オフィス移転や引っ越しのとき
コピー機や複合機はどうすれば良いのか

事業拡大などの理由により、オフィスを移転するケースは少なくありません。
引っ越しとなると、オフィスにある機器や机などを移動させなければならないわけですが、その際のコピー機の扱いはどうなるのかというのはやはり気になるところです。

移転がほとんどない業種であればあまり気にしなくても良いかもしれませんが、新規開店や店舗統合などが頻繁に起こる場合などは移転の事も考えてコピー機の導入を検討しておく必要があります。

今回は、実際にコピー機を移動させる際の注意点にも触れつつ、オフィス移転時のコピー機の移動についても紹介していきます。

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コピー機が「自社所有」か「リース会社所有」かで大きく変わる

移転の際に大切になってくるのが、所有についてです。
現在自社で使っているコピー機は、自社で一括払いなどにより購入したものか、それとも、リース会社が所有者であり、あくまでもリース契約により会社に配置しているものかで大きく変わります。

それぞれの違いによって取り扱いが異なりますから、その点には注意が必要です。

自社所有であれば備品扱いとなり、そのまま引っ越して問題ない

まず、自社で購入後所有しているコピー機であれば、基本的には備品扱いになります。
中古品のコピー機なども、その多くは自社所有扱いと考えてよいでしょう。

小さな機器であり、購入先で保証がついているものであれば、特段コピー機を移動する際に連絡を取り合う業者はいないはずです。
よって、機器を安全に運搬する技術・設備があれば、気兼ねせずに移動させることが可能です。

ただし、カウンター保守契約などを別途結んでいる場合であれば、念のため事前に業者に連絡を入れておきましょう。

リース契約をしているのであれば、リース会社とのやり取りが必要

リース契約したコピー機を使っているのであれば、リース会社もしくは販売会社に、移転が決まった段階で連絡を入れておく必要があります。

契約の段階で、リース会社などには契約者(会社)の住所・電話番号なども登録されていますから、それらが今後変更になる旨の連絡をしておかなければなりません。

面倒に感じる方もいるかもしれませんが、これには理由があります。
それは、リースしているコピー機の所有権は、リース会社にあるからです。

契約書によっては、移転に際し別途取り決めを定めている場合もありますから、事前に内容を確認してからスケジュールを立てましょう。

どちらの場合も、移動させる際には専門業者に輸送を依頼しよう

所有・リースのいずれかによって手順は多少変わりますが、コピー機・複合機などの運搬については共通して行っておきたいことがあります。
それは、いずれの場合であっても、移動させる際には専門業者に輸送を依頼することです。

自宅で使うような小さな家庭用プリンターであれば、自分なりの梱包でも十分持ち運びは可能です。

しかし、コピー機・複合機というのはいわば「巨大な精密機器」です。
複数の機能が一つにまとまっていることから、取り扱いにも注意しなければなりません。

ちょっとした振動・衝撃が、中に不具合をもたらして誤作動・故障の原因になることも十分考えられます。
そして、大きいサイズのものであれば、本体自体もそれ相応に重いため、転倒のおそれや誤って壁にぶつけてしまうなどのリスクも高まります。

リース会社所有の場合は、そもそも所有者ではありませんから、契約書や取り決めに従って手続きを進めるようにすることが大切です。

むしろ心配なのは、コピー機を自社で購入している場合です。
コピー機を購入している場合、家電などと同様、保証期間の終了後は修理が実費となります。

万一、自分たちで運搬した際に不具合が生じてしまったら、業務に影響を及ぼすのみならず、高額の修理費用が発生する可能性もあります。

そのような理由から、オフィス移転を行う場合、専門業者もしくはメーカーへ連絡するのは必須と言えます。
専門業者はノウハウを持っているので、できるだけ振動を与えず、慎重に丁寧に運んでくれます。

仮にオフィス移転した後に不具合が生じても保証がききますから、餅は餅屋ということで必要経費と考えておきましょう。

取り外しから設置までの注意点

コピー機・複合機の運搬は業者に依頼するとして、運搬前に行う配線の取り外しや、新たな設置場所などの選定はどうすればよいのでしょうか。

業者からも意見をもらうことはできるでしょうが、最終的に使用するのは社員たちですから、やはり自分たちでレイアウトなどを決めておく必要はあるでしょう。

配線は業者に依頼する前に確認しておく

コピー機・複合機を設置する際に、気にしておきたいのが配線です。
オフィスの場合、複数人が一つの区画で仕事をすることになるため、効率的な配線が必要になってきます。

デスクの島で配線トラブルが起こると、その一帯で仕事が滞ることも珍しくないため、事前に誰がどこで仕事をするのかは決めておく必要があります。

また、配線自体は業者側で行ってくれることが多いですが、どのように配線して欲しいのか、要望は伝えなければなりません。
新しいオフィスのコンセントがどこにあるのか、LANのハブをどうするのか、コピー機・複合機の配置スペースは十分な机の配置ができているかなど、決めなければならないことは数多くあります。

配線について言えば、取り外してから新たに設置するとき、思っていたよりも導線がかさばってしまい、結果的にタコ足配線のような状況になることも珍しくありません。

電力使用量が許容範囲を超えることによって、ブレーカーが落ちて停電が起これば、社員のPCにも影響がでるため、できる限り余裕を持った配線が必要になります。

業者に依頼する前に、上記を考慮した配置を社内であらかじめ決めておけば、無駄に時間や労力をかけずに配置できます。
段取りは事前にきちんとしておくようにしましょう。

設置場所・向き・傾きには要注意

コピー機・複合機を設置する場合、その場所についても考慮しておく必要があります。
オフィスによっては、過去にコピー機が配置されていたことが分かるスペースを見つけられることもありますから、使い勝手のよいポジションに配置することを心がけましょう。

注意すべきは、コピー機を使えるだけのスペースを用意するだけではダメだということです。
メンテナンスに必要なスペースは、前後左右に確保しておかなければ、サービスマンの仕事に差し障りがあります。

ゆとりを持った配置を考え、状況によっては机の配置構成も変えてしまいましょう。

環境面でも、コピー機が精密機器であることを忘れない配置にすることが大切です。
直射日光が当たる位置・結露が出る窓際・給湯室など水周りや湿気の多い場所・埃っぽいところや潮風が入る場所への設置は避けなければなりません。

ほかには、磁気を発する機器の近くでも誤作動を起こすリスクがあります。
家具の中にもマグネットが使われている場合がありますから、ドア近くなどに配置するのも故障の原因になる可能性があります。

PCに極端に近い位置や、スピーカーの近くなども、設置場所としては適していません。

使い勝手の面で言えば、意外と大事なのが「設置する方向」になります。
モデルによっては、壁に密着させて設置したがために、トナーの交換に支障をきたすケースがあります。

設置後の移動は、再度移動させるために手間や負担がかかりますから、向きは入念に考えておきましょう。

もしも迷った場合は、専門業者に任せてしまうのもよい方法です。
他の会社のレイアウトを参考にして、適切に判断してくれることでしょう。

周辺機器とのバランスはどうか

設置する場所をよくよく考えておかないと、周辺機器に電波障害などの影響を及ぼすリスクもあります。
複合機ではFAXを使うことから、通信面での注意も必要です。

ありがちなのが、店舗などでコピー機の近くにテレビ・ラジオがある場合です。
電波の乱れ・ノイズ発生などの影響を及ぼす可能性がありますから、設置する場合は対象から離して設置してください。

コピー機とコンセントを一緒にしている周辺機器の場合も、トラブルに見舞われるケースがありますから、延長コードなどは使わずコピー機単独でコンセントを使うようにしましょう。

PCとの連携を考えるのであれば、誰もが簡単に手が届く位置に極力配置することが大切です。
こればっかりはスペースの面からも100%揃えるのは難しいところですが、事前にそれぞれの業務内容が十分把握できていれば、印刷の頻度が多いスタッフを手前に配置するなどして対応できるはずです。

移転における費用面からコピー機の移動を考える

コピー機・複合機は、配置の面からメリット・デメリットを勘案していくと、やはり専門業者に運搬と配置の依頼をかけることが望ましいです。
しかし、費用面を考慮すると、果たしてどれくらいの負担になるのでしょうか。

専門業者に移転を頼んだ場合の費用

移転に際し、コピー機・複合機の運搬を専門業者に依頼した場合、どのくらいの金額になるのか、結論から言えば、業者によってピンキリという点は否めません。

というのも、オフィス自体の引っ越しを業者に依頼するのか、コピー機・複合機の運搬を単品で依頼するのかによって、金額や手間も変わってくるからです。

ただ、オススメはやはり引っ越し自体も手伝ってくれる業者と言えます。
オフィス移転には「トータルコーディネート」の面で考慮すべき点が多いというのが理由です。

仮に、コピー機・複合機の移動だけを依頼した場合、機器を新たに配置する環境によって、見積もりの値段が変わる場合があります。
移動距離による価格の変動はもちろん、2階以上のオフィスにおけるエレベーターの有無・階段を使うか否か・何らかのツールを使うかなど、条件によって値段が変わってきます。

しかし、引っ越しの全てを手伝う形で取り組むのであれば、業者としてもディスカウントの要素を取り入れやすくなります。
極端な話、コピー機の運搬費用は無料になるケースもあるのです。

作業員1人とトラック運賃を含めて40,000~50,000円程度で考えるか、コピー機の移転だけに20,000円支払うのかを考えた際、どちらが有利になるかはオフィスの規模によるところでしょう。
しかし、手間や保証を考えるのであれば、前者の方がおトクに感じられます。

また、小規模ではなく中規模、大規模となると当然自社で移転を考えず専門業者を入れるのがほとんどですから、その時にコピー機も一緒にお願いするのが一般的です。

極力社内スタッフだけで引っ越しを済ませるかどうか

仮に、引っ越し全般を業者に依頼したとしても、多くの場合、全ての作業を作業員にやらせるのは現実的ではありません。
スタッフが複数人いる会社の環境であれば、引っ越しを済ませるのに人手は多い方がよいからです。

よって、重要な機器の運搬は専門業者に任せ、そのほかの備品などは社内の人間で行うという方法も十分考えられます。
このあたりは、引っ越しに割ける人数と相談する必要がありそうです。

作業員の人数を増やせば、より効率的に引っ越しを進めることが可能になります。
しかし、その分一人頭の費用がかさみます。

1円でも安く済ませるか、引っ越し後の作業効率を考えるかで、選択肢が分かれると言えそうです。

スケジュールは綿密に組んでおく

いずれの場合であっても、オフィスの移転は社員だけが関わる問題ではないため、綿密なスケジュールを立てる必要があります。
全体のスケジュール感が一目で分かるものを作っておき、引っ越しに必要な作業それぞれの工程表を用意しておくと、社員全員が管理しやすくなります。

会社の規模が大きくなれば、責任者を選んだ方が効率的です。
レイアウトを作り、必要な環境・物品などをまとめたチェックリストを作っておくと漏れがありません。

そして、インフラに関わっている業者から見積もりを取りましょう。
電気系統・ビジネスホンなどの電話関係・社内LANなどのネットワーク環境整備業者・内装工事・引っ越し専門業者と、幅広い業者へのアプローチが必要です。

建物自体を新築するのであれば、工事の状況も把握しておかなければなりません。

細かいことを言えば、金融機関・官公庁への届け出関係も忘れないように行わなければなりません。
個人の場合に比べて圧倒的にやることが満載なので、担当者に抜擢されたら、極力一人で悩まないようにしましょう。

一人で悩んでスケジュールを遅らせても、会社にとって何のメリットもありません。
協力体制を築きつつ、スケジュールを綿密に組むことを考えましょう。

この記事のまとめ

オフィスを移転する際、コピー機の取り扱いには注意が必要です。
会社だけの問題ではなく、業者・リース会社といった各方面との連携が大事になってきます。

予算面で納得のいく見積もりをもらうことも大切ですが、それ以上に自分たちが将来どのような環境で働きたいのかを優先し、確実に準備を進めていきましょう。

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