コピー機のリース契約の機種について
最新機種や型落ちや旧モデルなどどれを選べるのか

コピー機をリースする際、気になることの一つに、機種が選べるかどうかという問題があります。
できることなら、最新機種をリースしたいと考える方が多いですし、一方で、費用を抑えたい場合最新の1つ型落ちを選びたいというニーズもあるかもしれません。

今回は、コピー機をリースする際の機種についてまとめています。
コピー機や複合機をリース契約する際に、選択できる機種の違いや、選択時の注意点についてご紹介します。

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リースで選択できる機種の違いについて

コピー機・複合機のリースを考える際には、各種メーカー・ラインナップなどの中から、会社のニーズに合ったものを選ぶ必要があります。
その物差しの一つに、機種自体の新しさがあります。

実際のところ、リースで選択できる機種には、何らかの制限があるのでしょうか。

基本は最新機種のみ選ぶことができる

コピー機・複合機のリースは、基本的に新品のみを扱っています。
また、コピー機は一度リースした場合、切り替えなどを除いては満了までリースする形を取ります。

これは、コピー機自体の法定耐用年数が5年であることが一因です。

コピー機や複合機は、毎日社内にいる不特定多数の社員が業務で印刷を行うことから、ダメージの蓄積が早くオフィスワークで酷使されがちになります。

日常的に使用しているだけでも劣化が早くなり、部品交換や修理・トナー交換と、周辺機器のやり取りも多くなります。
そのため、仮に中古品がリースできたとしても持ちが悪くなる傾向が強く、メンテの事を考えれば結果的に新品を選ぶ方向性に落ち着くものと思われます。

そして、どうせ新品を選ぶのであれば、最新機種を選んで長く使いたいと考えるのが人情です。
このような事情から、コピー機のリースで最新機種を選ぶことは、スタンダードとなっています。

旧モデルや型落ちはどちらかというと在庫薄

コピー機・複合機のリースは最先端の機器がスタンダードといっても、やはり少しでも安い機器を購入したいと考え、多少古いモデルを選ぼうと考える方も多いと思います。

結論から言えば旧モデルを選ぶことも可能ですが、どちらかというと品薄の傾向にあります。
現場では、新モデルが登場すれば、旧モデルはリースというよりも販売自体をしなくなる傾向があり、リース契約においては最新機種のラインナップの中から選ぶ形が主流です。

本体価格だけで比べれば最新機種よりも安くなりますが、リースの場合は保守料金も考える必要があるため、一概に本体の安さだけで考えるわけにはいきません。
最終的には、契約の段階でどのくらいのランニングコストになるのかを想定して、機種を選ぶ必要があります。

現行モデル・1年落ち・3年落ちとなっていくにつれ機能は低下していくため、やはり可能であれば新品でのリースを想定しておく必要があるでしょう。

中古はそもそもリースが不可能

ここまでの内容をお読みいただいた方は、それならば中古で……と考えるかもしれません。
しかし、ここでおさえておきたいのは、そもそも「中古品はリースができない」という事実です。

中古品を利用する場合は、機器をリースではなく購入後にカウンター保守契約を別途結ぶ必要があるのです。

中古品がメリットになるのは、良い品、すなわち自分たちの求める機能や使う機能がマッチする商品が見つかって、なおかつ予算内で手に入る場合です。

ただ、よりどりみどりの新品と違い、中古品は出たとこ勝負という側面があります。
あの機種の中古が…と選ぶ事はできず、今ある在庫の中から選ばざるをえないため、選択の自由はその分限られます。

それなりにまとまったお金を用意できて、何らかの理由でリース契約ができない場合に検討する方法と言えるでしょう。

コピー機・複合機は新品をリースしている点を考慮して機種を選ぶ

先ほどご紹介したように、コピー機・複合機をリースする場合、品物は新品になります。
よって、新品であることを前提に数あるラインナップの中から選ぶ必要があります。

リースを考えるならより新しいものがおトク

コピー機や複合機のリース契約を考えているのであれば、より新しいモデルの方が長持ちします。
製造されてからそれほど時間が経っていないのはもちろんのこと、機能性も充実しています。

現行モデルクラスであれば最新型に比べて多少安くなることもありますが、ランニングコストまで考えてみると、それほど大きな差にならない場合もあります。
契約期間が長く、途中解約できないことを考えると、できる限り故障しにくく、長持ちするものを選びたいところです。

価格帯を安く抑えたいなら機種ではなく機能を厳選する

月額リース料だけで比べると安さに流れがちな機種選びですが、本質的な面から安さを考えると、選ぶべきは「機種」ではなく「機能性」とも言えます。

最新機能でどれだけ優れた機種でも、使う機能や求める機能が合っていなければ無駄遣いにしかなりません。
例えば、カウンター料金を計算する際の基準の一つに印刷速度がありますが、オフィスの規模によって必要な速さや求める速さは変わります。

  • 1分に15枚の印刷で十分か
  • 1分間に30~40枚の機能は最低限必要か
  • モノクロ主体か、カラー主体か
  • A3サイズの印刷は必要か
  • コンパクトサイズ感がいいのか
  • 一般的なオフィス仕様のものが欲しいのか。

ざっと簡単に比べるだけでも、これだけの違いがあります。
そして、それぞれの規模において、メーカーの得意・不得意も分かれてきます。

このような違いを一通り比べて探すのは非効率ですから、自社の条件をあらかじめ決めてから選別するのが得策と言えるでしょう。

リース後の解約は原則できないので、将来性を考えた選択肢を

リースは原則として、中途解約できない契約形態になります。
よって、自社で長く使うことを想定して機種を選ぶ必要があります。

そのため、同じものを長く使うということは、環境に大きな改変がないことが望ましいと言えます。
よって、新規事業を立ち上げてしばらくオフィスは移動しない場合や、引っ越しの予定がない会社であれば、リース契約を結ぶメリットは大いにあります。

逆に、営業所が多数ある場合や事務所の移動が頻繁にある業種であれば、レンタルなどの契約形態を選ぶと負担が少ないかもしれません。
コピー機の契約は、リースが主流ではありますが、リースが契約形態の全てではありませんから、この点は注意しておきましょう。

リースで使う機種をどう選ぶか

実際にリース契約することを決めた際に、具体的に機種をどう選ぶのかは悩みの種でもあります。
価格帯を抑えるために機能を厳選するのは重要ですが、あまりにも決め込み過ぎるとかえって応用が利かなくなるリスクがあります。

ここからは、代表的な比較基準に沿って、選考のポイントを紐解いていきたいと思います。

印刷物はモノクロ中心か、カラーもあるのか

まず最初に考えたいのは印刷物の質です。
社内用で事足りるのか、官公庁や他社様への提出資料等を頻繁に作成するのか、あるいは顧客向けのパンフレットを印刷するのか。

それぞれの目的に応じて、比べるべき点が絞れてきます。

官公庁へのやり取りが主流になるのであれば、場合によってはモノクロ印刷だけで事足りることもあります。
逆に、セミナーなどに使う資料であれば、分かりやすいイラスト・デザインの入った印刷物が複数必要になることも考えられます。

このあたりは業種によって幅広いニーズがあるので一口には言えませんが、逆にイメージが湧かないようであれば、無難なモデルを選ぶという方法もあるでしょう。

たくさん印刷するのか、それほど多くないのか

コピー機の機能面で、よく比較の対象になるのが「1分間で何枚印刷できるのか」です。
要するに、短い時間にたくさん印刷できるのかどうかです。

出版社や大手企業などでは、たくさんの枚数を自前で刷るために「印刷機」を購入している場合もありますが、こちらはやや特殊な例になりますから割愛します。

たくさんの枚数を印刷する機会が少ない業種であれば、印刷機能を削って他の機能を増やすという選択肢もありますし、毎日何らかの形で印刷物を印刷しているのであれば、やはりそれなりの印刷スペックは必要になるでしょう。

特に、FAXを多用する業種、例えば不動産仲介業であれば、最低でも1分間に30~35枚の印刷ができなければ厳しいでしょう。
お客様にお出しする資料の準備はもちろん、管理会社やオーナー向けの資料を印刷・FAXする機会が多いためです。

現代ではPC上からFAXを送信できる機能がありますから、必ずしも紙ベースで資料を印刷する必要はありません。
しかし、紙媒体からのFAXが多い業種であれば、やはり相手方から資料を受け取ることも考え、一定の印刷スペックを用意しておいた方が無難です。

また営業やコンサルなど相手あってこそのビジネスの場合、資料なども頻繁に印刷する場合もあります。
その場合、印刷速度が遅ければ遅いほど、印刷の度に待つ時間が増えるという事でもあります。

何人も社員がいて同時に印刷待ちが増えてくるとなると、それだけで見えない無駄なコストが払われる事にもなります。
自社がどれくらいのペースで印刷する事になるのか、しっかりシミュレーションしておく事も大切です。

印刷頻度が高いという事は、新品を購入して使用するよりもリース契約を結んで保守を任せた方が、修理・メンテナンスに対する時間的制約が少なく、一度にまとまった金額を準備する必要もありませんから、そのままリース契約を結ぶメリットにつながります。

コピー主体か、汎用性か

最後に考えたいのは、コピー機・複合機自体の機能性です。
いわゆるコピー、複写・印刷機能が充実していればそれでいいのか、FAXやスキャナーなどの複合機的な機能も揃えたいのかによって、選び方も変わってきます。

最新機種になればなるほど、機能性は充実します。
昨今はエコもテーマである事から、紙をそもそも印刷しないFAX機能、そのFAX機能と連動したスキャナー機能など、印刷を目的とする機械であるにもかかわらず、ペーパーレスを目指す傾向が見られます。

紙でなければできないこともたくさんありますが、少なくともメールなどに添付するために使用するのであれば、直接スキャンしたデータを使えた方が便利です。
取引先とのやり取りをどのように行うのかについて想像すれば、自ずと必要な機能が導かれることでしょう。

ただし、あまりにも機能を厳選し過ぎると、かえって実際に使用したときに不便を感じることもあるかもしれません。
業務形態・得意先などがきちんと定まっている場合に限り、採用できる基準と言えます。

この記事のまとめ

コピー機・複合機のリースを考える際は、原則として最新機種のラインナップから選ぶことを考える必要があります。
予算の都合から多少の型落ちを想定することもあるかもしれませんが、長い目で見るとあまりメリットのある選択肢とは言えません。

中古品に至っては、リース契約自体ができず中古の場合は購入という選択肢を取る必要があります。

また、最新機種と一口に言っても、さまざまな機種と特徴があります。
事業規模・業種・業態などにより、選考基準も幅広いものがありますので、あいまいな基準の中で機器を選んでしまうと、後で後悔する可能性は十分にあります。

まずは、たくさんある最新機種の中から、より自社の望むスペックにあったものを選ぶことを検討する姿勢が大切です。
業者の言うことだけを鵜呑みにせず、何らかの方向性を決めてから、リース契約に臨むようにしましょう。

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