リースのコピー機で機能は変わる?
FAXやスキャン機能は使えるのか、その料金について

コピー機をリースする場合、会社の規模・料金などを考慮して機能を選ぶことが多いと思います。
大企業などであれば、資本力もありますし、スタッフの人数や業務も多岐に渡るため、最新の機能が盛り込まれたコピー機や複合機を選んで問題ありません。

逆に、中小企業や個人事業主であれば、自分たちに必要な機能でやりくりしようと考えますし、過去にはFAX・スキャナー機能が備わっていないモデルをリースしていた経験があった方も多いかもしれません。

そこで、今回は改めてリースのコピー機におけるFAX・スキャナー機能と、その料金にフォーカスした情報をご紹介します。

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大前提として、リース機でFAXやスキャンができる・できないは変わらない

そもそも論にはなりますが、リースというのはあくまでも契約形態です。
そのため、同じ機種の契約でリース契約だから機能が変わるという事はあり得ません。

リース用のコピー機と購入用のコピー機とで、機種や機能が変わるということはありません。

言ってしまえば、リース機だからFAXができない・スキャナができないという状況はまず発生しません。
あくまでも、機種としてのラインナップの中における違いになり、リース・購入の別で機能が決まるわけではありません。

ただし、必要な機能をラインナップの中から取捨選択することは可能です。

FAX機能が備わっている機種は複合機が多い

FAX機能は、基本的にコピー機のスペックに付属していることはまれです。
家庭用であったとしても「複合機」レベルの機種からはFAX機能が備わっていることが多くなります。

一般的には複合機もコピー機と呼ばれる事が多いですが、機能別や正式名称で考えれば別になり、FAXの機能を使いたいのであれば、原則として複合機の導入を検討する必要があります。

ただし、FAX機能が備わっている複合機も、ラインナップは多くあり、その大きさ・規模・機能はまちまちで、ネットで検索すれば個人事業主向けから大企業向けまで幅広く見つかります。

FAX・スキャナーという名称は、機能単体の名称である

ご存知の方も多いと思いますが、FAXやスキャナーは、本来単体の機能でした。
そのため、昔には単体機として販売されていた歴史もありますが、現代では複合機に内蔵されて1機で3役となっているため、ひとまとめにして理解している方も少なくありません。

よって、そもそもは必須機能ではなく、複合機に機能がついていることから標準装備として考えられているにすぎません。

コピー機と複合機は混同されがちですが、厳密にはそれぞれ意味が違います。
複写を中心に行うのがコピー機で、その機能にFAX・スキャナーなどの機能が加わったのが複合機です。

これを踏まえて考えると、現在巷で話されているコピー機とは、しばしば複合機のことを指していることが分かります。

コピー機を複合機と理解しているのであれば、FAX・スキャナーは利用できると言える

コピー機のことを「複合機」と考えて話している方について言えば、FAX・スキャナーは標準装備されている場合が多いため、オフィスで標準的に利用されている機器については問題ないと説明できます。

ただし、複写を主体とするコピー機であれば、スキャナ機能はあってもFAX機能は標準装備されていないこともありますから、気を付ける必要があります。

コピー機という名称で使われる事も多いので、「コピー機」という言葉だけですと、場合によっては相手と言ってる事が違ったり、うまく伝わらなかったりしますので、契約や見積もりの際にはそのあたりは注意したほうが無難です。

リースを考える際には、原則として解約がきかないことも考え、機能は厳選して選ぶようにしましょう。

FAX機能は現在のビジネスシーンで必ずしも「絶対的」な位置ではない

FAX機能自体は、複合機のスタンダードな機能であることから、今までも失われることなく複合機には内蔵されてきましたし、これからもそうなるでしょう。
しかし、電子メールやチャットサービスなどの便利なツールが増えてきたことから、次第にFAXの必要性に陰りが見え始めています。

とはいえ、2018年現在ではまだまだFAXを利用する場面は多いので、今後もニーズは存在していくものと思われます。
紙媒体でのやり取りが一般的な取引の中でも減少してきたことが、FAXのビジネスシーンでの存在感が薄くなった一因ともいえそうです。

FAX機能には、オフィスワークで役に立つオプションが加わっている

FAXのオプション機能もさまざまで、コピー機・複合機のFAXと聞くと、多くの方は以下のような流れを想像するものと思います。

「複合機に原稿を通して送り先をダイヤルし、FAXを送信する」

確かに、このようなやり方で原稿をFAXすることは可能ですが、もっと簡単にFAXが送信できるようになりました。
以下のような機能が、多くのオフィスで使われています。

PC-FAX

パソコン上のデータを、コピー機(複合機)を通じてプリントせずに直接FAXできる機能です。
メールにデータを添付して送信する方法もよい方法ですが、これですと、相手に印刷をしてもらわなければなりませんし、複数の部署などが絡んだりすると色々ややこしくなります。

PC-FAXの場合は、通常のFAX送信と比べ、「自分たちがデータを印刷する手間」と、「複合機まで行ってFAXを送信する手間」の二つを省けるため、電話を取り次いだりすることもある事務の方には人気があります。

また、パソコンデータから直接送信できるため、文字や絵などがきれいにFAXできるという利点もあります。

インターネットFAX

スキャナーの機能も同時に必要となりますが、スキャンした原稿をインターネット経由でFAX送受信できる機能になります。
白黒での対応となり、回線ノイズが少ないことから、細かい文字なども鮮明に送受信できます。

また、便利な機能として、複数の宛先への同時送信が可能です。
遠隔地のFAX通信が多い場合には、電話料金の削減につながります。

FAX受信データのネットワーク転送機能

ファクス受信データのネットワーク転送機能については、聞き慣れない方も多いと思います。
これは、FAXの受信データをE-mail・FTPサーバ・指定フォルダなどのネットワーク上のアドレスに対し、自動的に転送できる複合機のFAX機能になります。

事前にデータとして受け取れることから、不要なデータのプリントアウトをしなくてもよいという利点があります。
他部署にまたがって複合機を使っているような環境で、FAXの受信量が多く、その中に自分にとって不要なFAXが含まれていたとしても、データの内容から印刷の取捨選択ができます。

メールとして送信されていれば、外出先の営業マンでも確認できますから、本部・支店とのやり取りも行いやすくなります。

こうして、不要なFAXを削除するようにしていけば、受信FAXのプリントを必要な分だけに抑えられますから、結果的に用紙代コストを削減しつつ業務効率を高められます。

スキャナーは「コピー機能が付いたプリンターに付属」している場合もある

FAXは基本的に複合機の一機能という扱いですが、スキャナーも同様の性質が見られます。
しかし、スキャナーの場合は、コピー機能が付いたプリンターに付属する機能として紹介されている機種もあります。

そのため、リースを考える際は、購入すべき機種との違いについて考えておく必要があります。

コピー機能がついたプリンターとは

オフィス用としてリースされている機種のほとんどは、コピー機能に加えてFAX・スキャナーなどの機能がついた複合機ですが、小規模な機種も販売されています。
その多くはプリンターであり、そこにコピー機能がついたものになります。

コピーをとるためには、原稿を複写するための機能が備わっていなければなりません。
このような機種の中には、スキャナーで原稿をスキャンする機能が加わっているものもあります。

原稿の情報を読み取る窓の部分に原稿を置けば。コピーと同様の手順でスキャンができるという流れです。

大切なのはスキャナー「が」必要なのか、スキャナー「も」必要なのか

事業の規模や種類によって、スキャナーが必要かどうかは分かれてくると思いますが、FAXに比べると使う頻度は多くなってきていると言えます。

インターネットがインフラとして整備されてからは、メールやチャットサービスでのやり取りが基本となるケースも少なくなく、場合によってはFAXを使わなくても資料のやり取りができるようになりました。

ただ、それほどインターネットに詳しくない取引先も一定数存在しますし、FAXでの商品申し込みを不特定多数から受け付けている場合などは、やはりFAXの力に頼る場面も出てくるでしょう。

このことから言えるのは、事業規模によってスキャナー機能だけで十分なのか、FAXやメールを補完する目的としてスキャナーを使用するかで、必要な機種が分かれてくるでしょう。

オフィス向け複合機ならばリース、スキャン主体ならばスキャナー付きプリンター購入を選ぶべき

各人のニーズによって、購入すべき機器は異なります。
結論から言えば、オフィス向け複合機が必要、すなわちFAXもスキャナーも必要であれば、複合機のリースを選んだ方が初期費用がかからず経費的な面から見てもおすすめです。

複合機を購入するとなると、機能にもよりますが新品であればそれ相応の値段がかかります。
安い部類での本体価格も600,000~1,000,000円という価格になりますし、保守費用などを考えると、そこからさらに毎月一定額を支払うことも想定しておかなければなりません。

保守料金を別途支払うよりも、コミコミで月5,000~10,000円程度におさまるなら、その方が負担は少ないと思われます。

ただし、個人事業主のような小規模経営であれば、スキャンだけあれば事足りるケースもあります。
IT系の仕事などで、コミュニケーションをインターネッ主体で行っているなら、経費削減の面からもその方がメリットが大きいでしょう。

高いものでも、50,000円もしないモデルがほとんどですから、実際に量販店に行って保証をつけてもらうだけで大丈夫という場合も十分考えられます。

自分にとって必要な機能を改めて見直し、何が必要か、何が不要かを見定めて選ぶようにしましょう。

FAX・スキャナ―機能にかかる料金とは

ここまで、FAX・スキャナーの機能面に焦点を当ててご紹介してきました。
一方で気になるのは、FAX・スキャナーを利用した場合、料金はどのくらいかかるのかという点です。

リースにする場合と購入する場合とで、金額に差が生じるのかも含めてご紹介します。

FAXは「受信する」だけならお金はかからない

知らない方もいますが、FAXの受信料金自体は無料で費用はかかりません。
電話と同様の計算方式になっているのです。
しかし、これはFAXを「印刷」しなかった場合に限ります。

コピー機・複合機本体は、内蔵されたカウンターによって印刷枚数を数えています。
そのため、使った枚数に応じて、別途決められた1枚あたりの単価に基づいて料金が計算されます。

よって、リースの場合は単価に応じた費用が発生しますが、複合機を購入して使用する場合は、カウンター保守契約を結んでいなければ、印刷それ自体で料金がかかることはありません。

FAX受信データのネットワーク転送機能が付いていると、このような時、有利に働きます。
印刷すべきデータとそうでないデータを分けられるので、印刷しなかった分だけ費用がかかりません。

付いていない場合などは全て印刷となっていると、例えばFAXDMなども全て印刷し、カウンターが回ってしまいます。
もちろん、機種の設定によって、複合機などの自動印刷を止めることもできる場合がありますので、あまりFAXの頻度が多くない方は設定の変更も検討するとよいでしょう。

送信時の料金は距離によって異なる

送信時の料金は、送り先の距離によって金額が異なります。
NTT西日本を例にとってご紹介します。

同一市内の通話料金

同一市内の取引先などにFAXを送信する場合、以下の単価計算になります。

昼間~夜間 8.5円/3分
深夜 8.5円/4分

データ通信時間の長さによって(3分~4分)、8.5円が課金される形です。

同一県内の市外への通話料金

同一県内・市外への通話料金は、以下の単価計算になります。

昼間~夜間 90秒/20円(隣接~20kmまで)
昼間 60秒/30円(20kmを越え60kmまで)
45秒/40円(60kmを越える)
夜間 75秒/30円(20kmを越え60kmまで)
60秒/30円(60kmを越える)
深夜 2分/20円(隣接~20kmまで)
90秒/20円(20kmを越える)

20km/60kmが時間帯によって細かく分かれていることが分かります。
また、データ送信時間が長くなれば、その分FAX料金も高くなることに注意が必要です。

時間帯の区分

なお、時間帯の区分は以下の通りとなっています。

  • 昼間:午前8時~午後7時
  • 夜間:午後7時~午後11時(土曜・日曜・祝日の昼間を含む)
  • 深夜:午後11時~午前8時

スキャナーもスキャンするだけならお金はかからない

スキャナーもFAXと同じで、スキャンするだけならお金はかかりません。
カウンター料金として請求する場合は、あくまでも印刷枚数でカウントしているため、スキャンを1枚したからといってお金がかかるわけではありません。

印刷しない限り、その分の料金は発生しないと考えておきましょう。

この記事のまとめ

コピー機のリースを考える際、よくリースと購入で機能が変わるかという質問を受けますが、あくまでも契約形態の違いでしかないので、契約で変わる事はありません。

FAX・スキャナー機能が付いた機種かそうでないかで考えましょう。
あくまでも、それぞれコピー機や複合機の機種のラインナップの機能を確認して対応すれば問題ありません。

FAX送信の際は、地域によって料金が変わるため、細かい料金の節約を考えるのであれば、極力メールでの送受信を考えるという方法もあります。
FAXの受信とスキャンのみについては料金がかからないため、印刷するかどうかを考えて各種機能の追加などを検討するとよいでしょう。

特にFAXを多用する場合は、機種や機能の事を考えて選ばないとカウンターが多く周り思ってた以上に費用がかかるといった事になりかねないので、自分たちの業務や用途と必要な機能や使い方などをしっかり考えて選びましょう。

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