コピー機の相見積もりをした時に
違う代理店から真逆の提案が来たらどうすれば良い？

コピー機のリース契約時は、できるだけ同条件で相見積もりを取って、より自社にとって有利な提案を採用するのが基本です。
印刷枚数・耐久性・メーカーなど、選ぶ基準は数多くあります。

しかしながら、実際に相見積もりをしてみると、同じ料金でも提案が異なっていたり、逆に提案がほぼ同じように見えて料金が異なっていたりします。
場合によっては、A代理店とB代理店によって、提案が真逆というケースも往々にしてります。

例を挙げれば、A代理店ではXメーカーを絶賛しオススメされZメーカーは辞めた方が良いと言われ、B代理店ではXメーカーが酷評され、Zメーカーが絶賛されオススメされるといったケースです。

このようなギャップが生まれる背景の一つとして、代理店側が懇意にしているメーカーをすすめたいという意向があります。

同じメーカーの評価が代理店によって真逆になることも珍しくないため、ユーザーとしては審美眼を養っておきたいところです。
この記事では、コピー機の相見積もりを取った際、提案の中で真逆の説明を受けた時はどのように判断すべきか、いくつかの視点をご紹介します。

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視点①：自社が求める機能は揃っているか

どんなコピー機を選ぶ場合でも、基本となる考え方は「自社が求める機能は揃っているか」どうかです。
メーカーごとの長所・短所は確かにありますが、スペックをしっかり見極めた上で契約しているなら、そこまで不満を感じることはないでしょう。

現代のコピー機では、極端な性能差はあまりない

基本的に、2020年の現在市場に出回っている新品のコピー機は、同スペックで比べた時に極端な性能差があるわけではありません。
よほどの価格差での検討や、特殊なケースでない限りは、そうそう極端な差というのはないと考えて良いです。

もちろん、インクジェット・トナーの違いなど、決定的な違いが見られるモデル・メーカーも存在していますが、ほとんどのメーカーはオフィスユースに必要な機能を備えたモデルを用意しています。

富士ゼロックス・キヤノン・リコーなどは、比較的高性能な機種として知られていますが、スペックによっては手ごろな料金・簡素な機能のモデルもあります。

逆に、比較的安価と言われる京セラ・シャープなども、ハイスペックモデルは他のメーカーに引けを取りません。
コピー機を選ぶなら、メーカーの評判・性能差を気にするよりも、自社で必要な機能がすべて揃っているかどうかを優先して、相見積もりを確認しましょう。

価格“だけ”で決めるのは避けるべき

性能や機能にそこまで差がないとなれば、多くの人は当然値段重視で選ぶようになります。
そこまで差がないのであれば、安いのを使おうというのは至極当然の考えでもあります。

しかしながら、値段が安いかどうか“だけ”で判断してしまうのは非常に危険です。
というのも、場合によっては必要と考えていた機能がオプションであるといった可能性があります。

また、実際に稼働してから想定外のことが起こったりする可能性もありますから、一概に値段が安いからという理由で飛びつくのは危険です。

最初に書いたように、自分たちが求める機能が揃っているか、一つひとつの内訳にしつこいくらい目を通すのがコツです。
その上で、価格をしっかり検討するのが正しい選び方と言えます。

耐久性・画質・特異性などは考慮しても良い

メーカーの特徴を踏まえた上でコピー機を選んだ方が安心できるという人は、相見積もりをもらったメーカーについて、自分なりにリサーチしてみるのもよいでしょう。

ポータルサイトなどで、メーカー名を入れてコピー機のスペックを一つひとつ確認すれば、世間の評価はある程度判別できるはずです。

ただ、当然ながらそういった情報は玉石混交であり、サイト運営者の主観が含まれているケースは否めません。
そこで、サイトをチェックする際は「どんなサイトでも評価されていること」を念頭に置いてリサーチしましょう。

よく言われる「耐久性の京セラ」・「画質のキヤノン」・「高性能の富士ゼロックス」という評判は、すべてのモデルに当てはまるとは限らないものの、概ねメーカーの長所を言い当てています。

また、メーカーごとの特異性も無視できないファクターで、例えば東芝製コピー機は「安い反面壊れやすい」などと言われるケースがありますが、特殊用紙への印刷といった強みも持ち合わせています。

最終的に、自社にとって最もメリットのある選択肢を選ぶ

メーカーごとの特徴を踏まえた上で、相見積もりと提案の内容を比較したら、最終的にそのメーカー・機種は自社にとってメリットがあるかどうかを見極めます。

必要な機能が一通り揃っているなら、保守の状況・ランニングコスト・契約期間などを確認していき、自社の優先順位に従って評価していきます。

その中で、仮に納得のいく提案がなかったら、もう一度見積もりを出し直してもらう・別の代理店を検討するなど、いくつかの選択肢を検討します。
相手方から受けた説明は決して鵜呑みにせず、最初から最後までやり取りが納得できた代理店を選びましょう。

視点②：保守はどうなっているか

どんなメーカーのコピー機でも、5年間のリース契約の中で、メンテナンスなしで稼働できるものは希少です。
何らかの形でサービスマンが対応することがほとんどですから、メーカー選び・代理店選びでは避けて通れない選考基準となります。

コピー機を安心して使うには「保守」がキモである

コピー機のメンテナンス体制は、大きく分けてメーカーメンテナンス・代理店メンテナンスの2種類に分かれます。

メーカーメンテナンスは対応力に優れるものの融通が利かない一面があり、代理店メンテナンスはメンテナンス技術に差はありますが柔軟性のある対応が期待できます。

代理店がメンテナンスを行うなら、自社で対応しやすいメーカー・知識が豊富なメーカーを推すのは当然ですから、それを率直に説明されたなら説得力があります。

メーカーメンテナンスの場合は、基本的に一定の技術は担保されていると考えてよいですが、代理店側が直接スタッフを送り込んでいるわけではないので、評判を真に受けてよいか悩むところです。

コピー機の修理や故障・メンテナンス対応は代理店とメーカー契約で何が違うか

当日対応が可能であることを確認する

代理店メンテナンスの場合、よほど同業者から嫌われている・悪評が立っている代理店なら、かえって分かりやすく悩まないでしょう。
問題は、メーカーメンテナンスにつき真逆の説明を受けた場合で、これはポータルサイトで検索をかけた場合でも評価に差が生じる問題です。

この場合、まずは当日対応ができるかどうかを確認してみましょう。

サービスマンの技能に多少なりとも差があるのは、残念ながらどの地域でも想定しておかなければならないギャップですから、せめて対応スピードについて想定外のことがないかどうかをチェックします。

どの代理店からも、当日対応が難しいという意見を聞かなければ、とりあえずそのメーカーは安全パイです。
オフィスにおいて、サブ機がない状態でのコピー機ストップは致命的ですから、まずはこの点を優先して確認したいところです。

拠点数よりも自社の立地を考える

メーカー選びという観点から見ると、もう一つ大事な視点に「自社の立地」からメーカーを選ぶという考え方があります。
ほとんどのメーカーは全国に拠点を持っていますが、離島・僻地の対応が遅れるケースは珍しくありません。

自社の立地によっては、都道府県の拠点数が多かったとしても、対応が遅れてしまう場合があります。
また、一口に拠点数といっても、各市町村にどのくらいの拠点があるのか・どの地域を戦略に含めているのかは、メーカーによって異なります。

例えば、リコーは中小企業から人気を集めるメーカーの一つですが、その大きな特徴の一つに「地方拠点の幅広い分布」があげられます。
県で言えば、鳥取・島根・佐賀など一部の県は拠点がないメーカーも少なくないのですが、リコーはまんべんなく拠点を配置しています。

自社がある都道府県・市町村に拠点があるか、仮になかったとしても比較的距離が近いところにあるかどうかをチェックしてから、代理店のメーカーの評価を判断しましょう。

なお、都市部であればこのような心配をする必要はありませんから、自分のリサーチと代理店の提案が一致したものを選ぶと無難です。

視点③：代理店の意見に説得力があるか

代理店は複数の提案を持ってきてくれますが、その中から必要なものを選ぶのはユーザーです。
最終的には自社判断を優先すべきですが、代理店の意見に信ぴょう性がある場合は、その意見も判断基準に含めましょう。

「噂」程度のダメ出しなら参考意見にする

代理店と商談している際に、「○○はよく壊れやすいって話を聞きますね」とか、「○○製はこの辺で人気ないんですよ」といった話が出た場合、その噂の出所を詳しく確認します。

実際に、代理店が取引しているユーザーの不評を買って紹介していないなどの理由があったなら、そのメーカーはとりあえず外して考えてもよいでしょう。

逆に、具体的な問題について聞き込んでも「ウチでは取り扱ってないので分からない」などとかわされたら、それは噂程度と判断します。
また、あまりに代理店の間で評価が分かれているものも、見積もり段階では一度省いて考えてみてもよいでしょう。

その他、説得力に欠ける内容だったら、とりあえずその意見は話半分で聞いておきましょう。

自社でリサーチした内容と合致するなら避ける

インターネットによって人々が気軽に情報を得られるようになってから、メーカーの特徴やメリット・デメリットは、その気になれば一般人でもある程度リサーチできるようになりました。

当然、導入に際して各メーカーの情報をリサーチする機会もあるでしょう。

この時、自社でリサーチした時に見つけた悪い意見と同じ意見が代理店から聞かれた場合、少なくとも自社が立地している地域では同じトラブルが起こるリスクがあります。

もちろん、まったく同じトラブルを引き起こすとは限りませんが、寒冷地など土地にまつわる問題と性能の関係は無視できませんから、カセットヒーター機能の性能・標準対応の有無など、気になる機能については詳しく確認しましょう。

すべての代理店がNGを出すメーカー・代理店を避けるのも一手

複数の代理店から見積もりをもらった時、必ず話に出てくるメーカー・代理店があったら、そこは避けて考えましょう。
同業他社が共通してNGとするのは、不正な取引が横行している・過去に業界全体のタブーに触れたなど、何らかの黒い理由があってのことです。

仮に、そのような代理店が他社よりも圧倒的に安い提案をしてきたとしても、その裏側にはどのような罠が仕掛けられているか分かりません。
一社から見積もりを取っただけでは、一見して悪徳業者とは分からないような店もありますから、見積もりの段階でそこを省いてしまうのも一手です。

おわりに

以上、コピー機選びにおいて、各種提案の説明が真逆になった際の判断に役立つ視点をいくつかご紹介してきました。
代理店側の意見を判断するにあたり、自社の側でも一定の知識を頭に入れておけば、提案を鵜呑みにするような事態は避けられます。

本体そのものが古いなどの理由を除いては、どのメーカーのモデルも相応の機能を備えています。
あとは、そこから耐久性・オプション・予算・メンテナンス体制といった条件のうち、どれを優先するかによって判断が変わってきます。

疑うだけではいけませんが、代理店側の発言や見積もりの内容をチェックして不満が残るなら、やはりそのお店は避けた方が無難と言えるでしょう。
どんな提案をされたとしても、その根拠となる部分を押さえながら話をすれば、後悔のない契約ができるはずです。