コピー機のリース期間の平均は5年。
実際に契約するリース期間は自分で決められる?

コピー機のリース契約における平均的な契約期間は「5年」となっていて、多くの代理店が5年を基準に契約を結びます。
しかし、リース契約の期間については、実際のところ3~7年という期間の幅があります。

この時、事業主の方は自社の経営状態やキャッシュの状況などを考えて

  • リースの契約期間は自分たちで決められるのだろうか
  • 代理店側のプランに応じるしかないのだろうか

といった事を考えたり、不安を感じる方も多いと思います。

特に、初めてリース契約を結ぶ場合、平均的な期間は5年だと分かっていても、代理店から「契約期間を6年にすると毎月のランニングコストが安くなる」などと説明されると、心が揺らいでしまうかもしれません。

そこで、この記事では、現代におけるコピー機のリース期間は本当に5年が平均的なのか、契約時にリース期間をユーザー側が自由に決められるのかなど、リース契約期間に関するユーザーの疑問にお答えします。

契約にあたり、短期・長期それぞれのメリット・デメリットがありますから、契約する前に理解を深めましょう。

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一般的なコピー機のリース期間について

まずは、一般的なコピー機のリース期間について、あらためて確認しましょう。

コピー機の性能は年々進化しているものの、法定耐用年数など、リース期間を決定づける事項に大きな変化が見られていないことから、平均5年というリース期間は今後も基準になるものと想定されます。

そもそも、なぜコピー機のリース契約は5年契約が多いのか

コピー機のリース契約について、多くの代理店が5年という期間を設定しているのは、もちろん「単純にキリがいいから」などといった理由からではありません。
5年契約の根拠にあたるものとして「法定耐用年数」という期間があり、事業に使う固定資産のうち、減価償却を行う資産(減価償却資産)に対して設けられています。

減価償却とは、機器・備品等を新品の状態から使い続けることによって、性能の陳腐化・物理的な損耗により、それらの価値が損なわれていくことを会計処理で数値化することです。

例えば、100万円の大型テレビを購入した場合、法定耐用年数は5年となっているので、この価値を5年にわたり償却していきます。

償却方法は複数存在しますが、例えば毎年一定の額を償却していく「定額法」を採用した場合、1年ごとに20万円ずつ帳簿上の価値が減っていき、5年後には1円になります。
減価償却資産は、事業に用いる以下のようなものが該当し、それぞれに法定耐用年数が設定されています。

  • 建物/建物付属設備
  • 構築物/生物(牛・馬など)
  • 車両運搬具/工具
  • 器具/備品
  • 機械/装置

コピー機は、これらのカテゴリのうち「器具/備品」に属しており、正式には「複写機、計算機(電子計算機を除く。)、金銭登録機、タイムレコーダーその他これらに類するもの」として区分され、法定耐用年数は5年の設定となっています。

そのため、コピー機のリース契約期間についても、5年が一般的な契約年数として広く認知されています。

本体・部品の耐久性も、法定耐用年数を想定して設計されている

本来、法定耐用年数という考え方は、すべての事業者が保有している減価償却資産に対して、平等に当てはめることはできません。
コピー機を例にとると、1ヶ月に2,000枚以上印刷するオフィスもあれば、500枚以下のオフィスもあるでしょうから、劣化のスピードも変わってくるはずです。

しかし、事業者ごとに耐用年数を別途見積もるのは面倒な作業ですし、一部の事業者が優遇されるおそれもあることから、法定耐用年数という形で一律に年数を定めているのが現状です。

そういった事情もあり、コピー機のメーカーは、法定耐用年数を想定してコピー機本体・各種部品の耐久性を考慮しているのです。

富士ゼロックスのコピー機を例にとると、各機種の耐久性・寿命は「商品本体の印刷可能枚数もしくは年数」と定義されています。

公式サイトでは、機種ごとに「A4で20万ページ、もしくは5年の早いほう」などといった形で紹介されており、どちらかの条件を満たした段階でコピー機は寿命を迎える計算になります。

※参考URL:https://www.fujixerox.co.jp/support/printer/pr_common/answer/common_573.html

メーカー側で5年という期間が設定されているとはいえ、ページ数の上限は比較的多めに設定されていることから、月々の印刷枚数が少ないオフィスなら、6~7年稼働させたとしても不具合が起きないケースは十分考えられます。

よって、印刷可能枚数が多いモデルをリースするなら、5年を超える期間のリース契約を検討するユーザーがいても不思議ではありません。

ただし、後述しますが、リース契約を5年超の期間で結ぶのは、それ相応のデメリットもあります。
長期間の契約になるため、よほど信頼できる代理店との契約・優良機種の導入を行う場合を除いては、慎重な判断が必要です。

リース期間を平均より短くしたり、長くしたりできるのか

リース契約を結ぶ場合、基本的にユーザーは代理店を通して契約を結びます。
その際、どの代理店でも、リース期間はあらかじめ5年に設定されていると考えている人も多いかもしれません。

しかし、契約期間は代理店の提案できる範囲によって変わるため、プランによっては5年よりも短い・長い期間を設定することができます。
よって、代理店側が複数の契約期間を用意しているなら、5年以外の契約期間も選べます。

ただ、月単位・日単位で契約期間を決めることは、長期契約を基本とするリース契約の性質上難しいことから、フレキシブルにコピー機を使いたいのであれば、レンタルなど別の方法を検討した方がよいでしょう。

短い期間では3~4年というケースもある

短期間のリース契約に関しては、3~4年という期間での契約プランを用意している代理店が見られます。
ただ、主流は5年・長くても6年なので、実際に契約を結びたい場合は、一般的な契約内容と比較検討してから判断しましょう。

3~4年のリース契約を結ぶメリット

一般的な5年契約と、3~4年という短期間でリース契約を結んだ場合とを比較すると、長期契約を結ぶ際に発生するリスクを減らせる点でメリットがあります。
新しい機種が完全に陳腐化する前に入れ替えが可能で、トラブルに見舞われないうちに新しい契約を結ぶことができます。

また、事業が芳しくなくリース契約を途中解約する状況になっても、契約期間を短く設定した分、違約金も少なくなります。
リース契約を1年6ケ月で解約した場合、3年契約なら残存リース料は1年6ケ月分ですが、5年契約では3年6ケ月分と高額です。

リース契約が初めての場合・事業が安定軌道に乗るまで時間がかかることが予想される場合などは、短期間のリース契約にも十分なメリットがあります。

3~4年のリース契約を結ぶデメリット

同じ価格帯のモデルを契約した場合で比較すると、3~4年でのリース契約は、5年契約に比べて返済期間が短くなります。
リース料率は、契約期間が短ければ短いほど高くなり、さらに分割回数も少なくなります。

月々の収入が大きくリース料が大きな負担にならない場合、契約満了後の再リースで長く使うことを想定している場合などは、短期リースは有効な選択肢となるでしょう。
しかし、単純に支払回数・契約期間を減らす目的でリースを組んでいると、場合によっては月々の支払に負担を感じるかもしれません。

また、再リースの際は確かにリース料は安くなるのですが、保守料金などの金額は高くなるケースもあります。
再リースを想定して契約を結ぶのであれば、再リース時のランニングコストも含めて、代理店に説明してもらうようにしましょう。

長い場合は6年・7年契約という選択肢も

短期とは逆で、6年以上の契約期間を設けた場合、やはり5年契約とは異なるメリット・デメリットが存在します。
同じ機種を長期的に使える反面、契約満了までが長いため、トラブルが起こった際の対応はきちんと確認しておきたいところです。

6~7年のリース契約を結ぶメリット

リース契約は、契約期間が長くなればなるほど、リース料率が抑えられます。
そのため「月々のランニングコストは安い方が良い」と考えているユーザーにとっては、メリットの大きい選択肢となるでしょう。

また、リース料率を抑えられるメリットを活かして、5年契約では手が届かなかったハイスペックモデルを導入することもできます。

すべてのユーザーが必要とするわけではありませんが、学習塾などテキストを自前で用意する機会が多い業種などは、仮に事業規模が小さかったとしても、印刷速度・印刷枚数の面で信頼できるスペックが欲しいと考えるはずです。

一度に支払える予算は限られているものの、安定した収入源があり、できるだけ高性能な機種を導入したい場合には、長期契約を検討してみるのも一つの方法です。

6~7年のリース契約を結ぶデメリット

先述した通り、コピー機の法定耐用年数は5年であり、メーカーも法定耐用年数に合わせる形で耐久性を想定しています。
つまり、5年を経過した段階で、そのコピー機はメーカーの想定範囲外で稼働するため、不調・故障の回数が増えるリスクは否めません。

また、機種の印刷可能枚数を超えるような使い方をしているオフィスであれば、その分劣化も早くなります。
機種の個体差・設置場所・土地の気候など、様々な要因からコピー機の故障する確率は変動するため、5年にも満たない段階で不調が目立ち、結果的に残債を抱えたまま入れ替えしなければならない状況も考えられます。

長期的な視点で考えると、法定耐用年数を大きく超える契約期間は、後々ユーザーの決断を制限するおそれがあります。
オフィスの生産性を高めることは重要ですが、本当に同じ機種を法定耐用年数を超えて使う必要があるのかどうかは、冷静に考えることをおすすめします。

おわりに

コピー機のリース期間は、コピー機の法定耐用年数と同様、5年が一般的です。
しかし、代理店側がプランを用意していれば、3~7年という幅広い期間を選んで契約することができます。

契約期間を5年よりも短くすること・長くすることには、それぞれにメリット・デメリットがあり、一概に何年契約がもっとも有利なのかを決めることはできません。
また、法定耐用年数だけでなく、各モデルの印刷可能枚数と自社の月間印刷枚数も考慮して、契約期間を検討したいところです。

総合的に見てプラスになる選択ができれば、作業効率も上昇し、社員のパフォーマンスにも良い影響をもたらすはずです。
相見積もりをもらう際は、契約期間は5年以外にも選択肢があることを視野に入れ、できるだけ多くの情報を提供してもらいましょう。

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