大変だったり費用がかかるイメージ？
実はお得な事もあるコピー機のリース乗り換えを解説

リース契約の満了が近づいた際に「コピー機ですけど、リース乗換えにしませんか？」と営業マンに言われたことはありませんか？

コピー機の乗換えは、賢く乗り換えればとてもお得に新型をリースすることが可能になります。
今回は、リース満了後のコピー機乗換えについて、賢い方法をご紹介します。

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そもそも、コピー機の乗換えってどういうことか

リース契約をされた方は、そもそもコピー機の乗換えについて知らないという方も多いと思います。
以下に、その概要と注意事項についてご紹介します。

乗換えとは、リース期間がまだ残っている最中に、新しい機種でリース契約をすること

一般的に言われている「コピー機の乗換え」とは、現在まだリース契約の期間が残っている状態で、新しい機種を導入して再度リース契約を結ぶことを指します。

本来、リース契約は満了するまで契約を解除できない仕組みになっており、多くの人が満了まで同じ機器を使わなければならないものと思っています。
しかし、本体の使用頻度によっては、期間満了前に機器の調子が悪くなってしまうこともあるため、新しい機種への乗換えを行う手続きができるようになっているのです。

また、契約条件によっては、期間満了後に再契約するよりも有利な条件になることもあります。

コピー機乗換え後は、残債の支払いも必要になる

リース契約期間がまだ残っているコピー機を乗り換えるためには、主に以下の2種類の方法があります。

• 現在の残債を一括払いした後で、新しいリース契約を締結する
• 新しい機器の本体価格に対し、現在の残債を上乗せしたものを契約金額として条件をまとめ、新しいリース契約として締結する

イメージしやすいのは前者ですが、一般的に乗換えの際に締結されるのは後者のケースが多いようです。

契約期間が残っているということは、契約上、その分まだ支払わなければならない金額が残っている状態です。
これを残債と言います。

旧リース契約の契約期間において、残存する期間が長いほど、次の契約金額は高くなる傾向にあります。
よって、乗換えをするタイミングについては、どちらかというと満了に近い時期に行った方が、残債が少なくなる分安くなる計算になります。

新しい機種がオーバースペックにならないように、使用環境・使用状況を再確認する

古い機器が故障したり、不具合が多くなったりすると、新しいコピー機に対して期待がかかります。
そのため、ついつい営業マンの口車に乗ってしまうリスクがあります。

しかし、リース契約において大事なことは、自社オフィスで必要十分な機能を備えている機種かどうかであって、最新鋭・ハイスペックを競うフラッグシップの機種を選ぶことではありません。

実際に自社で乗換えを検討する際は、必要な機能をあらかじめイメージしておいてから、コピー機を選ぶようにしましょう。
もちろん、本体価格もしっかりチェックするようにしてください。

なぜ、コピー機の乗換えにはメリットがあるのか

コピー機の乗換えを行うことで、ユーザーにはどのようなメリットがあるのでしょうか。
以下に、主に予算面でのメリットに特化してご紹介します。

3年以上リース契約をしている場合、乗り換えることでリース単価が下がる場合がある

予算の面ではもっとも大きなメリットの一つですが、もし現在3年以上のリース契約を行っている場合は、乗換えを検討することでリース単価が下がる場合があります。

具体的なからくりとしては、例えば、リース契約から3年が経過した段階で残債が残り50万円だった場合に、新品・100万円の新しいコピー機をリースすることになったとします。
すると、残債を一括払いすることなく、その分をリース料として組み込めるのです。

そこで、5～6年程度の長期リース契約を新たに結べば、毎月のランニングコストは安くなります。

業者としても、リース契約を長期で結べた方が、安心して本体価格をペイできることから、できる限り長いお付き合いに結び付けたいところがあります。
リース会社によっては乗換えキャンペーンを行っており、新型複合機が7割以上安くリースできるプランもありますから、各種ホームページをチェックしてみましょう。

同じリース会社で契約すると、比較的融通が利く

かつて旧契約を行っていたリース会社は変えないまま、新しく複合機を再契約すると、審査こそ必要になりますが、違約金などの支払いがないまま契約が可能になります。
先に挙げたような有利なプランを紹介してくれるケースもありますから、契約面で融通を利かせたいのであれば、リース会社は変えずに契約した方がよいでしょう。

もちろん、再度契約を結ぶことを考え、相見積もりを取るのも有効です。
あくまでも、現在契約しているリース会社との信頼関係があることを前提に契約を考えたいところです。

保守契約料金と一緒に割り引いてくれる会社もある

リース契約を再度結ぶ場合は、リース料だけでなく、保守契約についても注目しておきたいところです。
もし、保守契約料金を一緒に割り引いてくれるようであれば、その点も考慮に入れておきましょう。

前回契約した部分の反省点も考慮しつつ、ランニングコストは極力少なくするのが理想です。
乗換えのタイミングで新しい業者を選ぶなら、プランが魅力的かどうかを確認して、ゼロベースで契約を考える用意を整えておきましょう。

コピー機のリース乗換えを検討すべき時期・環境の目安

実際にコピー機のリース乗替えを検討する時期や環境について考えてみると、多くの場合は一定の共通点があります。
以下に詳細をご紹介します。

スペック面の不安が目立ってきた

乗換えを検討するもっとも大きな理由の一つに、スペック面で陳腐化してしまうことが挙げられます。
極端な例ですが、開業当初はそれほど多くのスペックを必要としていなかったため、リース料を下げてモノクロ機で契約したケースなどが該当します。

グレードが落ちるコピー機を使うのは、確かに予算面でのメリットはありますが、事業が発展するにつれてそのスペックに不安が生じてきます。
特に、カラーコピーができないのは、顧客や得意先への資料作成の際に障害となる可能性があります。

インターネットでのやり取りが主流となっているのであれば、それほど深刻に考える必要性はないかもしれませんが、実店舗を持っている以上は来客への対応も考えなければなりません。
一定の事業規模に到達したのであれば、やはりオフィスユースには最低限必要な機能を備えておきたいものです。

他にも、設立当初などはスタッフ人数も少なく、印刷スピードなどや付加機能など必要としていなかったけれど、事業拡大で人員が増え、機能不足、コピースピードが遅く業務停滞といった事はしばしば起こります。

そういった場合、ちょうど乗り換えで最適なコピー機に乗り換えられればお得に新しい機種を使えてスタッフも満足という解決に繋がります。

不具合による修理回数が増えた

コピー機の法定耐用年数は5年であることから、その期間を超えると故障・不具合は多くなります。
しかし、5年を過ぎる前から、そのような兆候が見られるケースも残念ながら少なくありません。

利用状況は平均的にもかかわらず、不調をきたすようになってきたら、寿命が近づいているものと考えた方がよいでしょう。
リース契約では保守契約も同時に結ぶことから、契約の範疇であれば修理やパーツの交換は無料・もしくは安価な値段で行ってもらえます。

しかし、あまりに機種が古くなってしまうと、パーツを取り寄せる関係上、地域によっては数日間仕事ができない状態にもなりえます。
結果的に時間を浪費することになってしまいますから、無視できないほどの不具合が生じるようになったら、乗換えを検討した方が賢明です。

ランニングコストを総合的に考えるとお得になる

現在契約しているリース会社の保守費用・カウンター料金が比較的高めという場合は、乗換えを使うことによって、最新機種を使えるアドバンテージを総合的に加味するとお得になるケースがあります。

カウンター料金を計算する際のスペックとしては、1分間あたり何枚を連続印刷できるかという「印刷速度」が一つの基準となっています。
印刷速度が速ければ速い機種ほど、カウンター料金が安くなる傾向にあります。

せっかくコピー機をグレードアップするのであれば、一見高いと感じるスペックを用意することで、事業規模の拡大や顧客増に伴う対応の充実を図ることも大切です。
また、ランニングコスト値のスペック比で考えると、その方がかえってお得になる場合もありますから、機能面を冷静に考えて乗換えを検討しましょう。

リース契約満了後もコピー機の調子が良い場合の対処法

ここからはちょっと余談になりますが、リース契約が満了したあともコピー機の調子が良く、このまま使い続けたいという場合はどうしたらよいのかについても、念のためご紹介します。

5年リース契約満了後は、契約を延長するか新型機でリース契約するかを選べる

リース契約のスタンダードな契約期間は5年と言われていますが、契約満了後の流れについてどのような選択肢があるのかを知っている契約者は、それほど多くありません。
実は、特段リースしている機器に不具合がない場合、契約を延長することが可能になります。

この場合、非常に安価な金額でリースを続けることができるため、会社としても非常にメリットが大きい選択肢になります。
1ヶ月分のリース料で1年使える計算になることもありますから、かなり費用を節約できます。

リース契約期間を5年に設定しているということは、当然その5年間のうちに、リース会社はコピー機分の費用をすでに回収している計算になります。
ということは、このままリースを延長することで、延長分がリース会社の取り分となりますから、利益分だけの回収で延長ができるのです。

コピー機が元気なら、延長すれば費用が大幅に減る

コピー機が元気に使用できる状況であれば、リース会社にとっても利用者にとってもwin-winの関係が成立します。
ランニングコストが大幅に減りながらも、今まで通りのスペックで利用できるのであれば、非常に経営面では楽になります。

利用条件に気を配ることで、延長期間を長くできれば、その分費用が安価な時期が続きます。

ネックになるのはやはり不具合の多さ

延長した方が得だと考えるなら、多くの会社で延長を検討することでしょう。
しかし、現実には乗り換えるケースが多いというのには理由があり、その大きな理由はやはり「不具合が多い」ことです。

コピー機は大型機器ではありますが、中身は非常に繊細な精密機器となっています。
元気に長く使えることがベストとはいえ、多くの会社でコピー機は酷使され、使用して1～2年以内に何らかのトラブルが発生する事があります。

現在は使用面で問題なかったとしても、将来的にどうなっているかは分かりません。
大きな故障となれば、その分コピー機を使えない期間も長くなり、業務に支障をきたしてしまう可能性も潜みます。

よって、期間延長については、コピー機のパフォーマンスをシビアに見極める必要がありそうです。
少しでも不安要素があるのであれば、乗換えを検討しておいた方がよいでしょう。