コピー機や複合機を導入する時の代理店選び。
代理店で何が違い、どう選ぶべきかのポイントを解説

コピー機をオフィスに導入しようと思って、色々調べてみると一般的な買い物と大きく違うことに気付かされます。
家庭用プリンターなどであれば、家電量販店に行ったりネット通販などで該当機種を買えば終わりです。

しかしながら、ビジネス向けのコピー機や複合機の場合はこうはいきません。
そもそも一般的な家電量販店などや電気店などに、こういったビジネス向きのコピー機などは置いていない事がほとんどです。

また、メーカーのサイトに行って直接買えば良いと思うかもしれませんが、これもまた基本的に買うのは難しいです。

では、どうやってコピー機を導入するのかというと、多くの場合、メーカーと契約し販売代理店となったコピー機や複合機の代理店から導入するのが一般的となっています。

しかしながら、コピー機の代理店といえど全国各地に大手から中小まで様々で、どんな代理店がいて、中には悪徳代理店などがいるのかなど不安に思う方も多いはずです。

今回は、そんなコピー機・複合機の代理店選びについてまとめてみました。

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コピー機選びの成功には代理店選びも重要になる

これは意外と多くの方が知らない事かもしれませんが、コピー機は先ほども述べたように、メーカーから直接買ったりリース契約を結んで導入するわけではありません。

今のコピー機の場合、多くはメーカーと契約している代理店が窓口となります。
そのため、コピー機そのものをどう選ぶかも大事ですが、そもそもの契約窓口となる代理店の選び方も非常に大切です。

代理店選びを間違えてしまうと、良い機種を選んでいても損をするという事は多々あるくらいに注意が必要なのです。

代理店によって、コピー機自体の性能は変わらない

これは当たり前の話にはなりますが、あくまでも代理店というのはメーカーの商品を扱うのであって、そこに独自の拡張性や機能などを追加するわけではありません。

あくまでもコピー機本体はどこの代理店を選んでも同じです。
となれば、どこの代理店でも良いのでは?と思うかもしれませんが、必ずしもそうとは限りません。

代理店によって仕入れ価格が異なる

代理店もメーカーも、そしてコピー機を導入する企業様や個人事業主様も、誰もが皆、利益を生み出す必要があります。
そのため、買う時はなるべく安く、売るときはなるべく高くと考えるものです。

コピー機の各メーカーも、当然ビジネスですから、全ての代理店にたいして、同じ価格でという事にはなりません。
例えばですが、年間に数百台売ってくれるA社と、年間に1台しか売ってくれないB社では、力の入れようも当然異なります。

そのため、同じコピー機であったとしても、代理店によっては元の仕入れ価格が異なるという場合もあります。
そうなれば、当然ですがリース価格やカウンター料金など、色々なところに差が出てくる可能性は十分にあります。

代理店によって、何が変わるのか

とはいえ、コピー機を選ぶだけでも大変な中、代理店選びでも色々考えなければとなると選ぶ側からすると悩ましい問題です。
そこで、代理店によって何が変わるのかというのを、簡単に説明しておきたいと思います。

大きく変わるのは「価格」と「サポート」となります。
これだけでも、代理店選びがどれだけ大切かというのが、なんとなくわかるのではないでしょうか。

大手代理店のメリットは仕入れ価格

先ほどに書いた通り、やはり多く売っている代理店であればあるほど、メーカーと交渉がしやすくなります。
メーカーにとっても、数を多く売ってくれる代理店はお得意様となりますし、交渉の場についてくれやすくなります。

一方、年間少ししか販売しない代理店の場合は、そういった交渉をしにくい立場になり、メーカーからしても、まずはもう少し売ってから言って欲しいとなってしまいかねません。

全国各地に支店があり、全国でコピー機や複合機の導入をサポートしている代理店ですと、やはり導入台数が中小企業と比べても段違いになります。
そのため、大手の代理店はやはりそういった各メーカーとの太いパイプなどを使い価格がメリットになりやすい点があります。

では大手代理店だから安い傾向があり良いのか?というと、必ずしもそうとは限りません。
大手には大手ならではのデメリットもあります。

よくある注意点としては、大手代理店は結局のところコピー機自体の仕入れは低いものの、それに携わる人員や経費が中小代理店と比べると、格段に高くなる傾向があります。

そのため、仕入れは安くとも社内の諸経費がかかり、結局はそれらがコピー機のリース料に上乗せされやすい傾向もあります。
大手代理店でリース料が高いという場合は、そういった可能性も考えておくと良いかもしれません。

中小代理店のメリットはフットワーク

一方で、価格だけで見たら大手代理店になかなか叶わないといった中小の代理店であっても、戦い方次第で戦えるので今も中小代理店が存在しているのです。
それが、レスポンスの速さなど、フットワークの軽さです。

これはどの業界も同じかと思いますが、大手代理店となるとやはり社員数も多く、ルールやマニュアルなども整備されている事が多いです。
一方、中小代理店となると、社員数も限られ分担作業というより多くの人が様々な業務に携わっています。

そのため、大手代理店ではまたされたり後日に回答であったり、それは難しいです…と言われるような内容でも、中小代理店だと対応ができるといったり、素早い回答が返ってきたりという事が多々あります。

コピー機自体の仕入れ価格は大手ほど優遇されなくとも、中小の場合は携わる人員や様々な経費が大手と比べて低くなる傾向があるため、結果的に中小代理店の方がリース料金は安くなるといった事もあります。

それぞれのメリット・デメリットを知った上で、比較検討するように心がけましょう。

狙うなら、特定メーカーに強い代理店

ビジネスの世界では至極当然ですが、全てのメーカーと代理店が、全て平等に同じ数だけを仕入れて販売するということはありません。
どこかのメーカーとどこかの代理店は結びつきが強く、特定メーカーの機種を販売するのが得意といったこともよくあります。

コピー機でも、今では代理店が多々あり、全国展開しているところから地域密着で行っているところなど様々です。
そのため、中には特定のメーカーだけに絞って、そのメーカーなら負けないといったような一点突破型の代理店も存在します。

もちろん、そういった代理店が絶対に良いということではありませんが、そういう場合は、そのメーカーのコピー機を考えていた場合や、特にメーカーにこだわらず価格重視といった場合には検討余地があります。

特定メーカーに強い代理店の場合は、そのメーカーのコピー機をたくさん販売しているということでもあります。
となれば、そこの仕入れ価格や、サポートの経験や質、様々なノウハウなども他の代理店と比べておおいはずです。

求める機能や価格などによってコピー機も変わりますが、一般的な用途で価格重視としたい場合、そういったところを狙うのも1つの手と言えます。

代理店によって、メンテナンス形態が異なることも

コピー機や複合機の場合、買って終わりではありません。
一般的な機器類などとは違い、インクなどのトナーのことや使い方など含めて様々なメンテナンスが必要になります。

これらのメンテナンスがどうなるかは代理店によって大きく異なります。
コピー機を導入するにあたって、「メンテナンス」をどうするかはどうするかは下記のパターンがあります。

  • メンテナンスは「メーカー」
  • メンテナンスは「販売代理店」

この特徴を一言で言えば、メーカーにお願いする場合、質は良く価格も高い、販売代理店にお願いするケースでは、残念ながら当たり外れが大きい可能性が高くなります。

メーカーサポートと代理店サポートの違い

メーカーがメンテナンスしてくれるというのは、当然質においては心配することはありません。
その機種を作っている人達で、その機種のメンテを専門としているスタッフが見てくれるのでこれ以上はありません。

ですが、あくまでもその機種のサポートやメンテナンスになるため、それら以外の事は相談したり雑談ベースで仕事の話などに持っていく事は難しくなります。

一方で、販売代理店のスタッフがメンテナンスをする場合、メンテナンス時に色々と相談や話などができるメリットはあります。
こういった事で最近困っていてーといったようなことで、色々と相談したり、場合によっては解決法を教えてもらえたりする可能性はあります。

その一方で、当然自分たちの相談だけでなく、代理店からの色々な営業を受ける可能性もゼロではありません。
代理店からしても、せっかく呼ばれたわけですから、何か新しい仕事に繋がることはないか?といった営業目線を持ち合わせていてもおかしくないはずです。

また、それ専門でやってきているメーカーのスタッフとは違い、あくまでも販売代理店のスタッフのため、担当のスキルにバラツキがあることが多く、良いスタッフが付くかは運次第になりがちです。

メーカーのスタッフに引けを取らないレベルのスタッフであれば、メーカーにお願いするより安く同じ質を期待できます。
一方で、あまり言葉が良くないですが能力値としては期待できなメンテナンススタッフが付いてしまった場合、トラブルになりかねません。

メーカーであればメンテナンススタッフにそれなりな人員もいるかもしれませんが、販売代理店の多くでは、メンテナンススタッフは限られた人員で行います。
そのため、あまり良くないと感じたスタッフであっても、ずっとそのスタッフにお願いしなければならない可能性があるのです。

サポートはメーカー、請求などの窓口は代理店がおすすめ

そのため、コピー機や複合機の導入においては、メンテナンスは「メーカー」が担当し、リースなどの請求や様々な窓口を「販売代理店」とするのがオススメです。

メンテナンスをメーカーに委託しつつ、リースの契約などは販売代理店がすることで、メーカーから交渉次第で仕入れ価格を落としてもらい、リースの可決率を上げるなど、この形態こそ、販売代理店の腕の見せ所でもあり、選ぶ基準の1つにもなっています。

コピー機や複合機以外のサポートが受けられることも

コピー機の導入を考えた場合、当然コピー機や複合機の導入の料金やサポートなどを考えて選びます。
しかしながら、ビジネスというのは色々なシーンで、様々なヒト・モノ・ハコなどが必要になるケースが往々にして存在します。

  • 電話回線
  • ビジネスフォン
  • インターネット回線
  • ネットワークの構築
  • オフィスのレイアウト
  • デスクなどのオフィス家具類
  • 様々なセキュリティ対策

コピー機の導入をするということは、新規設立か事業拡大といったケースが多いですが、そうであれば、当然ながら様々なものが必要になります。
そういったところをセットとして相談できるかも1つの選ぶ指標になります。

コピー機専門の代理店は強みはあるけれど他のサポートができない

コピー機や複合機だけの代理店の場合、その道一筋なので強いという面が無くも無いですが、それら以外の導入やサポートは当然できません。

一方で、今ではコピー機などを含めたオフィス系専門の代理店も存在します。
この場合、コピー機だけでなく、電話回線やネットワークなど様々なものを一括でお願いすることもできます。

それぞれを専門代理店で契約した場合、コピー機ならコピー機で、ネット回線ならネット回線で、ビジネスフォンならビジネスフォンでとなり、代理店とやりとりする回数も担当者もその数に応じて増えてしまいます。

人材が多く余裕がある大手企業などであればそこまで問題にならないかもしれませんが、中小企業や個人事業主の場合、契約や導入の相談・打ち合わせに時間を取られてしまい、大きな痛手になりかねません。

専門業者の場合は、コピー機の相談をした翌日、ビジネスフォンの相談をし、その翌日にはネット回線の相談をし、さらにコピー機の再商談をして…といったことになりかねません。

これが、オフィス系をまとめた代理店であれば、コピー機もビジネスフォンも、ネット回線も1つの商談、1つの会社契約だけで行う事ができます。

オフィス系の専門代理店であれば、コピー機専門だけの業者と比べても価格も知識も遜色ないですし、そういった代理店の場合は、まとめて契約を行うことでボリュームディスカウントのように値段交渉などもしやすくなります。

また、今は他のオフィス系の品はいらないなと思っていても、後々になって事業拡大などをしていく際、コピー機だけの代理店だとそういった横展開などが難しい場合があります。

コピー機のリースは複数年での契約になり、契約した代理店とは長い付き合いになります。
そういった意味では、未来のことも考えて代理店選びをしていくように心がけましょう。

この記事のまとめ

コピー機の導入には、今では代理店の存在が欠かせません。
代理店が窓口となり、リースの契約まで行ってくれますので、この代理店選びこそがコピー機の導入においては非常に重要です。

もちろん、代理店にも様々な特徴があり、価格重視、サポート重視、バランス重視などなど、色々あります。
自分たちがどういったところを重視するのかによっても、どういった代理店を選ぶべきかというのは変わってきます。

しかしながら、どういった代理店を選ぶべきかというためにも、そもそもの代理店の特徴や選ぶポイントを知っておかなければなりません。
しっかりと代理店の役割や特徴をおさえて、自分たちにあった代理店を選ぶようにしていきましょう。

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