいでしょう。

補助金は、それぞれに目的・主旨があることから、自分の事業とマッチするものを見つけることが重要になってきます。
というのも、補助金を申請したからといって、必ずしもすべての経費が当てはまる(受け取れる)とは限らないからです。

よって、補助対象となる経費・補助の割合・上限額などを確認しておき、当面は自社でお金を工面する必要があります。
ただし、こちらも融資と異なりお金を返済する必要はありません。

年数回の公募制となっていて、給付の流れとしては、申請書類提出の後に審査が行われ、問題がなければ採択となります。
その後事業を実施して、要件に合致していれば補助金が支払われる形です。

助成金・補助金それぞれの給付を受けるメリット

要件を満たせば一定額の給付を受けられる助成金と補助金ですが、それぞれでメリットに違いはあるのでしょうか。
以下に、助成金をもらう場合・補助金をもらう場合の2パターンに分けてお伝えします。

助成金の場合

助成金を受け取る際に求められる条件は、補助金に比べて少ない場合が多く、給付までの難易度は低い傾向にあります。
例えば、業種・社員数といった基本的な条件さえ合致していれば、確実に支給されるといった具合です。

一方で、助成金に関する発表が終わってからすぐに受け付けが終了してしまうケースもあり、確実に受け取るためには早めに申請することが大切です。

補助金の場合

補助金は、助成金に比べてたくさんの種類があるため、その分だけ適用範囲も広くなります。
助成金と比較して大規模であり、金額も大きくなります。

また、補助金を受給する過程で、諸々の書類を準備する必要性が出てきます。
具体的には、就業規則・出勤簿・労使協定書など、社内体制の増強に関わるものが複数あることから、準備に手間がかかることを覚悟しておかなければなりません。

コピー機導入のために選ぶべき助成金・補助金について

すべてのビジネスモデルでコピー機が必要になるとは限らないため、コピー機・複合機を対象とした助成金・補助金はありません。
大事なのは「コピー機・複合機が対象に含まれる」助成金・補助金を探すことであり、その点を混同しないよう注意が必要です。

業務改善助成金

https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/koyou_roudou/roudoukijun/zigyonushi/shienjigyou/03.html

中小企業・小規模事業者の生産性向上を支援し、事業所内でもっとも低い賃金の引上げを図るための制度になります。
設備投資だけでなく、最低賃金を一定額以上引き上げた場合に、設備投資にかかった費用の一部が助成される形です。

賃金引き上げ額と引き上げ対象の労働者数に応じて、助成の上限額が変わってくるのが特徴です。
ただ、設備投資は生産性向上のために行うものですから、コピー機・複合機の導入が認められる可能性は十分あります。

支給要件

業務改善助成金の支給要件は、以下の通りとなっています。

  1. 賃金引き上げ計画を策定すること
    ※【事業場内最低賃金を一定額以上引き上げる(就業規則等に規定)】
  2. 引き上げ後の賃金額を支払うこと
  3. 生産性向上に資する機器・設備などを導入することにより業務改善を行い、その費用を支払うこと
    ※(単なる経費削減のための経費・職場環境を改善するための経費・通常の事業活動に伴う経費などは除く)
  4. 解雇、賃金引下げ等の不交付事由がないこと など

これらの内容を大まかにまとめると、賃金引き上げと設備導入による生産性の向上が求められる助成金と言えそうです。

設備・機器の導入例

具体的に「生産性向上に資する設備・機器」と認められた例は、業種によって異なりますが、管理システム・ホームページなど事務系の設備・機器も認められています。
代表的な導入例としては、以下の通りとなっています。

  • POSレジシステム導入による在庫管理の短縮
  • リフト付き特殊車両の導入による送迎時間の短縮
  • 顧客・在庫・帳票管理システムの導入による業務の効率化
  • 専門家による業務フロー見直しによる顧客回転率の向上 など

これらの例を見る限り、時間短縮・業務効率化に直接つながっている設備・機器が認められていることが見て取れます。
そのため、コピー機が具体的にどう生産性向上に貢献するのかを説明することが、支給要件を満たす上で重要になると言えそうです。

IT導入補助金

https://www.it-hojo.jp/

中小企業・小規模事業者が未来に直面する諸々の制度変更に対応すべく、自社の課題・ニーズに合ったITツールを導入する際に活用できる補助金です。
また、アフターコロナの状況に対応するためビジネスモデルを転換する場合など、労働生産性の向上と感染リスク低減に取り組むための試みも支援されます。

そのような性質を持つ補助金のため、受け取るためには必ず1つ以上のソフトウェアを選択しなければなりません。
コピー機とからめて考えるなら、例えばクラウドサービスなど、テレワーク向けの機能を数多く備えるコピー機の導入が条件となるでしょう。

支給要件

補助金ということもあり、IT導入補助金を受け取るためには、数多くの条件を満たしていなければなりません。
具体的には「IT導入支援事業者応募要領」に書かれている、登録要件をすべて満たす必要があります。

要件がとても細かいので、導入時にメーカーの力を借りるケースも珍しくなく、リコーグループなど問い合わせ窓口を用意しているところもあります。

https://www.ricoh.co.jp/solutions/it-hojo/

ただ、補助金を受けられればツール購入にあたっての1/2~2/3が補助されるため、試してみる価値はあるでしょう。

設備・機器の導入例

IT導入補助金の対象となった設備・機器の導入例を見る限り、コピー機単体で補助金の給付につながったケースは見受けられません。
本体だけでなく、何らかのシステムやサービスを導入していることが、給付するかどうかの判断につながっているものと考えてよいでしょう。

公式サイトで具体的な導入事例として紹介されているものには、RPA・販売管理システム・給与計算システム・クラウド系ツールがあげられます。
オフィスユースであれば、文書管理システムやその導入設定なども補助金の対象となりますから、本体の導入以外の面でコピー機を有効活用する方法をイメージしておきましょう。

働き方改革推進支援助成金

https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/0000120692.html

生産性を向上させ、労働時間短縮・年次有給休暇の取得促進に向けた環境整備に取り組む事業主を支援する助成金です。
成果目標の達成に応じて、取り組みの実施に要した経費の一部が支給されます。

設定すべき成果目標は、主に以下の3つが対象となります。

  1. すべての対象事業場において、令和3年度又は令和4年度内において有効な36協定について、時間外・休日労働時間数を縮減し、月60時間以下、又は月60時間を超え月80時間以下に上限を設定し、所轄労働基準監督署長に届け出を行うこと
  2. すべての対象事業場において、特別休暇の規定をいずれか1つ以上を新たに導入すること
    ※(特別休暇:病気休暇、教育訓練休暇、ボランティア休暇、新型コロナウイルス感染症対応のための休暇、不妊治療のための休暇)
  3. すべての対象事業場において、時間単位の年次有給休暇の規定を新たに導入すること

このほか、対象事業場で指定する「労働者の時間当たりの賃金額の引上げを3%以上行う」ことを成果目標に加えることができます。

支給要件

支給要件についてですが、対象となる事業主・対象となる取り組みが細かく定められています。
まず、事業主は以下のいずれにも該当していなければなりません。

  1. 労働者災害補償保険の適用事業主であること
  2. 交付申請時点で、「成果目標」1~3の設定に向けた条件を満たしていること
  3. すべての対象事業場において、交付申請時点で、年5日の年次有給休暇の取得に向けて就業規則等を整備していること

その上で、以下の取り組みの中のいずれか1つ以上を実施しなければなりません。

  1. 労務管理担当者に対する研修
  2. 労働者に対する研修、周知・啓発
  3. 外部専門家(社会保険労務士、中小企業診断士など) によるコンサルティング
  4. 就業規則・労使協定等の作成・変更
  5. 人材確保に向けた取組
  6. 労務管理用ソフトウェアの導入・更新
  7. 労務管理用機器の導入・更新
  8. デジタル式運行記録計(デジタコ)の導入・更新
  9. 労働能率の増進に資する設備・機器等の導入・更新
    ※(小売業のPOS装置、自動車修理業の自動車リフト、運送業の洗車機など)

この中で、コピー機導入が当てはまりそうなのは、⑨番が妥当なところでしょう。
他には、コンサルティングの結果、高性能なコピー機が必要であると判断されたケースが当てはまるかもしれません。

設備・機器の導入例

実際に設備・機器を導入する場合、それが業務効率化などの目的にかなっていると判断されれば、比較的融通はきくようです。

助成金を利用して貨物ワゴンを追加購入できた例もありますから、例えばオフィスに新しい機能を持つコピー機・複合機がないために、残業や休日出勤が生まれているなどの理由があるなら、機器の導入によって改善を果たすという方向性で申請を進められるはずです。

コピー機導入に助成金・補助金を用いる際の注意点

基本的に借金とはならない助成金・補助金制度ですが、それだけに支給要件は決してかんたんではありません。

そもそも、コピー機導入前の時点でお金が給付される制度ではなく、多くの場合は申請して数ヶ月が経過してから支給されるものなので、前もって資金調達をしておかなければなりません。

また、助成金と補助金では受け取る際の手続き・難易度が異なってきます。
特に補助金は、その種類によって「申請しても受給できない」ケースが往々にして存在するため、専門家に申請書類の作成を指導してもらうこともあるほどです。

そのため、助成金や補助金を当てにしてコピー機を導入するのは現実的ではありませんから、資金繰り計画は綿密に立てておかなければなりません。

そのほか、各種助成金・補助金の申請期間についても注目しておかなければなりません。
期間を過ぎてしまうともらえないため、事前に予定を立てておくことが肝心です。

おわりに

助成金・補助金を正しく使えば、コピー機をはじめとする「業務を効率化できる機器」が手に入れやすくなります。
購入・リースにあたっての金額負担を軽減してくれるのは、事業者にとっては大きなメリットです。

ただし、すぐに給付されるわけではないため、年単位で資金繰りをイメージした上で給付を受けることが大切です。
事前に綿密なスケジュールを立てて、上手に助成金・補助金を活用しましょう。

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