事業主には常につきまとう悩ましい問題？
コピー機のリース契約と一括購入はどちらが得なのか

オフィスで使用するコピー機を手に入れる方法は、大きく分けてリース・レンタル・購入という選択肢があります。
その中で、リースにするか購入にするかという問題は、多くの総務職・事業主を悩ませてきたところだと思います。

実際にコピー機を導入しようとすると、それなりな価格になり大きな買い物であることは間違いありません。
だからこそ、一番お得な方法を探すのは事業者として至極最もで当たり前でもあります。

今回は、コピー機を手に入れる方法の有利・不利という視点から、リースと現金一括購入のどちらが“お得"なのか、掘り下げて紹介してみたいと思います。

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リースでコピー機を手に入れるメリットとは？

今やコピー機の導入において、最も一般的でオーソドックスなのがリースです。
しかしながら、やはりまだ「リース」という単語自体に拒否反応を示してしまう人も少なくありません。

もちろんリースがダメなのではなく、過去に悪徳業者がリースを悪用したという事もあるため、リース契約と聞くとつい身構えてしまうのですが、今一番契約として多いのがリースという事で、メリットも多々あるものです。

リースを使うことで、予算的にオトクになる部分とは、具体的にどのようなものがあるのでしょうか。
以下に詳細をご紹介します。

新品のコピー機が格安で利用できる

コピー機のリース契約は、基本的に新品のものが対象になります。
そして、【本体価格×リース料率】分をリース料として毎月リース会社に支払うことになります。

総額としてみれば、新品を一度に購入するよりもリース料率分は高くなってしまっていますが、月額での負担額は新品を一括で購入するよりも圧倒的に安いため、まとまった出費を抑えたい方にとっては有利な選択肢の一つとなっています。

保守契約もリース会社との契約段階でカバーできる

リース契約を結ぶ場合、同時にカウンター保守契約も結ぶことになります。
印刷枚数に応じた料金が定期的に請求され、ランニングコストとなる点はリース料と同じです。

支払いの期間が決まっていることからコスト準備の対策が立てやすく、印刷枚数に応じた料金設定となっている点は、経営者目線で見ると大きなメリットとなります。
リース契約の時点で同時に契約を締結することがほとんどですから、手間もそれほどかかりません。

またリース契約と同時にカウンター保守契約を結んでいる方が、購入後に単独で保守契約を結ぶよりも、コピー機の機種や価格帯などによっては、色々と交渉したり安くしてもらえたりする事も可能です。

コピー機や複合機のカウンター料金や保守契約について

経理処理を全額経費扱いでき、複雑な処理を必要としない

リース料金は、経理処理の面で煩雑さが少ない特徴を持っています。
基本的には費用として処理する形になり、税務上も損金扱いとなりますから、自社にありながら資産として計上する必要がありません。

自社で固定資産を所有した場合、減価償却の計算をする必要があり、コピー機にかかる動産保険などの費用も別途かかります。
所有したとしても、ランニングコストの計算や償却資産税の計算が必要になってくることから、経理的負担を考えてリースという選択肢を選ぶことも十分考えられます。

パッケージプランなどの選択もできる

リース会社によっては、契約条件に応じてリース料のディスカウントを行っていることがあります。
プランによって諸々の条件に分かれていますが、もともとのリース料よりも安くなることから、会社によってはランニングコストが大きく抑えられます。

購入の場合は、現金値引きに応じてくれる場合とそうでない場合とに分かれますし、業務用の場合は特に値札があってないようなものですから、候補の値段を複数調べておかないと損をする可能性もあります。

とはいえ、リース契約にもピンからキリまでありますから、コピー機を手に入れるうえで事前の情報収集は多少は必要と考えておいた方がよいでしょう。

性能が落ちれば乗換えが合法的に可能

同じコピー機を数年使っていると、当然型落ちしますし、性能も劣化していきます。
事業によっては急成長したり、転換したりと今使っているコピー機の機能では不足したり、逆に機能過多となる場合もあります。

そんなとき、リースであれば新しい機種に乗り換えることが合法的に可能になります。
本来リース契約は途中解約は不可であり、満了が基本ですが、数年使ってから性能が落ちたり、故障が多くなったりした場合は、残額のリース料を組み込んで新しい機種を契約できます。

万一性能に不満を感じるようになっても、費用を抑えつつ新しい機種を使うことができるため、ことコピー機のリースにおいては、対応力の高い契約形態と言えるでしょう。

コピー機や複合機のリースの乗り換えは大変？お得な乗換え方法とは

リースでコピー機を手に入れるデメリット

このように、全体的に毎月の費用を抑えるのには適しているリース契約ですが、契約期間の長さによるデメリットも存在しています。

解約が原則できず、数年間はランニングコストに縛られる

もっともユーザーにとって負担が大きいと思われるのは、原則として解約がきかない契約形態であるということです。
コピー機のリース契約は、5年が一つの目安になっていますが、その間同じコピー機を使い続ける必要があるのです。

解約が原則できないということは、契約期間の数年間は、ランニングコストに縛られてしまうことを意味します。
何か新しい事情が生まれても、気軽に解約できないため、それが重荷になってしまう点は否めません。

コピー機や複合機のリース契約は途中で解約できるのか

基本的に故障はユーザーの責任になる

リース契約において特徴的な考え方の一つに、契約以前に見つかった瑕疵以外は、基本的にユーザーの責任になるというものがあります。
万一瑕疵が見つかった場合でも、ユーザーはリース会社でなく、メーカーに直接損害賠償を請求しなければなりません。

もし、故障後に契約を解約したいという場合であっても、違約金を払う必要があるのです。
ただ、それではあまりにもユーザーが不利になってしまいますから、リース会社が総合動産保険に入ることによって、故障時などの条件に応じた保険金を請求し、差額をユーザーが支払うことになります。

リース契約中のコピー機が壊れたら解約は？損害賠償金や動産総合保険について

そもそも契約できないケースもある

リース契約は、3～6年という長期間にわたっての契約を結ぶことになるため、そもそも契約できないというケースも珍しくありません。
新規開業者が不利になるのはどの分野においても同じですが、契約者の借金の状況やクレジットカードの未払といった理由から、契約を結べないこともあるのです。

仮に、現在は仕事が軌道に乗っていたとしても、過去に未払を起こしていた場合は、信用情報に傷がついた状態です。
情報がリセットされるまでには、最低5年という期間を要するため、それまでは契約を我慢する必要があります。

リース会社との連携を密に取らなければならない

リース契約によってコピー機を手に入れた場合は、何をするにもリース会社との連携を迫られます。
これは、リース契約におけるコピー機の所有者が、リース会社であることが理由になります。

事務所の移動はもちろん、場合によっては階数の移動などについても、リース会社への連絡を行わなければなりません。
100％自分の好きにコピー機を使用できないというのは、業種によってはデメリットになるかもしれません。

リース契約後は、購入・レンタルという契約形態に乗り換えるのが難しい

リース契約は長期の契約であり、毎月ごとの支払にする代わりに、高性能の新品コピー機を利用できるという点がメリットです。

しかし、コピー機は精密機械でありながらオフィスでは酷使されがちな機器でもあります。
ランニングコストに大きな変化をかけたくないのであれば、選択肢が乗換え以外はほぼ無い状況と言ってよいでしょう。

中途解約には違約金を支払う必要があり、そこまでして購入・レンタルという形態に移るのは、非常に損に感じられます。
実際、期間満了前に乗り換えることを検討するユーザーは多いのですが、なかなか踏ん切りがつかないケースもよく見られます。

現金一括購入でコピー機を手に入れるメリット

続いては、まとまったお金が用意できる場合に、現金一括購入でコピー機を購入するメリットについてご紹介します。

欲しいタイミングですぐに手に入る

現金一括購入の最大のメリットは、コピー機が欲しいタイミングですぐ「自分のものとして手に入る」ことです。

お金を支払った段階で、それはもう自社の資産です。
リースのように、何かとリース会社に伺いを立てる必要もなく、誰にも気兼ねなく使用できるのは、精神的にとても負担が少なくなります。

お金はすでに支払っているのですから、極論を言えば、どのように使おうとその会社の自由ということになります。
引っ越しが多かったり、レイアウト変更をしたいなど、契約に縛られない自由さが欲しいのであれば、一括購入はメリットの大きい選択肢となるでしょう。

金利に聡い経営者は購入という選択肢を選ぶ

経営者は、もれなく資金繰りのことを頭に入れておかなければなりません。
目先の損失だけでなく、数年先のビジョンも含め、さまざまな選択肢を考慮していかなければなりません。

金利に対して厳しい目を向ける経営者は、資金に余裕がある場合、現金での一括購入という選択肢も視野に入れています。

リースは現物が自社に存在するため、なかなか金利という概念でリース料をとらえにくいところですが、れっきとした「借金」の一種です。
長期にわたって会社の行動を制限されること、特に金銭面での拘束に抵抗を感じる経営者は、一定数存在しているのです。

減価償却を行うことで費用計上が可能

もし、自社でコピー機を購入した場合は、経理上は減価償却を行って、費用計上をすることになります。
価格によっては購入して1年で費用として処理するケースもありますが、中古で最低限の機能しかない機種であったとしても、10万円は超えますから、費用を一括で計上するか、数年にわたって計上するかを選べます。

当然、新品で高額になれば、その分金額も継続して費用計上できる期間も長くなります。
経費処理の選択の幅が広いのは、償却資産として認められる一括購入ならではの嬉しい悩みと言えるでしょう。

法定耐用年数は最大5年

コピー機の償却資産という面にスポットを当ててもう少し掘り下げると、法定耐用年数の考え方があります。
コピー機は、新品で法定耐用年数が最大5年となっているため、新品での一括購入であれば、償却期間を最大5年見込めるということです。

例えば、100万円で購入したコピー機を、20万円ずつ毎年経費計上することもできるため、他の原価償却資産と合わせれば、税額を長期にわたり抑えられるメリットもあります。

付属品が手に入ったりポイント還元などが受けられたりする

業務用コピー機を新品で購入する場合、自社の環境に合致したオプションを追加して購入できます。
商品によっては、付属品があらかじめ付いている場合もあります。

あまり選択肢として選ばれることはありませんが、家電量販店などで購入した場合は、その分現金値引・ポイント還元を受けられるメリットもありますから、お店を選べばオトクに買い物ができます。

現金一括購入でコピー機を手に入れるデメリット

コピー機の現金一括購入によって得られる自由は大きいものですが、その自由と隣り合わせのデメリットもあります。
以下に詳細をご紹介します。

新品コピー機の場合はまとまったお金が必要

性能を重視するのであれば、やはり現金一括購入であっても新品のコピー機を購入したいところですが、オフィス仕様のモデルで考えると、どうしても100～150万円という出費が一度に必要になります。

まとまったお金が用意できなければ、新品の一括購入は難しいですし、そのためにお金を借りるのも本末転倒です。
本当にコピー機に対してその投資が必要かどうかは、事業規模の大小にかかわらず考えておいた方がよいでしょう。

中古で購入する場合は不具合のリスクも検討する必要あり

安価で必要十分の機能を備えた機種を選べれば、中古のコピー機も十分魅力的な選択肢と言えます。
しかし、中古の場合は新品と違い、選んだ個体ごとに個性があり、購入後いつまで壊れずに稼働するか判別しにくいデメリットもあります。

使えそうだと判断して購入し、3ヶ月で故障してしまったら目も当てられません。
最低保証期間など、不具合が起こるリスクも検討したうえで、購入時に保証内容をしっかり確認しておきましょう。

カウンター保守や動産保険を別途契約しなければならない

リース契約の場合は、そもそも新品しか選択肢がありませんし、カウンター保守契約も同時に結び、総合動産保険はリース会社持ちです。
しかし、現金一括購入であれば、別途カウンター保守契約を保守業者と結ばなければなりません。

そのほか、動産保険にも入っておく必要があるため、仮に現金一括購入でコピー機を手に入れたとしても、まったくランニングコストのないままコピー機を利用することはできないのです。

また、リースと同時契約に比べると保守契約なども単独の場合はプランなどの割引きなどもない可能性があります。

毎年の経理処理・税務が若干面倒になる

コピー機を購入する場合のメリットとして、減価償却が数年にわたって適用される点をご紹介しましたが、その分経理的な負担がかかります。
社として経理部・経理課を擁している事業規模であれば問題ありませんが、経理処理や税務が若干面倒になるデメリットは否めません。

とはいえ、行う処理は毎年同じで、処理方法によって金額が若干変わるだけですから、会計ソフトによる管理ができていれば大きな問題にはなりません。

処分する手間がある

リース契約の場合は、基本的に契約が満了した段階でリース会社が本体を回収します。
よって、ユーザー側が処分する必要はありません。
しかし、自分で購入した場合は、最後まで面倒を見なければなりません。

多くの場合は自治体が決めたルールに基づいて処分することになりますが、状態が良ければ売ってしまうという選択肢もないわけではありません。
ただし、諸々の契約は解除しておくのを忘れずに。

業務用コピー機や複合機の処分方法。家庭用との違いや注意点

予算による選択肢の優劣

ここまで、コピー機のリース契約・現金一括購入を比べ、それぞれのメリット・デメリットも合わせてご紹介してきました。
続いては、予算面における有利・不利を特に考慮して、それぞれを比べてみたいと思います。

審査が通るのであればリース契約のメリットは大きい

もし、リースの審査自体が通るのであれば、リース契約を結ぶメリットは大きいと言えます。
確かに一括購入によって長期的なランニングコストは抑えられますが、毎月かかる費用を安く抑えられれば、特段一括購入にこだわる必要はありません。

リース料率は概ね110～115％になりますが、期間で考えれば必ずしも高利というわけではありません。
経営上投資すべき部分は、事務面以上に営業面が重要になってきますから、事務費用を抑えることは経営戦略において基本的かつ重要です。

実際にコピー機を導入する企業や事業主の多くがリース契約を選択しているという事からもやはりメリットが大きいというのがわかります。

新規事業者・審査に落ちた場合は購入を検討

審査に持ちだす実績自体に乏しい新規事業者や、残念ながら審査で望ましい結果につながらなかった方は、購入を検討せざるをえません。
しかし、リース契約がそもそも借金と同じ性質を持っている以上、審査に通らなかったこと自体を悲観する必要はありません。

一括払いについて費用を捻出する必要はありますが、3～6年にわたる長期のランニングコストを支払う必要はなくなります。
一括購入できれば、最初こそ痛い出費に感じられますが、後々の負担は軽くなります。

スポットで必要になる場合は購入の方が有利か

このほか、スポットでコピー機が必要になる場合も、現金一括購入の方がメリットの大きい選択肢と言えそうです。
リースは場所が制限され、移動させるにも事前の連絡が必要なことを考えると、やはり自社所有の方が機動力について勝っているものと思われます。

部署・オフィス間の移動だけでなく、イベント時の緊急使用など、幅広い用途に応用できる点では、リースよりも購入の方が有利と言えそうです。

この記事のまとめ

コピー機のリース契約と現金一括購入、それぞれの場合においてメリット・デメリットをまとめてみました。

どちらが優れていて、どちらが悪いといった事は決してありません。
総合的に見て、長期にわたり安価に使えるリースはオトクに感じられますが、オフィスが小さかったり、用途が往々にして変わったりするほどの事業規模であれば、機動性の高い現金一括購入にもメリットはあります。

ただ、契約面での手厚さはリースが有利であり、長く使うならばサポート体制が整っている方を選ぶのが賢明と言えるでしょう。

自分の事業形態や資金繰り、そもそもリースの審査が通かどうかなど色々なことを考えて考慮してみましょう。