格安や激安のコピー機はきちんと動く?
激安コピー機についてと契約時の注意点や確認点

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新しくコピー機・複合機を導入する際に、予算の面を重視したいという方は多いです。
経営に関わるなら一層、なるべく費用は抑えたいと思うものです。

そういった観点から、激安リースを検討する方も多くいらっしゃいます。
格安や激安品は、やはりそれなりにリスク要因も増えますが、注意すべき点をしっかり押さえておけば、賢い選択肢の一つにもなり得ます。

今回は、激安リースを契約する際の注意点についてご紹介します。

そもそも激安コピー機・複合機の価格帯は?

一口に激安コピー機リースと言っても、どのあたりの価格帯が「激安」となるのかというのはそれぞれの市場や感性などによって変わります。

それを知るためには、まずは新品リースの基本的な価格帯を知っておく必要があります。
以下に、一般的な新品リースの相場観と、激安リースの相場観をご紹介します。

一般的な新品リースの相場観

新品リースを考える場合、複数の職員が働くオフィスで支障無く使える機能を持つものであれば、本体価格1,500,000円程度が相場になります。
コピー・FAX・プリンタ・スキャナの機能は最低限揃えられますし、A3サイズの印刷物も印刷可能になります。

毎月の支払額については、3年~6年のリース期間によって区分けされる流れになります。
もし、6年のリース期間で計算した場合は【1,500,000円÷72カ月≒20,800円前後】といった概算額となります。

ここから、各会社ごとのプランによって金額が変動し、より安いプランになることもあります。

激安リースの相場観

新品リースの相場観の中でもっとも安い部類に入るのは、月額5,000円程度のリース契約になります。
本体価格自体も総額で1,000,000円を切るため、その分機能も絞られています。

オプション不要・月間印刷枚数は少量といったユーザー向けです。
自分にとって必要な機能が分かっていれば、このクラスでも十分機能しますので用途によって考える必要があります。

中古製品のリース契約である可能性はある?

コピー機・複合機のリース契約は、原則として新品での契約になります。
これは、コピー機・複合機は長期に渡り酷使される環境にあることから、車のような中古リースには馴染まない機器とされているからです。

事実、コピー機の法定耐用年数は5年であり、その期間を越えた段階で資産価値はほぼ0となります。

しかし、一部業者の中には、新古品・中古品を対象とした契約を結ぶ業者がいるとも言われています。
必ずしも全ての業者が該当するわけではありませんが、契約内容をよくよく詰めてみると、実はレンタル契約だったということも考えられます。

激安コピー機・複合機と言えども、基本的にリースを行う場合は新品の機種であると考えてよいでしょう。

新品コピー機・複合機のリースを、なぜ激安にできるのか

リース契約に関する相場観を理解したところで、実際に激安で新品リース契約を実現している業者が、なぜそのような契約内容を実現できるのかについて紐解いていきましょう。

取り扱い台数の多さ

激安リース契約を行える業者の多くは、販売台数の多さやメーカーへの大量発注を軸にしたタイアップという武器があります。

大量仕入れを行うことで、コストを削減したことによって低価格が実現できているという仕組みです。

ただし、全業種・業態一律の契約方式を紹介しておらず、一度相談してみないと詳細が分からないケースも少なくないため、一概に安価だからと言って安易に契約に進まない方が賢明です。

全ての対応を電話・メールで行う

通常、コピー機・複合機の契約は、営業マンが事務所に足を運び、ヒアリング・見積もり提出・契約までの流れを対応します。
しかし、激安業者の中には、人件費がかかるのを防ぐため、全対応を電話・メールで完結させるという業者もいます。

とはいえ、まったく人材を派遣せずに設置が完了するわけではなく、メーカーサービスマンが現地調査を行った後で設置することもあるようです。

直接担当者と会って話をした方が安心できるという方であれば、このような対応に抵抗感を感じるかもしれません。
その反面、少しでも価格を抑えたいという考えであれば、人がなるべく介在しない事で人件費分が抑えられるため、メリットもあります。

地域密着型の少数経営

少人数で経営を行い、地域密着で行っている業者はそもそもその企業自体にかかる経費が少なく済みます。
そのため、自社の利益分を多少少なくして激安リース契約を実現しても、全国展開や規模を拡大しない限り経営ができる場合があります。

そのため、一部の地域限定などで経営を行うところでは激安系は多く見られます。
このような業者の場合は、値段を安くできる根拠が比較的分かりやすいので、素人でも信用しやすい一面があると言えます。

ただ、実際にはやはり全国展開している業者よりは、メーカーとの密着度や仕入れの数などが大きく異なってしまうため調べれば割高になる場合も多くあります。

激安コピー機・複合機リースを契約する際の注意点

激安コピー機・複合機には、言うまでもなく毎月のコストを大きく減らせるという多大なメリットがあります。
しかし、安い価格には理由があり、制限がある場合も少なくありません。

以下に、契約時の具体的な注意点についてご紹介します。

保守契約の種類に気を付ける

保守契約と一口に言っても、いくつかの契約形態があります。
自社の環境や契約内容によっては、非常に不利な契約をせざるをえない状況に陥ることもありますから、注意が必要です。

また、Webサイト上でこれらの保守契約について取り上げているということは、それらの契約を実際に結ぶ可能性があることを示しています。
以下に、主要な保守契約の種類とその違いについてご紹介します。

カウンター保守契約

保守契約の形態としては、最もスタンダードなものです。
カラー印刷・モノクロ印刷ともに1枚あたりの金額を算出し、その中に以下の料金が含まれています。

  • トナー代
  • 保守、点検、修理
  • 部品交換

一般的なオフィスであれば、それなりに印刷枚数が多く修理の頻度も高いため、特に疑問を持たずにカウンター保守契約を結ぶ会社も多いようです。

事実、印刷枚数が多ければ多いほど一枚あたりの単価も安くなることから、コピー機・複合機のリース契約において主流となっています。

キット保守契約

カウンターではなく、専用トナーを基準に料金を請求する契約形態です。
トナー自体を購入する費用の中に、保守・点検・修理・部品交換に関する費用が全て含まれています。

その分トナー代金が高くなっているため、頻繁に印刷をしない、毎月の印刷枚数が少ないユーザー向けの契約となります。

枚数の目安としては、500枚以下が想定の範囲内です。
もし、印刷枚数がこれを超えるようであれば、カウンター保守契約を結んだ方がお得になる事が多いです。

年間保守契約

キット保守契約とほぼ同様で、トナーの購入費用に保守・点検費用が含まれています。
ただし、メーカーによっては、部品交換などが契約内容に含まれていない場合もあります。

キット保守契約よりも印刷枚数が少ないユーザー向けと言えますが、保守内容が削られるのは大きなデメリットになります。

契約内容に部品交換が含まれていないため、何か故障などがあった際、別料金を支払わなければ実質修理が難しい状況になります。

コピー機は、使えば使うほど消耗していき故障や修理が必要になる可能性は上がります。
そのため、費用を抑えた分だけ、この点が後々大きなデメリットとして浮かび上がってくる可能性もあります。

スポット保守契約

故障が発生した際に、その都度保守メンテナンスを行う契約になります。
この場合、派遣費用・修理費用・部品代・トナー代が、必要になる都度かかってしまいます。

多くの場合、中古品の保守契約に用いられますから、新品リースにおいては考える必要のない契約形態です。

激安契約の内容は細かく確認する

激安コピー機・複合機のリース契約に関する情報は、お得意様向けのクローズド案件でもない限り、その多くはネットを経由して契約することになります。

それは、安さを実現するために、会社としても諸々の経費を削減しつつPRをかけているからです。
そのようなサイトの多くは、契約詳細についての実例が載っていないため、見積もりを取ってみて初めて自社に合致する内容であるかどうかが分かる事も多いです。

金額自体について言えば、相見積もりを取って下げられる可能性は十分ありますが、満足のいく契約内容になるかどうかは別問題です。
譲れない条件をしっかり揃えたうえで、交渉に臨みましょう。

オプションが必須になっていないか確認

激安リースを謳う業者には、セット販売などを組み込むところもあります。
例えば、激安コピー機・複合機のみのリース契約以外に、ビジネスフォンなども併せて契約するプランを紹介しているところなどがあります。

このような場合、初期費用や基本料金を無料とするケースが見られますが、当然ビジネスフォン分の費用も別途かかってきます。
もちろん、ビジネスフォン自体が必要になるかどうかはオフィスや業務形態によって変わってきます。

よって、コピー機の月額料金を安くするためにビジネスフォンなどのオプションを付ける必要がある場合、かえって総額が高くなってしまい本末転倒の結果になる可能性もあるのです。

もし、サイト上でオプションに関する記述が見られなかった場合は、きちんと見積書をチェックするようにしましょう。

メーカーによる機能差・性能差は少なくなってきている

各種激安コピー機・複合機リースは、契約条件が多様になったことを示す一つの好例です。
しかしながら、機器に関して言えば、メーカーによる性能差・機能の差は年々少なくなってきています。

それが、激安というジャンルを新たに生んだ理由の一つでもあります。
ここからは、実際に激安コピー機・複合機リースを選ぶ際のチェックポイントについて、踏み込んでいきましょう。

全国展開を行っているか

激安と呼ばれる価格設定でリース契約を行う業者の多くは、コストカットによってそのような営業を実現している側面があります。

その手法は様々ですが、地域密着型の会社であれば、どうしても対応できない地域が生まれます。
よって、せっかく価格帯が希望する範囲におさまったのに、サポート対象外の地域であることから契約が難しいという場面も出てきます。

また、全国展開を行っている業者の方が、相対的に契約数も多くなりますから、利用者にとって有利な条件を提案しやすくなるという利点もあります。
このような理由から、全国展開もしくは全国ネットで対応してくれる業者は有利となりやすいです。

総額でいくらなのか

激安リース契約の広告ページを見ると、その多くが「初期費用0円!」「月々○○円~!」などと宣伝しているのを見かけます。
しかし、初期費用は分かるとしても、月々の金額については本当に総額が最低額で成立するかどうかはプランや契約内容で大きく変わります。

そのため、見積書を確認したところ、思っていた以上に高くなっていたということも少なくありません。

掲載情報量が厳選されている分、かえって十分に契約の詳細が分からなくなっているサイトも見受けられます。
契約を検討する場合、相見積もりを取って競合他社の相場観をつかみましょう。

もし、相見積もりの結果、やはり相場よりもはるかに安いのであれば、契約するメリットは非常に大きくなります。
手間をかけた分、見返りが大きいのも、激安リースの特徴かもしれません。

サポート体制は明記されているか

保守契約一つとっても数種類の契約形態がありますから、サポート体制についてもチェックしておく必要があります。
全国対応であっても、拠点がどこにあるのかによっては、必ずしも思っていたサポートが受けられない場合があります。

また、そもそも拠点の情報がサイト上で紹介されていないケースもあります。
このような場合、実際に契約する段になってから、自社のサポート拠点がどこになるのかを事前に確認しておきましょう。

修理までに時間がかかってしまうようであれば、かえって近場で契約した方が有利になるケースも考えられます。
とはいえ、地方都市であればそれなりにインフラも整っていますから、十分検討の余地はあります。

この記事のまとめ

激安コピー機・複合機リースの契約は、価格面で大きなメリットのある選択肢です。
その反面、性能面で問題があるのではないかという不安を感じるユーザーも、決して少なくありません。

しかし、こと性能面に絞る限り、一般的な使い勝手を求める限りはそれほど機能に差はありません。
保守契約など、毎月のランニングコストとサービスとをシビアに比較する必要があること以外は、ある意味通常のリース契約とそれほど大きな差は無いと言えるでしょう。

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