ハガキやA3、分割印刷でもカウンター料金は同じ？
カウンター料金で知っておきたいダブルカウントについて

コピー機を使用する際に、月々の使用料金を計算するのに用いられるのが「カウンター料金」の仕組みです。
コピー機内のカウンターを、サービスマンがメンテナンスの折にチェックして、一定のスパンで印刷された枚数分だけ料金がカウントされます。

その際に、通常の印刷とは少し異なるカウント方式「ダブルカウント」が適用されることがあります。

単純に考えれば、印刷物の枚数分だけ料金が発生することになりますが、その印刷枚数の「カウントの基準」について理解しておかないと、思わぬ出費につながるおそれがあります。

多くのオフィスで印刷されるサイズはA4が多いものの、業種・業態によってはそのほかの用紙・例えばA3紙を多用するところもあるはずです。
年末年始は年賀状の印刷が待っていますし、資料作成にあたり分割印刷や写真印刷を随時行うケースも考えられるでしょう。

こういった、用紙・印刷種類の違いによって、カウンター料金は異なる場合があります。
費用節約を考えながらコピー機を使用する場合、印刷方法とカウンター料金の関係について理解を深めておくことが大切です。

この記事では、基本的なカウンター料金の計算方法についてお伝えするとともに、カウンター料金のカウントの種類・カウンター料金を抑えるための注意点についてご紹介します。

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まずはカウンター料金の計算方法を理解しよう

ダブルカウントなど、カウントの種類を理解しようと試みる前に、まずはカウンター料金の計算方法についてチェックを入れてみましょう。
基本的には、単純な計算式にもとづいて計算されており、社内・オフィスでコピー機を使った際に、どのくらいの枚数が印刷されたのかによって、料金が決まっていきます。

基本はモノクロ・カラー料金を押さえる

多くのオフィス用コピー機では、モノクロ・カラー印刷の2種類が選べます。
総じてモノクロの方が印刷単価は低く、カラーは高めとなっています。

それぞれの計算式は共通しており、【印刷枚数×印刷単価】で具体的な金額が分かります。
印刷単価はモノクロとカラーで異なり、モノクロ1円・カラー10円といったように、モノクロとカラーでは大きく差が生じているのが一般的です。

一部、契約形態やオプションによって金額は変動しますが、公式そのものは変わりません。
カウンター料金は、印刷した分だけ料金が請求される、きわめてシンプルな料金体系です。

原則として、カウンター料金を減らすのであれば、印刷枚数を減らす対策を講じることが効果的です。

写真の印刷・年賀状などの違いで金額差は発生しない

印刷枚数によってカウンター料金が変動すると聞いた人の中には、それ以外にコピー機を利用して料金が発生する場面はないのか、疑問に思う人もいるでしょう。
実際のところ、どんな印刷物を印刷するのか・どんな紙に印刷するのかによって、カウンター料金が変わるケースはほとんどありません。

また、値段が安くなるかどうかという点についても。あまり気にする必要はありません。
A4氏に印刷しようが、年賀状ハガキに印刷しようが、結局のところ1枚としてカウントされることに変わりはないからです。

ただ、年賀状にせよ、写真にせよ、モノクロとカラーの違いはきちんとカウントされます。
また、1枚の用紙に複数のデータをまとめて印刷した場合であっても、そこは1枚としてカウントされますから安心です。

普段オフィスで用いられる用紙サイズの範囲で想定した場合、A3サイズまで1枚扱いのカウントとする機種がほとんどです。
特殊な印刷を試みない限り、印刷物のサイズや質で料金が大きく変わることはないと考えてよいでしょう。

カウントは原則と例外がある

多くの場合、コピー機の印刷物は、A3サイズまで1枚分としてカウントされます。
ただし、これには例外もあり、一部の印刷物はカウンター料金が2枚分以上になることがあります。

製本用の資料を作成する場合、コピー用紙の表と裏に文章を印刷することがあると思います。
これは枚数だけをカウントするなら1枚ですが、印刷した面は2面なので、カウントは2枚分となります。

つまり、コピー機のカウントは枚数と言いながらも「面」が基準となっており、1枚というのは片面印刷を意味しています。
これは印刷物の長さにも共通する考え方で、長尺になると印刷面の長さに応じたカウンター料金が請求されます。

例えば、売り場に使うPOP印刷で大きめの印刷物が必要な場合・旅行会社や観光業などで垂れ幕をオリジナルで作成する場合などは、その分だけカウントがプラスされます。
このように、一部の印刷物に関しては、単純に1枚あたりの印刷枚数だけで金額が計算されない場合があることを覚えておきましょう。

コピー機の「カウント」とは何なのか

先の説明で出てきた単語「カウント」は、一見分かりやすいようで、よくよく調べると区別されています。
具体的には。シングルカウント・ダブルカウント・それ以上といった形で、カウントされる印刷方式の種類が分かれています。

このカウントについて理解すると、コピー機におけるカウントの概念がイメージしやすくなります。
以下に、一般的な例をあげつつ、各種カウントの種類について解説します。

一般的な片面印刷

用紙の片面印刷は、基本的にシングルカウントに区分されます。
会社で必要な資料の作成・官公庁に提出する各種書類など、多くの印刷物は片面・A4以下の条件で印刷することが多いため、シングルカウントという扱いになるでしょう。

これは、他の用紙に印刷した場合・例えばはがきや写真の印刷に関しても、同じ計算となります。
A3までのサイズは基本的にシングルカウント扱いですが、契約内容によってはダブルカウントとして処理される可能性もありますから、注意が必要です。

具体的な事例としては、契約時に費用を抑えるプランを選んだ場合に、A3がダブルカウント扱いされているケースが見られます。
相場観よりも安い契約を結んだのであれば、念のためカウンター料金の基準について確認してみるのがよいでしょう。

表と裏を印刷する両面印刷

用紙の大きさに限らず、両面印刷を行った場合は、ダブルカウントの扱いとなります。
面を単位として計算されるカウンター料金は、用紙の大きさ以上に印刷面を気にして考える必要がありますから、両面印刷の機会が多いオフィスは注意が必要です。

オフィス業務において、両面印刷のメリットは大きいため、諸々の場面で多用しがちです。
それだけに、使いどころを考えて印刷するようにしないと、印刷した「枚数」自体は少ないものの、どんどん費用がかさむといったことになります。

ダブルカウントを避けるためには、両面印刷をする代わりに、片面にできるだけ多くのデータを印刷した方がよいでしょう。
クライアント向け資料など、顧客のために用意する資料では無理があるかもしれませんが、自社で使用する書類の印刷なら問題ないはずです。

もっと大きいケースの場合はどうなる？

ポスター・POP・垂れ幕など、通常のオフィス用紙への印刷とは異なる印刷物を作成する場合、長尺印刷としてカウント方式が変わってきます。
サイズ感に応じて、トリプルカウント以上の金額になることから、金額が気になるようであれば事前にメーカーのサイトを確認しておくとよいでしょう。

機種によっては、区切りのよい長さでない場合であっても、ロールごとに余った長さを記録しているものもあります。
さらに、カラー印刷をした場合は料金も違いが生じてくるため、印刷する際は大ざっぱな計算で印刷しないよう注意しましょう。

印刷料金を少しでも安くするために何ができるか

印刷条件はユーザーによって様々であるものの、特殊な印刷が必要な場面はそう多くありません。
オフィスユースに関する限り、A3よりも大きい用紙・B5よりも小さい用紙を印刷にかける機会はごくわずかです。

ただ、日常的に印刷するものに関しては、カウント数を減らした方が出費を抑えられるため、深く考えずに社員が印刷を行っているオフィスは注意が必要です。
あまりガチガチにルールを決める必要はありませんが、印刷物を減らす・カウントを少なくするために、以下のような方法を取り入れることをおすすめします。

オフィスの全員で「ミスゼロ」を目指す

様々な職種が一つのオフィスに集まる職場でも、バックオフィスがまとまった職場でも、経費節約は大きな課題となります。
コピー機周辺について考えると、やはりプリントやコピーのミスをゼロにすることが、経費節約につながります。

一度コピーをミスすると、コピー用紙一枚が無駄になってしまい、メモ紙のような使い方しかできなくなってしまいます。
オフィスによっては裏紙印刷を試みるケースもありますが。このような使い方はコピー機に負担をかけるため、コピー機の寿命を延ばす点ではおすすめできません。

このように、印刷に関するミスは、一つのミスが単なる無駄で終わってしまいます。

普段から、印刷プレビュー機能を使って印刷ミスを事前に省く・コピー時に本体のディスプレイで印刷イメージをチェックするなど、完成形を想定しながら作業を進めることが大切です。

データや印刷物は極力1枚にまとめる

一つひとつの印刷物は、所定の形式が求められる場合を除き、なるべく1枚にまとめるようにすると効率的です。
カウントを減らせるのはもちろん、書類管理の点から考えても、無駄な印刷物を減らすことにつながります。

オフィスユースでよく用いられる方法としては、2up・4up印刷のように、1つの面に2つ～4つの情報を含める方法が知られています。
情報を紙面に載せるだけで事足りるのであれば、積極的に活用したい方法です。

製本やパンフレットでも、あえて小サイズ化を狙って2up印刷を活用すれば、面を節約しつつコンパクトな印刷物ができますから一石二鳥です。

そもそも印刷しない

身もふたもない言い方になってしまいますが、コピー機のカウントを減らしたいのであれば、そもそも印刷物を作らない・印刷しないことが第一です。

官公庁も含めペーパーレス・ハンコレス化が進んでいる時代ですから、スキャンをメインにデータ管理を行う流れを社内で構築するのは自然ですし、その過程で印刷物の枚数を必要最小限に抑えるフローを作ることも可能です。

幸いにして、各種オンラインサービスが進化したことにより、稟議もオンラインで進められる時代が到来しています。

自分たちがオフィスで取り扱っている情報について、これは印刷する・これは印刷しないという区分けがきちんとできるようになれば、自然と作業効率のアップも期待できるでしょう。

おわりに

コピー機のカウンター料金は、印刷物の「面の数」を基準に、シングルカウント・ダブルカウントといった形でカウントされていきます。

また、A3よりも小さいサイズでの印刷に関しては、基本的にシングルカウントと判断して差し支えありませんが、それ以上となればダブルカウント・トリプルカウント以上の計算になる可能性があります。

何も考えずに両面印刷を多用していると、結果的にカウンター料金がかさんでしまうおそれがあるため、どうしても必要な場合を除いては印刷方法を工夫することが肝心です。
同時に、印刷ミスや無駄な印刷を避け、費用節約につなげましょう。