コピー機のリース契約は1台から可能なのか、
複数台の時は最大何台まで?増やす時のポイントと注意点

コピー機のリースと聞くと、人によっては大企業が一括で大量に仕入れるものとイメージする人も少なくありません。
そういった経緯からか、リースは1台からでもできるのかという質問はよく寄せられます。

コピー機をリースする際に、1台だけでなく数台を同時にリース契約することは、比較的事業規模の大きな企業であれば珍しくありません。
もちろん、逆に1台だけで問題ないという場合も多いと思います。

今回は、リース契約の台数について、基本的な傾向をいくつか紹介していきたいと思います。

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リース契約における台数の考え方

リース契約を行う際には、あらかじめまとまった台数での契約を想定すべきなのでしょうか。
事業規模によっても変わってきますが、必要性という観点で考えれば、単体で考えるのが基本形と言えそうです。

基本は1台単位で考える

実際にリース契約を検討する際は、1台単位を基本として考えるのがスタンダードです。
特に、中小企業・個人事業主のような事業規模の小さい会社であれば、コピー機・複合機は1台あれば十分事足りるはずです。

リース契約は、企業にとっては言うまでもなくランニングコストになります。
複数台あることの利点が感じられない事業規模であるならば、契約台数は必要最小限に抑えるべきでしょう。

もちろん、1台だからリース契約できない、渋られるといった事は、あり得ませんので安心して相談してみましょう。

会社・事業所の大きさによって複数台の契約を考える

会社の規模に対してあまりに台数が少ないのも、それはそれで業務を阻害することになりかねません。
複数の部署を設けているにもかかわらず、台数が1台ということであれば、他の社員に見られたくない情報などが流出することも十分ありえる話です。

同じように、複数の部署の人が1台のコピー機をめぐって、資料の印刷や各種FAXをしたりして進まない、情報が見つからないといった可能性もあります。

社長が一人で会社を見渡せない規模にまで成長したなら、複数台を契約するか、メイン機に対するサブ機として別途新しい機種を購入するかのターニングポイントに入ったと考えて、複数台の用意を検討する必要があります。

どちらがよいのかは環境次第

多人数で仕事をしていたとしても、コピー機を頻繁に使う人が限られているならば、あえて複数台を用意する必要は無いかもしれません。
逆に、少数精鋭で一人ひとりが全く違う仕事をしているのならば、条件に応じて複数台を中古などで用意するケースも考えられるでしょう。

リースという選択肢にこだわらず、必要最小限の機器を準備するのか。
それとも、長く使うことを想定して複数台のリースを組むのか。
他社と比較せず、現在の状況を踏まえて検討する必要があると言えます。

コピー機をリース契約するにあたり、台数の上限はあるのか

1台では間に合わないと判断し、複数台のリース契約を決めた場合、その台数には上限があるのでしょうか。
結論から言えば、具体的な台数が決まっているわけではなく、あくまでも審査に通るかどうかが問題になります。

上限はおおむね500万円が一つの基準

一般的な中小企業を想定した場合、1回のリース契約においては金額の上限は500万円と言われています。
もちろん、審査結果によって上限にも差が生じ、会社によっては上限が300万円・200万円と下がるケースもざらにあります。

具体的な条件を示した方が分かりやすいと思いますので、以下の例で考えてみましょう。

【A社の場合】
審査では500万円までOKだったので、1台150万円のコピー機を2台・100万円のコピー機を2台リースした。

【B社の場合】
審査では300万円までOKだったので、1台150万円のコピー機を2台リースした。

【C社の場合】
審査では200万円までOKだったので、1台100万円のコピー機を2台リースした。

このように、リース会社が認める金額の上限によって、リースできる台数にも制限がかかります。

どこまで認められるかはリース会社の裁量次第

実際に、どれだけの台数をリースすることが認められるかは、リース会社の裁量によって決まります。
大企業であれば、当然500万円のリースでは台数が追い付かないことも十分考えられますから、その場合はより大きな金額での契約を検討することになります。

リース会社もきちんと回収できてこそ黒字になるわけですから、相手が信頼できると判断すれば上限金額も青天井とまではいかずとも平均より遥かに上がる事もありえます。

また、会社の情報がリース料の料率にも影響してきます。

会社の企業情報・属性がよくなければ、リスクが高いと判断されてしまい、料率は上がる傾向にあります。
また、法人と個人事業主とを比べると、やはり個人事業主はリースを組むにあたり不利になるのは否めません。

仮に個人事業主がリースを組める場合でも、以下のような条件があります。

  • 届出は済んでいるか
  • 固定電話はあるか(事務所はあるか)
  • 法人化している場合、代表者が連帯保証人となっているか
  • クレジットカードの支払いなどは滞っていないか
  • 持ち家のローンはあるか

これは当然、法人の代表者に対しても行われる審査です。
上記のような条件を全てクリアして、ようやく1台のリースができるケースも少なくありません。

複数台のリース契約を考えるのであれば、このような傾向を理解したうえで、他の契約形態と比較する必要があります。

上限を決める際、業種は関係しない

なお、コピー機のリース契約については、台数の上限を決めるにあたり業種の違いによって区別されることはありません。
あくまでも、事業実績・代表者の信用によって、その信用は決まります。

怪しまれる一例としては、その規模にふさわしくない台数の契約を検討しているケースが挙げられます。

小さい規模の会社にもかかわらず、コピー機を10台リース契約したいというような場合です。
社内で使用するのではなく、他社へのレンタル・販売を想定しているのではないかと疑わるのは明らかです。

上記の例は極端なものですが、リース会社が利用の実態を想像できない規模でのリースは、疑われるものと考えておいた方がよいでしょう。

コピー機の台数を増やすかどうかの分かれ目とは

コピー機のリース契約にかかる手間を考えると、複数の台数をリースするのは比較的難易度が高いと言えそうです。
しかし、台数を増やした方がよいことは分かっていても、1台でがんばっている会社も少なからず存在し、結果的に社員の負担が大きくなっていることもあります。

台数を増やすべきなのか、もしくは逆に台数を増やさないという判断をすべきなのか、その分かれ目はどこにあるのでしょうか。

オフィス内の配置における問題

社員の人数が増え、印刷の頻度が増えていることが明らかであっても、コピー機を増やすのが難しいという会社は多いと思います。
代表的な理由の一つに、オフィスの広さがあります。

コピー機は場所を取り、しかも精密機器であることから、配置には工夫を要します。
大前提として、できる限り平らな場所に置いておかなければなりませんし、社員の導線を考えた配置にしなければ、使い勝手が非常に悪くなります。

複合機の脇に座席がある社員の場合、頻繁に他のスタッフがやってくることになり、人によっては不快に感じられることもあるかもしれません。
これが2台になったとき、同様の不快感を受ける可能性のあるスタッフは理論上倍になり、席替えを余儀なくされるケースも考えられます。

さらに言えば、作業ができる広さを十分に確保できるかどうかも問題になってきます。
コピー機の前に立って何らかの作業をするためには、コピー機の前方におよそ45cmほどの空間が必要と言われています。

もし、コピー機の横を通路にしたい場合は、間に60cmの空間を設ける必要があります。
全てのオフィスでこの幅を確保できるかと言えば、決して簡単な話ではありません。

なぜ、オフィスの中央にコピー機を配置する会社が少ないのか

コピー機の設置場所として、壁際や柱の隣などが一般的によく想定されます。
しかし、もし導線を考えた配置にするならば、全ての社員が平等にコピー機に向かえる配置が望ましいはずです。

例えば、机の島をはさんで、オフィスの中央に設置するなどのレイアウトです。
一見良さそうに見えるレイアウトが、どうして採用されないのでしょうか。

答えとなる事情の一つに、日本における災害の起こりやすさが挙げられます。
避難経路・デスク周りに、転倒のおそれがあるオフィス家具・機器を置かないのが基本ですから、コピー機も該当します。

また、一度設置した場合、簡単に動かないよう固定するなどの工夫も必要になってきます。
後ろに壁となるものがあるか無いかでは、固定の難易度も自ずと変わってきます。

こうして多くの会社では、コピー機の配置の難しさを実感し、台数を増やすのをあきらめてしまうのです。

配置するスペースがある環境に移るときは、検討の余地がある

逆に言えば、配置できるスペースが十分にあるオフィスへの移動を想定する場合、新しいコピー機を導入するのは十分検討に値します。
だだっ広いオフィスにコピー機が1台だけなら、当然社員の使い勝手も悪くなります。

また、PCからの印刷を考えた場合、1台だけでは十分なパフォーマンスが期待できないことも考えられます。
あまりにもコピー機から席が遠い社員は、まとめて印刷することを考え、結果的に一人だけ仕事が遅くなってしまうことも十分想像できます。

もし、コピー機を置くスペースが余っているならば、社員一人ひとりのパフォーマンスを最大化することを考え、導入を検討してもよいのかもしれません。

1台単位でのリース契約を行うメリットとデメリット

複数台の契約を一度に行う場合に比べて、1台単位でのリース契約を行うと、どのようなメリット・デメリットがあるのでしょうか。
今一度確認しておきましょう。

毎月のランニングコストが複数台に比べて安い

比較した際にもっとも大きなメリットになるのは、毎月のランニングコストです。
1台あたりが同じ価格であれば、複数台をリースするよりも安くなるのは明らかでしょう。
機能面で明確な違いがないのであれば、極力1台で事足りるようにオフィスを構成するのも、費用節約につながります。

操作方法が覚えやすい

同じオフィスに席があっても、コピー機をよく使う人とあまり使わない人とに分かれるのはよくあることです。
特に、外回りと内勤とでは、一日の中でコピー機に触れる時間も大きく異なってきます。

そこで重要になってくるのが、コピー機の操作です。
1台だけを使っているのであれば、当然その使い方に社員が精通していきます。

すると、紙詰まりなどのトラブルの対処法や、凝った使い方を覚えているスタッフが現れるようになります。
内勤のスタッフの中で、いわゆる「コピー機の達人」的なポジションにいる方が、どのオフィスにも1~2人は存在しているものです。

このような傾向は、複数台のコピー機があるオフィスよりは、ニーズが1台に集中しているオフィスの方が生じやすく、なおかつスタッフ全員がよい影響を受けて使い方を覚えていくメリットもあります。

1台が壊れたら仕事が止まる

使用台数が少ない場合に想定されるデメリットとしては、故障が業務にダイレクトに影響することが挙げられます。
文字通り「1台が壊れたら仕事が止まる」可能性が高いのです。

リース契約の場合はカウンター保守契約を結んでいるため、業者は比較的早くやってきてくれるはずですが、他の会社への対応などで遅れている場合、半日~1日をふいにしてしまうリスクさえあります。

問題なのは、1人だけでなく会社全体の動きが止まってしまうため、結果的に来客応対などにも影響を及ぼす可能性があることです。
もし、リース契約を1台しか結んでいない場合は、このような状況に備えてプリンターなどを別途そろえておく必要があるでしょう。

複数台のリース契約を行うメリットとデメリット

1台だけの契約を行うのに比べて、一度に複数台のリース契約を行った場合、どのようなメリット・デメリットがあるのでしょうか。
以下に詳細をご紹介します。

多くの部署で使える

他の社員が印刷した印刷物が出てくるまでの間を、ムダな時間だと感じている人は多いはずです。
コピー機が複数台あれば、それだけ多くの部署でコピー機を使えるようになり、ムダを短縮できます。

よく、一度にたくさんの枚数を印刷しようとする場合、あらかじめ声がけをする会社を見かけますが、このような問題もコピー機が複数あればその分少なくなります。
時間を節約するという考え方においては、複数台の契約にもメリットがあると言えるでしょう。

用途を限定でき、スペア的使い方もできる

複数台のコピー機をリースした場合、それぞれにおいて用途を限定するような使い方が可能となります。
デザイナー事務所などの場合、クライアントのイメージを具体化するため、高解像度の機種とそうでない機種とで用途を分けるケースも見られます。

ただし、実際のところ性能は日々高性能化しており、機能面で大きな違いが見られるケースは年々少なくなってきています。

他には、印刷を主体とした印刷機とコピー機とを使い分けている会社もあります。
複数のコピー機があれば、そのうちの1台に不具合が見つかったとしても、すぐに仕事に大きな影響が出ることはまれです。

他の部署のコピー機を借りるなど、状況に応じて柔軟に対応できることも、分かりやすいメリットになります。

ランニングコストが大きい

多数のコピー機をリース契約するのは、複数台を使えるようになるのと同時に大きなランニングコストを抱えることを意味します。
それが必要性のある出費であれば問題ありませんが、やはり「誰がどれだけ使うのか」を考えて、リース契約を結ぶべきです。

多くの方がご存知の通り、リース契約は締結後の解約が原則できません。
仮に乗りかえを検討する場合でも、一定年数が経過しなければ、かえって損をしてしまう可能性があります。

複数台契約するとなれば、当然1台の時と比べてその分コストは膨らみます。

費用は売上と違い、削減することがそのまま利益につながります。
経営面で直接売上に関係しない費用は、極力削る心構えが大切と言えるでしょう。

この記事のまとめ

コピー機をリースする場合、審査に通った金額の範囲内であれば、理論上は台数に制限なくリースは可能です。
しかし、多くの台数を必要とするケースは、人員だけでなくオフィスの環境にも左右されるため、誰にでも一概にすすめられる提案とは言えません。

印刷機能の向上や、オプションによる機能追加も検討しつつ、それでも間に合わない場合に台数を増やすのが、賢い選択と言えるでしょう。

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