コピー機のリース契約では見積もりチェックが大事。
実際の見積もりで見るべきポイントと注意点について。

コピー機のリース契約において、リース料金・保守料金を安くするためには、競合他社から見積もりをもらって比較・検討する方法が望ましいとされます。
しかし、見積もりの内容を比較・検討するチェックポイントをよく知らないまま、値段だけで決めてしまうケースも多く見られます。

コピー機は決して安い買い物ではありませんから、値段が気になってしまうのは当然でもあります。
しかしながら、それ以上に大事なのは「リース期間中に安心して利用できるか」どうかです。

耐久性や便利機能・メンテナンス頻度など、契約の具体的な内容にまで踏み込んだチェックを入れられるかどうかが、その後の満足度に反映されるものと考えてよいでしょう。

この記事では、安心してオフィスで使い続けられるコピー機を、見積もりから読み解くためのポイント・注意点についてご紹介します。

見積もり自体のチェックポイントはもちろん、相見積もりを交渉時に活用する方法についても触れていますから、複数の代理店との交渉に不安を感じている人も、一度目を通してみて欲しいと思います。

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基本となる「リース契約」でのチェックポイント

コピー機のリース契約では、リースする機器本体の値段はもちろん、具体的な装備の内容にもチェックを入れていきます。
また、契約期間にも長短がありますから、それらの点を総合的に勘案して、契約を結ぶことが大切です。

契約期間が一般的なものかどうか

一般的に、コピー機のリース契約は「5年契約」が主流となっています。
それよりも長い・もしくは短いものであれば、なぜその期間が設定されているのか、理由を確認してみましょう。

例えば、毎月の支払額がその地域の相場より安かったとしたら、それは「リース料を支払う期間を長くした」想定で試算された金額かもしれません。

5年を超える契約は、毎月の支払額だけで見れば確かに安くなるケースもありますから、ランニングコストを節約したい人にとっては、一見ありがたく感じられます。

しかし、その分利子も増えますし、最終的に支払う金額はリースの年数が長いほど大きくなってしまいますから、実際に得をしているかどうかは判断が分かれるところです。

そもそもコピー機の法定耐用年数は、5年と定められており、そのため一般的なコピー機のリース契約期間も5年が主流となっています。
こういった背景もあり、コピー機の部品なども機器の耐用年数を想定した構造になっています。

よって、機能性に富んだモデルを長期間契約しても、年数が経過するごとに劣化が進み、最終的に部品の交換さえままならない状況になる可能性があります。

つまり、契約期間を延ばすことは、ユーザーにとって不利な条件につながるおそれがあります。
リース契約を結ぶ際は、何年契約で見積書の値段が出ているのか、最初に確認しておきましょう。

標準装備にはどのようなものがあるか

オフィスで使用するコピー機を選ぶ場合、見積書に書かれている内訳の中で、どれが標準装備なのかをチェックしましょう。

標準装備として、多くの代理店では「コピー・FAX・プリンタ・スキャナ」の機能が最低限備わっているものを用意してくれますが、それ以外の装備でも標準装備として扱われているケースがあります。

例えば、両面機能やカラー印刷は標準機能にカウントされることが多い反面、自動原稿送り装置・4段用紙カセットなどはオプション扱いになっていることがあります。

標準装備の枠内で使える機能・オプションを追加した場合の料金など、どこまでが追加料金の対象なのかを確認することで、自分たちに不要な機能を省いて無駄な料金を無くした契約が可能になります。

各種オプションを追加する場合、費用対効果は十分か

コピー機を便利に使うために必要なオプションは、その会社・代理店ごとに注文が異なります。
ただ、多くの会社で実質的に標準装備化されているものもあり、それを予算の兼ね合いから省略すると、結果的に多くの労力を費やすことになるでしょう。

代表的なオプションの一つに「自動原稿送り装置」があります。
原稿カバーと一体型のものがよく見られ、カバーを閉めた状態のまま原稿をセットしておけば、その原稿のコピー・FAX・スキャンがかんたんにできます。

例えば、紙ベースで数十枚の資料をスキャンする場合、それを1枚1枚原稿カバーを開閉していたら、時間がいくらあっても足りません。
自動原稿送り装置を使えば、ものの数分もせずに作業が完了してしまいますから、この機能はたとえ有料オプションでも必要性を感じる会社が多いはずです。

逆に、ホチキス・穴あけ・中綴じのような作業を自動で行うフィニッシャーは、製本の機会が多い仕事をしていない限り、利用する機会が低いかもしれません。
また、無線LANがオプションとして用意されている機種もあり、こちらもオフィスの広さや人員によって必要性が変わってくるでしょう。

見積書に書かれているオプションについては、よく分からないものがあった際にはチェックを入れた上で、本当に自社で必要なものかどうか検討するクセをつけることが肝心です。

リース契約で重要な「保守・メンテナンス契約」でのチェックポイント

次に、リース契約で安心してコピー機を使い続けるために必要な、保守・メンテナンス契約について確認していきましょう。
こちらは、契約形態そのものの違いや、具体的な保守契約の範囲など、あいまいなまま契約するとユーザーが大変な思いをする箇所が多いため、十分注意が必要です。

カウンター保守契約か、それとも別の契約形態か

コピー機の保守・メンテナンス契約は、大きく分けると、カウンター保守契約とそれ以外の契約に分かれます。
各種契約形態によって、料金が発生する時期・契約期間などが異なるため、保守契約を結ぶにあたって最初に確認しておきたいポイントです。

カウンター保守契約とは、そのコピー機の印刷枚数に応じて料金が発生する仕組みで、内蔵されたカウンターを確認して月々の料金を算出・請求する契約で、今のコピー機のリース契約において多くがこのカウンター保守契約になっています。

カウンター保守契約での料金計算となった場合、サービスマンのサービス料・トナー料金・部品代などは毎月の料金に含まれているため、ユーザーは安心してコピー機を利用できます。

コピー機・複合機のカウンター料金とは？料金の相場や注意点

これに対して、トナーの交換ごとに料金が発生するトナーキット方式では、使用枚数に応じて料金が発生する仕組みになっていて、料金体系もカウンター保守契約に比べて高めとなっています。

その他、故障・トラブルが発生した段階で都度依頼をかけるスポット契約・年単位での契約更新となる年間保守契約などもあり、カウンター保守契約以外の契約形態となっているなら、契約する前に詳細を確認しておきましょう。

保守契約の範囲について、具体的な内容が記されているか

見積もりの内容に保守契約の範囲が記されている場合、そこに具体的な内容が書いてあるかどうかをチェックしてみましょう。
もし、詳しいことが書かれていないようであれば、事前に何を・どこまでやってくれるのか、担当者に確認することをおすすめします。

一般的な保守契約書では、保守に関する契約条項は記されているものの、詳しい対応範囲が書かれていないことも珍しくありません。
よって、見積もりの段階から、何があったらどんな対応をしてもらえるのか、疑問点をしっかり確認することが大切です。

迅速な現地対応が可能かどうか

僻地・離島には該当しなくても、地方にオフィスを構えている会社が特に注意したいのが、現地対応のスピード感です。
基本的に、コピー機は毎日それなりに稼働しているため、トラブルが起こり動かなくなると、その分仕事にも支障をきたします。

都心であればコピー機メーカーなどから派遣されるサービスマンもすぐに対応しやすいですが、地方などになってくると場合によっては日数がかかってしまうといったことも起こりえます。

見積もりの段階で、仮にトラブルが発生した時、原則として即日対応できるかどうかを確認しておきましょう。
また、メーカーメンテナンスではなく、代理店が直接メンテナンスを行う場合は、言われた事を鵜呑みにせず、口コミなどで評判をチェックしておくと安心です。

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コピー機の見積もりを集める際の注意点

コピー機のリース契約に関する見積もりを集める場合、集め方にも注意点があります。
単純に枚数だけが多くても混乱してしまいますし、今まで付き合いのある代理店とのやり取りを活かした方が良いケースもあります。

リース契約を結ぶ場合、値段・機能・契約内容だけでなく、契約を結ぶ相手との関係性も重要です。
続いては、コピー機の見積もりを集める際の注意点について、有利な条件で契約を結ぶための方法も含めてご紹介します。

基本戦略は、できるだけ多くの情報を集めること

相場観や価格設定・機能やオプションに関することなど、代理店側のプランに誠意があるかどうか・顧客側のことを考えてくれているかどうかを判断するためには、できるだけ多くの情報を集めることが基本戦略になります。

ただ、いくらたくさんの情報を集めた方がよいとはいえ、10～20枚単位の見積もりを集めたとしても、かえって決断が難しくなってしまうでしょう。
あまりに多くの情報を集めすぎては、今度はそれの取捨選択が難しくなりますし膨大な時間を要してしまいます。

限られた時間で情報を検討するのに最適な見積もりの枚数は、最大でも5枚が適当です。
これ以上多いと、似たような条件が増えて悩んでしまう恐れがあり、逆に2枚など少なすぎても、AかBかの極論で選ぶ必要性など可能性の幅が狭まってしまいます。

内容を自分たちで吟味することも考えて、情報を取捨選択できる範囲で集めることが大切です。

自社で必要のない商品は含まれていないかチェック

神経質になってチェックする必要はありませんし、滅多にあることではありませんが、もし自社でおそらく必要になることはない商品が含まれている場合、なぜそのような提案をしたのか担当者に確認してみましょう。

具体的には、数人単位のオフィス1つに対して、2台以上のコピー機が見積もりに載っていたような場合です。
また、キャッシュバックの金額が大きい場合なども、他の見積もりと比較して総額が高くなっているケースも考えられます。

コピー機だけでなく、家電やビジネスホンなどオフィスユースなプランを推奨される場合、使う人にとってはメリットも大きいですが、そうでない方にはデメリットの方が多くなることもあります。

自社で不要な場合は断る姿勢で見積もりをチェックしましょう。

ライバルの存在を活用して、交渉を重ねる方法もある

すでに自社で取引しているメーカー・代理店がある場合、あえてライバルの存在を引き出し、自社に有利な条件を提示してもらう方法もあります。

具体的な方法としては、取引中のメーカー・代理店から次期の見積もりをもらう際に、ランニングコスト見直しのため「別会社にも見積もりを依頼している」ことを伝えるやり方があります。

現在の取引先も、ライバルに負けないために最大限の努力をしてくれるはずです。
しかし、ライバル会社の見積もりは、基本的に「条件で勝つ」ことを目標に見積もりを出すケースが多いため、その上を行くケースが多く見られます。

そのまま新しい代理店と交渉に入ってもよいですし、逆に想定していたよりも安くなればOKと判断して、同じ取引先と取引を継続する方法もあります。
交渉にかけられる時間があるなら、数枚の見積もりから1枚を選ぶやり方ではなく、2社を競わせる形で理想の条件に近づけてみるのも効果的です。

ただあまりに無理な条件をそれぞれに出してしまったり、あまり信頼関係がない状態でいきなり条件を突きつけすぎてしまうと、場合によっては両方からちょっと…と言われる事にもなりかねませんから、お互いが損をしないラインを見極めたりする必要もあります。

コピー機は契約した場合、その後もリース契約であれば5年もの付き合いになります。
その後の付き合いのことも考えての交渉を心がけるようにしましょう。

おわりに

コピー機を使った事がない方は非常に少数ですが、一方で、コピー機のリース契約をした経験がある人というのも、非常に少数です。
そのため、コピー機などの場合、見積もりを見てもよくわからない…となりがちで注意が必要です。

複数の見積もりをチェックする大きな目的は、少しでも自社にとって有利な条件を探すことです。
単純に値段だけを見て判断するのではなく、自社の予算で必要な機能が網羅されているかを確認することが大切です。

また、それだけでなく大切な保守契約に関してもしっかりチェックしておく必要があります。
実際にはほとんどの場合においてカウンター保守契約を結ぶので、そこまでの心配はありません。

ただ、カウンター保守契約であっても、その料金の内訳や内容は様々です。
極端に安いプランであったり、一部無料などの場合は、保守に制限があるケースなど必ずカラクリがあると思ってチェックする目が必要です。

どんな見積もりをチェックする場合でも、その金額の「根拠」にあたる部分を確認できるよう、しっかりと目を通して自分たちに最も適した契約を結べるよう心がけましょう。