知っているようで実は知らない?
コピー機、複合機、プリンターは何がどう違うのか?

今やオフィスのみならず、家庭でも用いられる機会が増えた印刷機器。
コピー機・複合機・プリンターなど呼ばれ方は様々ですが、具体的にどこがどう違うのか、いまいちピンと来ていない方も多いのではないでしょうか。

今回は、それぞれ「コピー機」「複合機」「プリンター」の特徴と違いについてご紹介していきます。

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コピー機とは

コピー機の正式名称は「複写機」と言い、1枚の原稿を2枚以上に複写する際に用いる事務機器のことを指します。
厳密に言えば、文書や図面、書籍といった原稿を、同じ規格の大きさ、もしくはそこから拡大・縮小した状態で、原稿の複製(コピー)をつくるための機械になります。

複合機の基盤となった機械でもあり、機能はコピー・プリントに特化しています。
コンビニなどで導入された事もあってか、呼び名としてはコピーできる機器=コピー機と呼ばれる傾向が強くあります。

ただし、現代においては、オフィス使用を想定したモデルにおいて、コピー機能“のみ”で販売されているものはほとんどなく、後述する複合機がほとんどと言っても過言ではありません。
しかし、呼び名だけに関しては、上記の通りあまり複合機と呼ばずにコピー機と呼ばれるままになってきています。

ただし、スモールモデルであれば、プリンターにコピー・スキャナ機能が搭載されている機器も存在します。
以下に、コピー機について、機能の概要も含めご紹介していきます。

コピー機能の充実

複合機にも標準装備されていますが、コピー機の方が倍率などに応用が利く場合があります。
大量コピーのスピードも速く、機能が限定されている分、故障した際の対応が早く済むケースも少なくありません。

官公庁への書類提出など、PCと接続せず単独でコピーだけとる機会が多い業種で使われる場面も考えられます。

大量印刷に特化したモデルもある

新聞など、大量の印刷物を必要とする業種に対応した「印刷機」も、コピー機の一種になります。
耐久性も高く、1分間で100枚以上の印刷が可能となっています。

反面、カラー印刷などは苦手とする機種も少なくないため、あらゆる職場で必要とするものではありません。

コピー機能だけのものを選ぶのはかえって難しい

コピー機が登場しだした時代と違い、今の時代では、オフィスでコピー機に代わるものとして複合機があり、それが主流となっているため、多くの人が複合機=コピー機という意味合いで理解するようになりました。

そのため、オフィスユースを想定した場合、現代ではかえってコピー機能だけの機種を選ぶこと自体が難しいと言えます。
とはいえ、個人レベルで使用する分には、プリンター機能が搭載された50,000円弱のスモールモデルも少なからず存在しています。

FAX等の機能は不要という方であれば、そちらのモデルを購入することを検討してもよいでしょう。

複合機とは

先程ご紹介したコピー機の機能をベースに、オフィスワークに必要となる様々な機能を追加したものを指します。

具体的には、PCデータのプリンター機能や、FAXの送受信機能、複合機に原稿の情報を読み込ませてPCにダウンロードするなどのスキャン機能などがあります。

本来のコピー機能にも様々な進化が見られ、多数の人間が複数回にわたって使用することを想定したものになっています。
また、オフィスの経費削減につながる機能も年々追加され、そのような点が評価基準になり始めた機種とも言えます。

以下に、主要な機能の概要をご紹介していきます。

PCデータのプリンター

多くの複合機は、オフィスで使用することを想定しているため、各席のPCから画像やデータを印刷することが可能です。
2-up印刷や両面印刷のように、プリンターとしての機能もオフィスユースを想定したものが数多く装備されています。

ただし、印刷機能としてはプリンターに及ばない例も少なくなく、資料の印刷をメインに考えた構造となっているのは否めません。

多くの場合、トナーはシアン・マゼンダ・イエロー・ブラックの4色構成となっていますが、高性能なプリンターの場合は、さらに色が用意されているモデルもあります。

FAXの送受信機能

番号入力によるFAX機能だけでなく、よく使う番号を登録するアドレス帳機能や、自席からFAXを送信できるPC-FAX機能などを備えているモデルが増えています。

紙媒体でのやり取りが減少していることを受けて、FAX機能を失わずにペーパーレスを実現する機能が取り入れられるようになりました。

スマートフォンアプリを使ったPC-FAX機能と連動させて使用することも可能であり、FAXの送信・受信内容をスマートフォンから確認できるものもあります。

スキャン(スキャナー)

そもそもスキャンとは、文字・写真といった原稿を、デジタルデータ(画像)として変換することを指し、スキャナーとはその入力装置でを指します。

オフィスで利用するケースとしては、PDFデータの変換や名刺管理などが挙げられます。
具体的な利用場面としては、領収証など紙媒体で存在する資料をPC上にデータとして反映させたい場合や、引き継ぎ等で担当者に不備の無いように名刺情報を共有する場合などがあります。

名刺情報の管理には、別途専用サービスへの加入が必要な場合が多く、そちらの費用は複合機とは別に考えておく必要があります。

プリンターとは

複合機の説明の中で少し機能面にも触れましたが、文字・画像・図形といったデータをPCから受け取り、紙に印刷する機能を持った印刷機械のことを指します。

複合機との大きな違いはやはりその印刷機能であり、4色~6色のインクを使った精密な印刷が可能です。
デザインを手掛ける会社であれば、ポスター印刷などの用途には最適と言えます。

コピー機と異なり、プリンターは主にPC上のデータを印刷する目的で用いられます。
そのため、出力専用機であるプリンター単体で使用することはほぼありません。

一般的なオフィスで単独使用する例はそれほど多くありませんが、複合機では勝手が悪い場合に用いられるケースがあります。
以下に、具体的な場面の説明も含め、概要をご紹介していきます。

ハガキ印刷

複合機にも、インクジェット紙の年賀状を印刷する機能は備わっています。
しかし、年賀状や暑中見舞いの印刷を複合機で印刷するのは、思いのほか手間と時間がかかります。

複数の人間が多数回にわたり利用する複合機を使って印刷するには、人がいない時間帯を選んで印刷する必要があります。

複合機の多くは手差しで年賀状を印刷するため、あまりに多数の枚数を設定すると、機種によっては年賀状をきちんと認識してくれない場合があります。

そのため、手間をかけて年賀状の山を数回に分けて印刷する必要性に迫られます。

しかし、プリンターを単独で使用することで、他の同僚に不便な思いをさせることなく印刷が可能になります。
また、高精度の印刷機能を使えば、複合機以上に美しいデザインの年賀状印刷が実現できます。

操作が簡単で安価

プリンターは複合機に比べて圧倒的に安価であり、機能を選べばそれほど難しい操作は不要です。
専用のPCなどから印刷設定を行い、あらかじめ想定した順番で印刷を行うだけです。

複合機に任せるにはかえって時間がかかる場合の選択肢として、プリンターは重宝されています。
また、設定自体もUSBケーブルとPCをつなぐだけで完了するものが多いことから、手軽に設置できることも利点の一つです。

SOHO規模に最適なモデルもある

個人事業主の方であれば、クラウドソーシングを使う機会が多い方もいるでしょう。
現代では、FAX以上にメールなどのやり取りの頻度が多いため、紙媒体でのやり取りを必要とする取引先以外はFAXを用いる必要性が薄れてきています。

スマホでも十分写真データのやり取りができますから、画像を紙などの現物に落とし込む場合のみプリンター機能だけ使いたいという方は、プリント機能だけが優れたものを選ぶという方法もあります。

コピー・スキャナ機能が追加されたプリンターも、個人で作業する分には必要十分と言えるため、自分が欲しい複合機の機能がミックスされたモデルを選ぶ方法もあります。

オフィス使用が前提なら複合機

呼び名はそれぞれありますが、実際に使う用途として考えれば下記の通りです。

コピー機 現状複合機と同義
複合機 オフィス、事業主で主流
プリンター 特殊事業、家庭用で主流

呼び名こそコピー機となっていますが、オフィスワークでの主流は今は複合機です。
コピーだけする機器では業務に支障が出るため、コピー機から機能が様々付いた複合機が使われています。

プリンターは主な市場としてはやはり家庭用が多くなります。
年賀はがきの印刷や写真のプリントなど、多くの家庭や家電量販店でも販売されているプリンターがあります。
また業務用プリンターなどはよほど特殊業界の方向けになり一般的な業務の方に使われる事はまずありません。

そのため、会社で、もしくは個人事業主として使うとなると今は複合機を導入するのが主流となっています。

この記事のまとめ

オフィスで働いている人であっても、コピー機・複合機・プリンターの違いについては、知らないという方も多かったのではないでしょうか。
しかし、詳細を紐解いてみると、思いのほか機能が分かれていることが分かります。

どのような利用方法かによって、選ぶ機種も変わってきますが、そもそも機能にどのような違いがあるのかを押さえることも大切です。
また、複合機の機能を一部追加したコピー機・プリンターなども存在しており、ビジネスの規模に応じて昨日の取捨選択が必要です。

とはいえコピー機と複合機や呼び名と機能の違いで、コピー機と呼ばれる複合機となっており、多少ややこしくなってしまっています。
今の主流は複合機となり、現在の仕事内容を踏まえたうえで、賢い選択をして選んでいきましょう。

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