地方や離島でコピー機のリースやレンタルは可能？
保守やメンテナンス、故障の修理対応などはどうなる？

何事においても、東京や大阪などを中心とした大都市圏であれば何かを選ぶ際に困る事はまずありません。
多くの業者や店から選べるという選択肢を持つ事ができます。

しかしながら、地方、さらには離島などになってくると、何かをしようとしても、そもそもの選択肢が限りなく少ないというケースはよくあります。

地方・離島で事業をしている方からすれば、コピー機や複合機を使いたいと思ったとしても、そもそもリース契約ができるのか、レンタルはできるのかどうかという問題に加え、故障時などのメンテナンスは大丈夫なのかなど、心配に感じる方も多いと思います。

今回は、そんな地方や離島におけるコピー機や複合機の契約に関して、どういった制限があって、今の現状ではどうなっているかについて見ておきましょう。

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地方で複合機をレンタルする場合の注意点

都心部や大都会から離れた地方で、コピー機や複合機をリース契約やレンタル契約する場合には、どのようなことに注意する必要があるのでしょうか。
以下に詳細をご紹介します。

そもそも一口に「地方」と言っても様々

まず、ここで取り上げる「地方」の定義をはっきりさせておいた方がよいでしょう。
というのも、一概に首都圏から離れた地域を地方と定義しても、それなりの人口を擁する街としての性質を持ち、交通機関も整っていれば、地方とはいえ都市機能は働いているものと考えられるからです。

会話ではよくある事ですが、人によって「地方」という意味は大きく異なる場合があります。
東京以外を地方と思っている方もいますし、大都市圏から離れたところを地方と考える人もいます。

『各都道府県の県庁所在地・政令指定都市・中核市・特別区』を除いた市町村を、地方と定義して考えると、非常に多くの範囲が対象となります。
特に北海道などは、政令指定都市1市・中核市2市となっており、そのほかの地域は一括して「地方」扱いされてしまいます。

札幌・函館・旭川といったよく名前を知る都市以外にも、小樽・岩見沢・北見・帯広・釧路といった、学校もあれば人口もそれなりに多い都市は存在しており、コピー機のリース・レンタルのニーズもあります。

どのくらいの規模なら大丈夫かを考えるよりも、実際に会社が立地している地域を業者に伝えて、判断してもらったほうが賢明です。

自社配送できる範囲か、そうでないかが1つの区切り

複合機をレンタルする場合、自社配送できる範囲か・そうでないかが、多くの業者にとって問題になってきます。
自社配送というのは、文字通り業者のスタッフが複合機を配送してくれるもので、関東限定・関西限定といった縛りがあります。

しかしその分、顧客が支払う料金は安くなるため、多少おトクになります。
自社配送の距離は、そのままスタッフを派遣できる距離にも関係してきますから、メンテナンスが入りやすいかどうかの一つの基準としても考えられます。
※メンテナンス会社が別、もしくはユーザーが別途メーカーに依頼をかける場合は、この限りではありません。

これが運送会社を経由することになると、設置は自分たちで行わなければならないケースも出てきます。
専門の業者を別途手配しなければ、複合機自体は届いたのに使えないという場面に遭遇することも、十分考えられます。

不安なら「全国対応可能」としている業者を

もし、都心から遠い地域にオフィスがある場合、自社に業者が来てくれるかどうか、不安に感じる方も多いと思います。
そのような場合、地域を限定して金額を安くしている業者よりも、まずは全国対応可能をうたっている業者にアプローチをかけてみましょう。

電話・メールなどでやり取りをする中で、地域によっては「別途お見積り」と提案されることはあるかもしれませんが、ほとんどの場合は快く対応してくれます。
最初から悪く思い込まずに見積もりをとった方が、思ったよりも安く済むこともありますから、まずは気軽に業者とコンタクトをとった方がよいでしょう。

離島で複合機をレンタルする場合の注意点

地方の場合、本州などはほぼ陸続きであることから、山間部など一部の条件を除いて全国的にレンタルは可能です。
しかし離島となると、間に海をはさむことから、レンタルにそれなりの制限がつくことも珍しくありません。

検索結果で見る「沖縄・離島を除く」の表記

レンタル業者のサイトを見ると、対応エリアの案内表などに「沖縄・離島を除く」といった内容が書かれていることがあります。
非常に分かりやすい表現で、沖縄や離島にまで機器あるいは人員を派遣できないという意味合いになります。

これは理由としては、関東をメインに営業活動をしている業者であれば、やはり費用面で折り合いがつかないというところが大きいです。
東京⇔沖縄間の距離は、直線距離でおよそ1,560kmと言われており、空輸する場合はコストもかかるため、やはり全国ネットワークのある業者でなければ対応は難しいところがあります。

物理的な条件を勘案すると、自ずと対応できる業者の数が狭まってくるという現実があるのです。

全国ネットワークの業者であっても確認は必要

全国対応というのぼりを掲げている業者であっても、実際に見積もりをもらうまで、安心すべきではありません。
対応は可能であっても、価格表に価格が載っておらず、別途お見積りという扱いとなっていることも珍しくないからです。

ただ、このような扱いになっているのは、一概に業者が悪いわけではありませんから、この点は誤解しないようにしてください。
そもそも、運送会社であっても、離島の料金を一律にするかどうか方針が分かれており、どの運送会社を使うかによって金額面での違いが生じてしまうのです。

東京から沖縄や北海道、もしくは離島までコピー機を運ぶとなると、料金も6ケタを超えてしまう場合があります。

このことから、離島であれば、より多くの金額がかかってしまうことが想定されます。
全国OKとされている業者であっても、レンタルが可能かどうか、可能だったとして予算におさまるかどうか、まずは一度しっかり確認しましょう。

全国対応＝全国同じ料金対応というわけではありません。
やはり、業者も営利企業であり利益を取らなければ事業としてやる意味がなくなりますから、都心から離れればその分だけ費用がかかってしまう可能性があるという事は認識しておいた方が良いと言えます。

「陸の孤島」にも注意が必要

意外に安心しがちなのが、山間部などあまり人が入らない地域です。
運送会社によっては別料金を取ることもあるため、道路やバスなどの公共交通機関があるからといって、油断してはいけません。

東京都であっても、千代田区や港区などのような、いわゆる23区ばかりが目立ちますが、西へ行けば高山に集落があるような地域も珍しくありません。

また、小笠原諸島などの離島も、都道府県で言えば東京都になります。
東京都だからうちは大丈夫。安心。と構えていると、想定外の内容の見積もりを目にする可能性も十分あります。

どんな場合でも、基本は「自分の地域で複合機のリースやレンタルは可能か」どうかを、きちんと業者に確認することが大切です。

修理対応やメンテナンスの状況はどうか

複合機をリースもしくはレンタルできる見通しがたったところで、重要になってくるのはメンテナンスの状況です。
多くの業者では、リースでもレンタルの場合でも、別途、保守メンテナンスも一緒に契約となりますが、離島・一部地方となると別対応になる場合があります。

離島・地方では、正規メーカーのメンテナンス対応の業者を選んだ方がよい

複合機のメンテナンスについては、関東・関西などの地域に限定した業者の場合、自社スタッフが対応するケースもあるようです。
しかし、離島や地方でのメンテナンスは、正規メーカーのメンテナンス対応をあっせんしている業者かどうか、事前に確認しておきましょう。

正規メーカーは全国にメンテナンス拠点が存在していることから、サービスマンの対応もその分早くなります。
ほとんどの都道府県・地域において、正規メーカーが当日対応を可能にしているのは、そのようなきめ細やかなネットワークが構築されているためです。

さすがに離島の場合、部品が在庫切れになっていたり、天候の問題からスタッフが到着できなかったりする場合もありますから、即日対応できないケースもあります。
それでも、まったく対応できないといった状況にはならないため、離島で暮らす人にとっては非常に心強い体制と言えるでしょう。

広い範囲で対応できる業者が増えてきた

メンテナンスにおいても、まだまだ「離島を除く」という表記の残る業者は多いです。
しかしながら、複数の業者では「離島相談可」といったポジティブな表記は見られるようになりました。

守備範囲の広い業者であれば、各都道府県に特化したモデルを紹介したり、地域ごとの担当者を紹介したりと、機器・人員の豊富さをアピールしています。
業者の対応力は、日増しに向上していると言ってよいでしょう。

中には、施工実績エリアなどをきめ細かく紹介している業者もありますから、電話することなく自分が住んでいる地域を事前に調べることも可能です。
同時に、ビジネスホンなどの対応も行ってくれるところもありますから、一緒に相談すると手間が省けるかもしれません。

保守がきかない環境で複合機をレンタルするメリットはあるか

比較的良い傾向が見られるメンテナンス対応ですが、万一保守メンテナンスが受けられない場合、複合機をリース契約したりレンタルするメリットはあるのでしょうか。
結論から言えば、複合機の性能や年式によって変わります。

複合機だけをレンタルとし、保守契約を別途結ぶ契約形態は、言い換えればレンタル業者側が一部「さじを投げた」状態でもあります。
業務規模を考えると、小さな業者の場合はどうしてもできることが限られてしまうため、そのような形態になってしまうことを責められない側面は確かにあります。

しかし、レンタルのラインナップは、基本的に中古品です。
また、必ずしも年式が新しいものばかりとは限りません。
そのような中で、何も問題が起こらないことを祈りながら複合機をレンタルするのは、輸送費の問題を考えるとリスキーと言えるかもしれません。

複合機は精密機器であり、輸送する際には特別な配慮・梱包が必要になります。
よって、専門業者に依頼して運搬する形になりますから、その分費用もかかります。

離島や一部地域を除いては、送料・配置を無料で行っている業者もあることから、この点は不平等に感じられるかもしれませんし、借り手の予算を圧迫します。
何らかの不具合が生じてやっぱり返却するとなった場合、返却費用をどちらが持つことになるのかは、見積もりの段階で確認しておいた方がよいでしょう。

一方、リース契約では新品の複合機になります。
新品だからレンタルなどと違って安心と思うかもしれませんが、最初は新品でも1年、2年と使って行けば何かしらの故障やメンテナンスが必要になる場合が出てくる可能性は十分にあります。

その時に保守やメンテナンス契約がないとなると、レンタルと同様リスクは伴うという事は頭に入れておいた方が良いと言えます。

やはり保守が聞かない環境でのレンタルやリース契約は非常にリスクも伴うため、可能なら保守契約もしっかり結べる業者を探すのが最善と言えるでしょう。

この記事のまとめ

地方や離島における複合機は、一般的な地域に比べるといくつかのハンディキャップがあることは否めません。
それは、複合機そのものを送る送料だったり、保守メンテナンスの範囲だったりと、多くが価格に上乗せされてしまいます。

ただし、業者の守備範囲は広がりを見せており、地方・離島での施工実績をうたっているところも増えてきました。
地方だから・離島だからという理由で、複合機をあきらめていたという方がいれば、再検討の余地はあるかもしれません。

また、コピー機単体だけならNGでも、ビジネスホンや他のビジネス機器と一緒にという場合ならOKという業者もあったりしますから、諦めずまずは探して相談してみるようにしましょう。