知っておきたいコピー機の「部品供給期間」
コピー機の中古購入やリース契約でも注意が必要?

数あるOA機器の中でも、使用頻度が比較的多く、修理・メンテナンスの機会も多いのがコピー機です。
そのため、リース契約を結ぶ際には、保守契約も同時に結ぶのが一般的です。

保守契約を結んでおけば、何か問題が起こった時はサービスマンがオフィスにやってきて、不具合に対応してくれます。
しかし、いくらサービスマンが有能でも、オフィスにあるコピー機の「部品供給期間」が過ぎていると、修理ができなくなってしまう可能性があります。

中古コピー機を購入する場合・年式の古いコピー機を再リースする場合などは、その機種の部品供給期間について確認した上で、購入・リースを検討した方が無難です。
この記事では、コピー機の部品供給期間について、知っておきたいポイントをいくつかお伝えします。

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どんなものにも寿命がある

コピー機に限らず、どんなものにも寿命は存在します。
こまめに手入れすることで、寿命を多少なりとも延ばすことはできますが、コピー機の場合はメンテナンス期間が実質的に有限です。

もともと、コピー機の法定耐用年数は決まっていて、部品もまたそれを想定して供給期間が設けられています。
まずは、コピー機の部品供給期間について、ユーザー側が知っておきたい点をいくつかご紹介します。

部品供給はメーカー側の義務

OA機器・家電などの製品は、故障時に備えて各種部品をメーカーが用意・保有しています。
製品の機能を維持するためには、長期間製品を使い続けた際に故障すること・修理対応することを想定しておかなければならないからです。

ただ、コピー機本体の耐用年数を考えた時、半永久的に部品を保有する義務を設けてしまうと、それはそれでメーカー側の負担になるでしょう。
そこで、概ね「対象製品の製造が打ち切られた時」をスタートとして、メーカーは一定の年限を設けて部品供給の準備を行っています。

この年限が、いわゆる部品供給期間と呼ばれるものです。

期間は各種機器によって様々

部品供給期間の具体的な期間ですが、これは機器・メーカーによって異なります。
ただ、いくら耐久性に優れている製品でも、コストカットにより安く仕上げた製品であっても、メーカーの都合で勝手に期間を設定することはできません。

消費者に不利益が発生しないよう公正競争規約を定めている「全国家庭電気製品公正取引協議会(家電公取協)」では、主な家電の部品供給期間について、製造打ち切り後に「最低何年以上は部品供給期間を設ける必要があるか」を具体的に定めています。

オフィス利用を想定した場合に重要な家電の例としては、エアコンなら9年・換気扇なら6年・屋外排気式石油ストーブなら7年といったように、守るべき部品供給期間が定められているため、消費者にとっては安心できます。

コピー機はメーカーの公式サイトなどをチェック

部品供給期間は、もちろんOA機器であるコピー機にも設けられています。
一般的には、当該機種の製造打ち切り後から7年間という期間が定められているため、購入・リースの際には7年を一つの基準として商品を選ぶのがよいでしょう。

ただ、全メーカーが一律で部品供給期間を統一しているわけではなく、より短い期間(例えば製造打ち切り後から5年間)となっているケースもあります。
確実な方法としては、メーカーの公式サイトなどをチェックして、部品供給期間をモデルごとに確認するのがよいでしょう。

古すぎるコピー機を使用するリスク

コピー機の部品供給期間が、製造打ち切り後から設定されていることを考えると、あまりに古いコピー機を使用することには相応のリスクがあると言わざるを得ません。
なぜなら、故障した際に部品の調達がうまくいかなければ、最悪オフィスで使用しているコピー機を手放さなければならないからです。

安さなどの理由から、中古品の購入・年式の古いコピー機の再リース契約を検討する場合、その機種がいつまで・どれだけ使えるのかを考えた上で判断する必要があります。
以下にあげるリスクを想定した上で、それでも古いコピー機で問題ないかどうか判断してから、購入・契約することをおすすめします。

「一期一会」の中古コピー機

中古コピー機を選ぶ場合、基本的には自動車と同じで、今ある機種の中から選ぶことになります。
つまり、業者側が取り扱っている機種の中から、自社の必要に応じて選ぶ必要があるわけです。

新品をリース契約するのであれば、数あるラインナップの中から自由に機種を選べるため、部品供給期間を気にして契約を検討する必要はありません。
しかし、中古の場合は販売時期が新品に比べて大きく離れているため、購入時期によっては部品供給期間が2・3年というモデルに当たるケースも十分考えられます。

中古コピー機は一期一会の出会いですから、状態が良くて値段が安いなら、早めに手に入れたいと考えるのが人情です。
しかし、コピー機との付き合いを長く考えているなら、購入後のメンテナンスについても考慮して機種を選ばなければ、大損につながるリスクがあります。

対策として、お店に出向いて希望機種をチェックできるなら、不安は少ないかもしれません。
それができないようであれば、業者との問い合わせ時に「年式」と「機種」だけでも希望を伝えておいた方が、後悔の少ない買い物ができるはずです。

あまりに古い機種の部品を探すのは大変

コピー機の法定耐用年数は5年と定められており、メーカーはその期間を見越した耐久性を想定して、各機種を製造・販売します。
当然ながら、部品も同様の耐用年数を想定して準備しますし、それらの部品が特別頑丈に作られているわけではありません。

購入・再リース時点で部品供給期間が終わっている機種を選ぶような状況は、保守の都合上それほど例は多くないものと推察されますが、例えば激安品ならありえない話でもありません。

万一、部品交換ができない(したくても部品がない)コピー機に当たってしまったら、継続利用できる期間がかなり限られるおそれがあります。

そもそも、コピー機は頑丈さを売りにするようなOA機器ではなく、精密機器にカウントされるものです。
使用環境に応じて劣化のスピードが変わってきますし、故障が繰り返し起こることも珍しくありません。

にもかかわらず、十分に部品が手に入らない状況だと、サービスマンの腕だけでは対処しきれなくなるのは明白です。
安さ最優先でコピー機を選ぶなら、購入後にどのくらいの期間利用するのかも想定しながら、その中でもできるだけ新しいモデルを選びたいところです。

最終的に処分するのは誰?

コピー機自体、新品でも3年以上使い続けると、どこかしこに不具合を認めるものです。
よって、部品が手に入らないほど古い機種の場合、不具合が起こる頻度もそれだけ多くなることが予想されます。

しかも、中古品は前ユーザーの使い方によって、傷み方にも違いがあります。
一見丈夫そうに見えて購入しても、実際に使ってみると「前の印刷データが写り込んでいる」・「紙詰まりの頻度が異常」といった不具合に悩まされる可能性があります。

そういったリスクには目をつむった上で、当座の目的で古いコピー機を購入するのも、一つの戦略ではあります。
しかし、コピー機が再起不能になってしまうと、そのコピー機の最終処分者はおそらく購入者になるでしょう。

部品が手に入る可能性が低いコピー機は、サービスマンの手で修理ができないと判断されれば、その時点で寿命を迎えてしまいます。

まだ元気に動くなら、売却・寄付といった選択肢も選べますが、まったく反応のない機種を持ち続けることにメリットはなく、最終的には産業廃棄物として処理しなければなりません。

こうした「将来の手間」を想定した際に、本当に古いコピー機の購入が必要かどうかは、十分検討した上で判断しましょう。
再リースについても同様で、部品がなくなれば手放すしかなくなりますから、不具合が目立った時点で新しい機種のリースを検討したいところです。

古い機種の購入・再リース契約に進む際の注意点

予算の面から古い機種の購入・再リース契約を検討している場合、先にお伝えしたようなリスクを頭に入れながら、機種を選ぶ必要があります。
少し露骨な言い方になりますが、近い将来故障すること・故障が頻繁に起こり得ることを想定しつつ、機種を探した方がよいでしょう。

そのためには、やはり部品供給期間は少しでも長い方が有利です。
お目当てのコピー機の部品供給期間が、使用想定期間よりも短いと判断した場合、他の手段も視野に入れておくのが賢明です。

コピー機を利用する期間を計算する

中古コピー機選びで考えておきたいのは、そのコピー機を自社で「あと何年使えればよいのか」をイメージしてから選ぶことです。

おそらく、中古コピー機という選択肢を選ぶ時点で、正規のリース契約が何らかの理由で選べなかった人が多いと思いますので、まずはリース契約が結べるようになるまでの間を目安に考えるのがベターです。

具体的な期間はケースバイケースですが、新規開業を理由に審査が通らなかったなら「3年」を、個人信用情報に問題があった場合は「5年」を目安に、その期間は確実に使える機種を選びたいところです。

希望するものが見つからなかった場合は、より短いスパンで買い替えも検討しつつ、とりあえず新品が手に入るまでの「つなぎ」のつもりで選ぶのも一手です。

供給期間を想定してメーカー・機種を選ぶ

社員の人数や事業規模を考えた時、どうしてもオフィスユースで程度の良い中古品が必要な場合は、購入前に年式を確認しましょう。
部品供給期間は製造打ち切り後から設定されますから、できるだけ最近になって製造終了となったモデルを選べば、その分寿命が延びる計算になります。

部品供給期間が7年のメーカーの場合、2018年に製造終了したモデルなら、単純計算で2025年までは部品が供給されます。
それを2021年のうちに購入すれば、法定耐用年数の5年には届かないものの、4年間はサービスマンに頼りながらコピー機を使い続けられます。

もちろん、製造終了時期が2014年以前であれば、2021年時点で修理がかなり難しいことが想定されますから、どんなに安くてもオフィスユースとしてはリスクが高くなります。
中古コピー機を購入するなら、製造終了となった時期から計算して、いつまで問題なく使い続けられる機種なのかを判断することが大切です。

レンタルや量販店での購入など、選択肢の幅を広げて考える

コピー機のニーズが一時的・短期的なものなら、あえて購入を検討しなくても、レンタルで事足りる場合があります。
当座のランニングコストは高くつくかもしれませんが、将来的に廃棄する手間が省けるため、オフィスの移転なども想定している場合はレンタルで様子を見てもよいでしょう。

事業規模によっては、オフィスユースにこだわらなくても、業務に支障をきたさない機種を選ぶことができます。
家電量販店では比較的小規模の複合機が売られていることも多く、独自の保証をつけてくれるお店もありますから、状況に応じて積極的に活用したいところです。

再リースはメリット・デメリットを理解した上で継続する

現在使っているコピー機を再リースするのは、費用面・手続きの手間・契約年数(1年ごとに更新)などの面でメリットがあります。
自社にとって都合の良い範囲で、同じ機種を使い続けられますから、正常に稼働している限りは便利です。

ただ、コピー機自体が新しくなることはありませんし、過去の契約同様の保守料金が継続するので、実はコストカットの面で損をしている可能性もあります。
古い機種になればなるほど、部品の取り寄せ・修理に時間がかかりますから、それらのデメリットも考慮した上で検討しましょう。

おわりに

購入・リースを問わず、年式の古いコピー機を選ぶと、使用中に部品供給期間を過ぎてしまうおそれがあります。
価格帯の安さは確かに魅力の一つですが、問題が起こった際に対応できない状況が起こると、その後の業務に支障をきたしてしまいます。

部品がなくて修理できない場合、その機種の処分を決断するのはユーザーです。
そのリスクを事前に理解した上でコピー機を選ぶのが、賢い選択と言えるでしょう。

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