初めてのコピー機や複合機の導入について
どんな機種を選べばいいのか、選び方や考え方を解説

コピー機・複合機を初めて導入する場合、どのような機種を選べばよいか迷ってしまいます。
全体的にどれくらいのスペックが必要なのか、オフィスで使うのに最低限必要な機能があればよいのか、一部機能にこだわりがあるのかなど、どのようなポイントを重視するのかによって、購入するモデルも変わってきます。

そこで今回は、いくつかの視点からコピー機・複合機を紐解いていき、自社に合ったモデルを選ぶ際のポイントをご紹介していきたいと思います。

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まずは何を基準に選ぶかを考えておく

コピー機や複合機を初めて買ったりリースで手に入れる場合、何を基準にするかというのはあらかじめ決めておく必要があります。

もちろん何を基準にするかというのは、企業や個人事業主などの規模感であったり、事業内容などで大きく異なります。
しかしながら、多くの場合においてはだいたい下記の3つの軸から選ぶ方がほとんどです。

• 印刷速度
• 価格
• 画質
• 機能・操作性

自社の業種、事業内容、クライアントとのやりとりなどを考えて、どの軸を基準に選ぶのが良いかというのは考えておく必要があります。
次に、それぞれの軸を基準に選ぶ際のポイントや注意点を解説しておきます。

印刷速度にこだわって選ぶ場合

コピー機・複合機の機能をかんたんに評価する方法のひとつとして「印刷速度」があります。
1分間あたり何枚の印刷物が刷れるのかを示したもので、リース契約におけるカウンター料金の基準にもなっています。

印刷速度にこだわってモデルを選ぶ場合は、どのような点が選考ポイントになるのでしょうか。

そもそも印刷物の量はどのくらいなのか

印刷速度が速いということは、それだけ同じ時間で多くの量を印刷できることになります。
そのため、必然的に日常業務で印刷物が多いオフィスやビジネスシーンにおいて必要とされるモデルです。

とはいえ、印刷速度が最速に近いモデルを導入したとしても、それに見合う分だけ稼働していなければ、宝の持ち腐れとなってしまい支払う費用も無駄になってしまいます。

すでに複合機を持っていて、月間印刷枚数などが分かっている場合であれば、同様のスペックのものを選べば差し障りありませんが、初めて購入する場合は基準がありません。

この場合は、自社の業種を考慮したうえで、必要な印刷速度を見込む必要があります。

概算でスペックの算出をしてみよう

月間印刷枚数をチェックする場合、すでにコピー機・複合機などがオフィスにある場合は、請求書の枚数や機器の設定画面などでチェックすることが可能です。
しかし、初めて複合機を購入する場合は基準がありませんから、以下のような計算式で概算することができます。

「従業員数×一人あたり1日の利用枚数×月の営業日数」

正確に数字を出したい場合は、購入もしくはリース前に、レンタルなどの方法を使って小さな機種をセッティングし、1週間～1ヶ月の期間を設けて利用枚数をカウントするとズレが少ない概算を出すことができます。

これで利用枚数が分かったら、あとは年間の利用枚数を公式に当てはめて算出し、妥当な印刷速度のモデルを選びます。

おおまかな業種によって枚数を判断するのであれば、紙媒体の商品・印刷物などを用意する頻度によって検討する必要があります。

学習塾・セミナー業などで使う資料・テキストの印刷や、間取り図・地図などの印刷が頻繁にある職場では、極力印刷スピードが速いモデルを選んだ方が、ストレスは少ないはずです。

特定の時期だけ大量印刷が必要になる場合も注意が必要

会社単位ではなく部署単位で考えた場合は、普段の印刷枚数や月間印刷枚数自体は少なくても、一定の時期だけ大量に印刷物が必要になるケースがあります。

例えば経理部などの場合で、月次決算を行っている場合などは、まとまった資料作成のタイミングが月に一度やってきます。
その場合、月単位としての枚数はそこまで多くなかったとしても、月末月初だけに集中してしまっている場合があります。

月にこれくらいだからと平均化して選んでしまうと、集中してしまった時期は印刷する枚数と速度が合わなくなってしまう可能性が高いです。

このような状況を防ぐためには、保険として分単位の印刷速度が速い機種を導入しておくのも有効です。
分速50枚といった高速機である必要はありませんが、25～35枚はゆうゆうと印刷できるスペックであれば、イライラせずに業務を勧められるはずです。

値段や予算にこだわって選ぶ場合

どの企業においても、少しでも安くコピー機・複合機を手に入れたいという思惑を持っています。
同じスペックであるならば、安い方を選ぶのは当然のことです。

しかし、コピー機などの機器類においては、基本的には安ければ安いほど、機能面は削られ、高ければ高いほど、機能面は優れているという事になります。
そのため、削りすぎてしまうと、使い方が大幅に限定されてしまう点は否めません。

値段を気にすることは否定しませんが、低価格に惑わされず、複数の視点から機種を選ぶことが大切です。

よくある失敗例は、契約内容をしっかり把握していないこと

コピー機・複合機のリース契約を結んだ際に、経営者や担当者が後悔する理由の一つに「こんな契約内容だとは思わなかった」というものがあります。
具体的には、契約期間・費用の把握が十分でなかったというケースです。

毎月の費用を安く抑えたいと考える方が失敗するのは、保守契約における契約方式の違いを踏まえないまま契約してしまう場合です。
一口に保守契約と言ってもさまざまで、以下のようなパターンがあるのです。

カウンター方式

もっともメジャーな契約方式になり今でも主流の契約です。
印刷枚数に合わせて値段が決まる方式となっていて、モノクロ1枚3円・カラー1枚20円といったように、1枚ごとの印刷価格が決まっている契約です。

もちろん、業者・機種によって単価はまちまちで、印刷スペックの高い機種ほど単価は安くなる傾向にあります。

キット方式

コピー機・複合機の消耗品である【トナー・用紙】と、不具合が生じたときの【修理】や日々の【メンテナンス】といったサービスにかかる費用が、ワンセット（キット）として定められている契約方式です。

一例を挙げると、1,000枚分のトナー・用紙で5,000円、メンテナンス・修理を加えて8,000円といったように、期間ではなく個数・枚数を主な基準としています。

年単位で考えたときに、印刷物が非常に少ない月と、非常に多い月があるなど、月によって繁忙期が変わるなどバラつきがあるような場合には、こちらの方がメリットがあることもあります。

反面、カウンター保守契約などに比べて、単価は高めに設定されていることが多く、頻繁に印刷するのであれば不利に感じられますしカウンター契約にしておくほうが無難と言えます。

スポット方式

トナー・用紙・修理・メンテナンスそれぞれについて、何らかの不具合が生じた段階で依頼をかけ、その都度費用が発生する契約形態です。

不具合が無ければお金はかかりませんから一見お得に感じるかもしれません。
しかしながら、コピー機や複合機は精密機械のため、使い始めてから回収・廃棄するまでの間に、一度も壊れなかったという話はまず聞きません。

また、都度都度の対応のため、一度の対応でかかる値段は他の契約に比べて高く設定されているため、コピー機・複合機をあまり多くは使わない方向けの契約方式と言えます。

「まだ見えない費用」をどう想像するかが大事

初めてコピー機・複合機を手に入れるユーザーにとっては、初期費用となるリース料などは想像できても、まだ実際に使用していない印刷にかかる費用については、想像するのが難しいと思われます。

ましてや、壊れたりした時の修理や通常時のメンテナンスやサポートの事まで考えてと言われても、なかなか難しいものがあります。

そういう方の場合、もし、具体的な毎月の印刷枚数や、故障の頻度が想像できないようであれば、高いと感じたとしても「カウンター方式」を選んで契約した方が賢明です。

サポートはこまめに対応してもらえますし、印刷しなければ料金はかからないのは基本的にどの方式でも同じですから、結果的に初心者でも安心してコピー機・複合機を使える体制が整います。

保守に関するランニングコストは、実際に使ってみるまでは「まだ見えない費用」になります。
分からないものは素直に認め、実際に使う頻度が見えてから、方式について次回検討しても遅くはありません。

画質にこだわって選ぶ場合

オフィスのコピー機や複合機というと、つい事務的な印刷のイメージをしがちかもしれませんが、業務内容によっては、フルカラーで綺麗な印刷をしなければいけない業種もたくさんあります。

デザイン業や出版関連など、印刷物の出来が業務に関係してくる場合は、画質も選考基準の一つどころか、場合によっては最重要基準にもなりえます。
画質に焦点を当ててお目当ての機種を選ぶ場合、どのようなことに注意すべきなのでしょうか。

大前提として、複合機の印刷スペックに大きな違いはない

複合機の印刷スペックは、一部のハイスペックモデルを除いては、大きな違いはありません。
業務用であれば、スタンダードモデルであってもA3～B5サイズまでの印刷は難なくこなせますし、解像度も人間の目で確認できるレベルでの値では最高クラスを実現しています。

印刷物の質にこだわるのであれば、かえって家庭用コピー機の方が解像度が高いモデルもありますから、複合機とは別に用意しておいた方がよいでしょう。

オフィスユースであればトナータイプの塗料が基本

業務用複合機・コピー機を手に入れる場合は、塗料としてトナーを使う選択肢がほとんどです。

トナーという言葉は知っていても、具体的にはどのような物質であるのか知らないという方も多いと思います。
一言で説明すると「粉になったインク」のことで、オフィスユースに対応できるよう大容量となっており、カードリッジの交換期間もインクに比べて長めです。

大量印刷に対応できるよう、高速印刷がしやすい塗料として発展してきたことから、インクに比べると印刷料金も安くなります。
このことから、文書・図面・簡単なイラストの印刷・大量印刷に向いていると言えます。

その反面、画像の再現性は家庭用コピー機・複合機に劣るため、高画質の資料を印刷するような用途には必ずしも向きませんから、デザインの印刷などを行う場合には注意が必要です。

小さな機種を使う場合はインクに注意

事業が小規模であれば、一般的なオフィスで使う大きさのモデルでは手に余るケースもあるかもしれません。
そのような場合に小さな機種を使うのであれば、インクの違いに気を付けたいところです。

家庭用コピー機規模の機種で使われているインクの種類は、大きく分けると【顔料タイプ】と【染料タイプ】に分かれます。
以下に、それぞれの特徴をご紹介します。

顔料タイプインク

顔料タイプのインクの特徴は「ポスターカラー」に似た特徴を持っており、主に紙の表面に塗料が定着するタイプのインクを差します。
着色には粉末を用いているのですが、こちらが全て水に溶け切っていない状態となっており、紙質を問わずに線・色をくっきり表現できます。

文字や図形を印刷するのに適したインクです。
比較的早く乾くことから、オフィスで使う場合は顔料タイプの方が好まれます。

また、使用する用紙を特段選ばないので、再生紙や裏紙印刷なども行うオフィス向けの塗料になります。

染料タイプインク

染料タイプは「絵の具」の要素を持ち、着色用の粉末粒子が溶剤に溶け切ったインクです。
絵の具同様、紙に塗料が染み込み仕上がりが鮮やかで、機種や解像度によっては透明感のある仕上がりになります。

このような特性から、写真の印刷などに適していますが、乾きにくいという難点があります。
この弱点を克服するために、顔料タイプと染料タイプとを組み合わせたモデルも登場しています。

機能・操作性にこだわった場合

複合機を使う場合は、その多機能性が長所と言えますが、場合によってはそれが同時にネックにもなりえます。

複数の社員・スタッフが同時に使うことを想定した場合、極力単純な機能に絞った方が使いやすいという面があります。
しかしながら、コピーや印刷だけでなく他の機能が充実していた方が、ビジネスの場においてさまざまな場面に応用できます。

機能や操作を重視したいという場合、多くは使う人数が多かったり、業務が多岐に渡っている比較的大きな会社という事が多いです。
逆に個人事業主や小規模事業などの場合は、価格を重視される方が多いかと思います。

必要な機能や操作性というのは、もちろん使う側によってこだわりたいポイントは異なりますが、概ね以下の3種類におさまります。

• 速度面
• 機能面
• 設備面

機能や操作性で選ぶにあたっても、基本部分を疎かにしては意味がありません。
その上で、機能や操作性などにこだわる場合、「最低限譲れない機能・操作性があるとしたらどのようなものがあるのか」を考えておく必要があります。

印刷速度は分速20～25枚ある事が望ましい

機能や操作性にばかり意識しすぎると、つい機能は多いのに遅いコピー機を選んでしまう可能性があります。

機能がたくさんあれど、メインで使うのはやはりコピー機としての印刷などの機能になります。
そのため、ある程度の最低限の印刷速度というのは必要になります。

印刷速度を考える場合、仮に印刷枚数が少ないオフィスであったとしても、最低で分速20～25枚は印刷できる機能があった方がよいでしょう。
これよりも遅い場合、理論上は1枚の印刷に3秒以上かかることになり、複数枚印刷したときのストレスは思いのほか大きいと思われます。

一人・二人で使うならそこまで問題になることはないかもしれませんが、複数人で一つの機器を使う場合は、1人が数十枚を印刷していたら、他の人は数分待たなければいけなくなってしまいます。

極力印刷スピードは速い方が望ましいのは言うまでもありませんから、機能や操作性などを軸に選ぶ場合でも基本的な性能の箇所については、極力ケチらないようにしたほうが良いと言えます。

プリンタ・FAX・スキャナの3点は必須

オフィスユースの場合、PCから印刷できるプリンタ機能や、取引先との書類のやり取りができるFAX機能、書類をデータ化できるスキャナ機能は大切です。

特に機能を重視したい方にとってみれば、これらが無いというのはあり得ないはずですから、業務用複合機を手に入れたいのであれば、少なくともこの3点は必須と考えましょう。

個人事業でかつ取引先がほぼ固定の場合は、FAXに限り不要とも考えられますが、それでも今後の事業展開を考えた場合にFAX機能があっても損はありません。
オプションから抜いて安くなると言われた場合は、全く業務上使わない場合を除いては付けておいた方が賢明です。

カセットの数は2つでは足りない

費用を安くするために、用紙カセットを2つにするケースもありますが、これはオフィスユースを想定しているのであればおすすめしません。

一般的なオフィスでは、A3・B4・A4・B5の4種類を使い分けるのが基本となっていることから、他者とのやり取りを考えた際に、これらの種類が整っていると使い勝手が良いのは言うまでもありません。

印刷する枚数や業態などによって変わってきますが、機能や操作性を重視するのであれば、カセットの数は、4つが原則として考えておくと良いでしょう。

特殊付加価値機能などは複合機に必要か

上記以外のオプションは、使用環境に応じて要相談といったところになるかと思います。
メーカーも開発や研究を続けていますので、色々な機能が付いてきていますが中には本当にこれが複合機に必要なのか疑ってしまう機能も付いています。

上位モデルになると、例えばシャープ製のコピー機などはプラズマクラスターがオプションで付けられるものもあります。

もちろんプラズマクラスター自体は優れたものであるとは思いますが、初めての複合機使用でそこまで張り込む必要があるかと言えば、まず無いと言えます。

ユーザーの意思とは関係なく、リースの場合は代理店にオプションとしてすすめられることも想定されますが、基本的には無視で問題ありません。

営業マン経由で購入・契約する場合は「人間性」を見よう

初めてリース契約を結ぶ場合、もしくは購入する場合でも、会社としても前例が無いですから、判断基準がブレてしまうこともあると思います。

そのような場合に、営業マンを信頼して契約する場合は、その人間性をしっかり見極めることが大切です。
優れた営業マンは、その商品の損になるところも含めてしっかり説明したうえで、最終的にユーザーの得になる部分を伝えられる話術と説得力があります。

いい意味で商売っ気がない人の方がかえって信用できるのは、どの業界でも同様です。
契約を結ぶ際は、担当者の人格にも目を向けてみましょう。

この記事のまとめ

コピー機や複合機を初めて購入、リース契約する場合は、とにかく悩むものです。
何が自分にとって必要な機能なのかと絞ろうにも、実際に自社で使用した経験が無いので分からないというケースは多いと思います。

しかし、将来的に自社でどのようにコピー機を使いたいのか、おぼろげでも良いので考えておくと、これだけは譲れないという機能が見えてくるはずです。

長く使って行くものですから、しっかりと事前準備は大切です。
失敗しないためにも、自分たちが使いたいタイプの機種を明確にイメージすることが大切です。