コピー機の新品と中古、購入とリースについて
それぞれのメリットとデメリットを改めて考えてみる

コピー機や複合機を選ぶ時、選び方や何に重きを置くかは会社によって変わります。
費用面を重視する場合もあれば、機能面を重視する場合もあります。

コピー機においては、新品は中古品のいずれかを選ぶことで、それぞれ費用面や機能面などのメリットよデメリットがそれぞれ変わってきます。

今回は、コピー機・複合機における新品・中古品の違いに焦点を当て、どのようなユーザーが、どちらを選ぶべきなのかについてご説明します。

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新品のコピー機・複合機を選ぶメリット

新品のコピー機・複合機のリース契約を選んだユーザーには、どのようなメリットがあるのでしょうか。
予算面では高い負担に感じられますが、やはり機能面では高い性能が期待できるようです。

機種は最新のものが使える

コピー機・複合機のリース契約を行う場合、原則として新品での契約となります。
そのため、現行でもっとも新しいタイプの機種を利用でき、これこそが、新品をリースする場合の大きなメリットです。

オフィス内ではコピー機は利用頻度が多い機器であり、複数の社員が利用します。
そのため、自宅などのプリンターと比較しても、明らかに消耗が早いという特徴があります。

会計上、ある機器について使用可能な見積もり期間を出したものを「法定耐用年数」と言いますが、コピー機・複合機の耐用年数は「5年」と定められています。

耐用年数を計算する基準は、総印刷・コピー枚数です。
目安は300万枚程度であり、通常使用で最低5年間は持つようにメーカーが設計しています。

この目安は、1分あたり何枚を連続印刷できるかという機能によって変わってきますから、機種のクラスによって枚数は上下するものと考えられます。

新品で5年の寿命であるということは、3年利用した中古品を使う場合、法定耐用年数が残り2年しかないことになります。
また、故障や不具合のリスクもその分高くなりますから、安心して長い間コピー機を使いたい場合は、新品リースを検討する価値は十分にあります。

性能が良いほどカウンター保守料金が安い

コピー機・複合機の性能は、多機能であればあるほど、様々な方向性から語ることができます。
しかし、機能を端的に示しているのは、1分間における印刷可能枚数です。

枚数が多ければ多いほど、多量の印刷・コピーが可能ということなので、その分高性能であると判断されます。

実は、この仕組みをもとに、リース会社はカウンター保守料金の基準を設けています。
具体的には、印刷速度が遅いものは単価が高く、印刷速度が速いものは単価を安くしているのです。

新品のコピー機・複合機は、当然値段は高めですがリースを使えば一括で購入する必要がなくなります。
よって、初期費用を抑えること自体は可能です。

しかし、性能が良い機器はその分リース料金も高くなります。
カウンター保守料金まで高かったら、ユーザーはできるだけ性能とランニングコストとのバランスを取りたいと考え、市場に偏りが生まれます。

すると、高機能・高性能なのに売れない商品が出てくる可能性があります。
高性能なものほど、本体価格以外のランニングコストを安くするにより、市場における平等性を確保していると言えるかもしれません。

支払いは全額経費で処理でき、しかも損金となる

コピー機などの大型備品は、もし会社等で購入した場合、会計処理上は「資産」となります。
一定のルールに基づいて減価償却という会計処理を行うことで、現状の価値に見合った資産として毎年評価していきます。

数年にわたって煩雑な処理を行わねばならないため、大きな金額のものは、価値がなくなるまでの間は全額を経費とすることは難しく、その分会計上不利になるケースがあります。
使ったお金のうち、経費として認められる部分が限られているからです。

これに対して、リース契約により月額費用を支払う形を取ると、毎月の経費として帳簿に計上できます。
さらに、その経費は税額の計算においても、全て損金扱いとなります。

本体分の金額を計上しなくてもよいので、その分税額が増える心配が減ります。
少ない負担で新品を利用でき、なおかつ経費・税制の面でも優遇されていることが、大きなメリットと言えそうです。

新品のコピー機・複合機を選ぶデメリット

良いことばかりに思えるコピー機・複合機の新品リース契約ですが、やはりデメリットもいくつか存在します。
種々の条件をどうとらえるかにより、中古品の購入を検討する必要がありそうです。

保守契約は必須となる

新品を利用するリース契約では、保守サービスへの契約は必須となります。
機械の定期点検や故障時の出張修理、トナーの補充などを無料で行ってくれるサービスです。

では、リース会社はどこからその分の費用を回収するのでしょうか。
それが先ほども少し書いた、各機種によって異なるカウンター保守料金です。

ユーザーは、カウンター料金を毎月分支払うことにより、無料で修理や部品・トナーの交換を受けられるのです。

これは、必須のものと考えればあきらめがつきますが、中古品であれば契約は任意となります。
よって、使う頻度やビジネス形態によっては、想定以上の出費になることも考えらえます。

オフィスにおいて、コピー機・複合機をメインに据えずとも良いのであれば、導入前にプランの見直しが必要かもしれません。

審査を通す必要があり、導入までに多少時間がかかる

中古品と比べると、新品リースは導入に多少の時間がかかります。
その理由は、リース会社による審査時間です。
審査に必要な書類である、財務書類・登記簿謄本・印鑑証明などを揃える時間も必要です。

審査が通って初めてコピー機の発注となりますが、そこからさらに本体設定の時間が必要となります。
ユーザーが希望する機能を組み込むため、発注してから納品までに1週間程度かかることが想定されます。

スケジュールに余裕を持って契約・導入へと移ることが必要です。

原則として中途解約は不可

新品のリース契約は、原則として中途解約ができません。
先に費用全額を支払ってしまえば解約は可能ですが、その場合新品を単純に購入するよりも高くつきます。

どれくらいの期間、同じ機種を利用するのかを想定し、契約する必要があります。
人の流れがある程度固定化されているオフィスであれば、オフィスを移動する機会はそう多くないはずですから、リース契約が向いているかもしれません。

逆に、人の移動が多かったり、新規事業による人材の異動が頻繁に起こる環境であれば、コピー機・複合機をフレキシブルに設置できた方が使い勝手が良いはずです。

よって、その場合は中古品の購入や、レンタル商品を検討すべきでしょう。
中途解約不可という縛りは、思いのほかビジネスにおいて制約を与えることがありますから、慎重に選びたいものです。

中古品のコピー機・複合機を選ぶメリット

新品を手に入れる場合に比べて、中古品のコピー機・複合機を選ぶ場合は、主に予算面でのメリットが期待できそうです。
ただし、原則として中古品においてはリースは存在せず、中古品は購入するという点に注意が必要です。

支払総額の安さ

中古のコピー機・複合機は、10万円~30万円あたりの価格帯で購入を検討することになります。
新品でスタンダードな機能のものを手に入れようとすると100万円~という価格帯になりますから、この総額の安さは大きなメリットになります。

自社においてどの程度の機能があれば問題ないか理解できていれば、良い製品を選ぶことで3年程度は安心して使うことも可能です。
また、現品を見て購入できるため、使い勝手を想像しやすい点も魅力です。

導入の手軽さ

中古品の場合、実際に店舗に存在するコピー機・複合機を購入することになりますから、特段購入に際して特別な契約を必要としません。

また、割賦販売の場合は別ですが、基本的にはリース契約に必要な「審査」を必要としません。
予算さえ許せばローンを組まずに購入できるため、毎月の固定費もかかりません。

一度購入してしまえば、再起不能の状態になるまで、メンテナンスを行うことで利用できます。

支払いを一括で経費処理

会計上、コピー機・複合機を一括で購入した場合、総額30万円未満の機器であれば、支払いを全て経費として処理できる場合があります。
対象者は限定されていますが、経費として全額計上できるのであれば、リースが持つメリットと大きくは変わりません。

よって、30万円未満の中古品を購入する場合は、会計上の恩恵が受けられます。
このような取り扱いを受ける備品を「一括償却資産」と言います。

気になる対象者ですが、以下の条件を満たす方々が対象になります。

  • 青色申告している個人事業主
  • 資本金1億円以下の法人(従業員1,000人以下)

主に個人事業主やいわゆる中小企業が対象になります。
経費処理できれば、減価償却の手間も省け、償却資産税の支払いも不要になりますから、税務上も有利になります。

中古品のコピー機・複合機を選ぶデメリット

一括償却資産となる可能性を秘めた中古品のコピー機・複合機は、確かに予算面では一定のメリットがあります。
しかし、そのことが逆にデメリットへと転ぶリスクもあるのです。

初期費用を準備する必要がある

コピー機・複合機を購入する際に、一括償却資産として処理するためには、30万円未満の支払額を一括で支払わなければなりません。
つまり、購入時に一定の金額を準備する必要があるのです。

毎月の支払額に頭を悩ませる必要はなくなりますが、その分初期にまとまった金額を支払わなければならないため、ある程度の蓄えが必要になります。

独立仕立て、設立仕立てという場合、初期費用がかかるという点はなかなか厳しく要検討と考える方も多く、このあたりが購入をためらう一因となるケースも少なくありません。

カウンター保守料金の金額が新品リース時より高め

中古品は基本的にリース契約は行いませんが、カウンター保守契約は別途結ぶ必要があります。
厳密に言えば契約を結ぶかどうかは任意のため、必要ないと考えるのであれば、契約する義務はありません。

しかし、冷静に考えてみると、中古品を購入して保守契約を結ばないのは、長い目で見て非常にリスキーです。

中古品のため、新品に比べて故障や部品交換のリスクが高くなります。
修理は任意で保守契約を結んでいないとなると、何か起こった時に仕事がストップしてしまう可能性があります。

よって、カウンター保守契約自体は、結んでおいた方が安心できます。
ここでネックになるのが、中古品のコピー機・複合機における、カウンター保守契約の値段の高さです。

新品に比べると料金が割高に設定されているため、思いのほか毎月の負担になることがあります。
ただし、印刷枚数が月間2,000枚未満であれば、新品のリースよりも月額支払料金が安くなる場合が多いようです。

機器の質はピンキリ

中古品の最大のデメリットは、購入する機器の質を選べないことです。
もちろん、機器自体は自分で選べるわけですが、実際に使ってみないとその真価は分かりません。

業者側も動作確認などのチェック自体は行いますが、あとどれくらい使ったら故障するかは、確認するのが難しいというのが現状です。

よって、機種を選ぶ際には完全に自己責任となります。
保証期間や枚数を設けている会社も存在しますが、それほど長い期間には対応していないので、あまり期待しない方が賢明です。

使用年数や製造年月日を確認することで、ある程度予想することは可能ですが、以前どのように利用されてきたかによってパフォーマンスが変わります。
高品質のカウンター保守契約を結ぶことで、予期せぬトラブルに備えましょう。

以前が想定以上に利用されて酷使された機器なのか、想定以上に利用されていない新古品的な機器なのかは、同じ中古品でも全くパフォーマンスは変わります。
ですが、それらを見抜いたりする事は不可能に近く、ある意味では運任せの綱渡り状態とも言えます。

運が良ければ非常に安く抑えられ、運が悪ければ非常に高く付いてしまうという可能性があります。

この記事のまとめ

コピー機・複合機の購入に、良い悪いというのはありません。
ユーザーが求める条件によって、メリット・デメリットが変わってきます。

新品・中古品のいずれを用意した方が良いか、さらにはリース契約とするか購入するか、あるいはレンタルにするのかといったように、組み合わせは様々です。
複数の選択肢の中から、自社にとってもっとも良いものを選ぶためには、自社が置かれている環境や業態を計算に入れる必要があります。

初期費用を安く済ませるのか・ランニングコストの負担を減らすのか、機能を重視するのかなど、十分社内で必要条件を検討してから、コピー機・複合機を導入するようにしましょう。

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