コピー機の契約形態の違いを知っておこう
リース・レンタル・購入のメリットとデメリット

オフィスに複合機やコピー機を導入しようとする際、今では契約形態としてはリース契約が主流になっています。
しかしながら、リース契約が主流ではありますが、必ずしもリース契約を選ぶ必要はありません。

企業形態やビジネスの環境や状況によっては直接購入やレンタルといった方法もありますし、そちらを選ぶ方がお得という場合もあります。

今回は、オフィスのコピー機や複合機をリース以外の契約形態であるレンタルを選んだ場合や、コピー機を直接購入した場合におけるリースとの違いについてご紹介していきます。

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直接購入とリース契約とを比べた際のメリット・デメリット

契約形態の違いを調べるためには、それぞれを対比させることで、特徴が浮き彫りになります。
直接購入とリース契約とを比べた場合、どのような違いがあるのかを見ておきましょう。

直接購入はリースと比べて「選択の幅」が広がる

実際にコピー機を購入する場合は、リースに比べて契約面で選択の幅が広がります。
具体的には、利用期間や中途解約にかかる時間的縛りがなく、新品・中古といった製品面での縛りもありません。

あくまでも「備品の購入」として、コピー機を選べるのです。

よくリース契約と比べられる点として、経費面でのメリットが挙げられます。
リース契約の場合、自社でコピー機を所有しているわけではないので、全額を経費として処理する事ができ大きなメリットになります。

税務上でも損金扱いとなり、税額を抑えられます。
これに対して、直接購入する場合は経費面としては全額経費というのが難しくなります。

しかし、直接購入そのもの自体が、必ずしも不利になるとは限りません。
制限は厳しくなりますが、購入金額によっては一括経費計上も可能ですし、減価償却も可能になります。

直接購入することのメリットは、コピー機に関する自由度は格段に高くなるという点にあります。

保守契約は別途結ぶ形になりますが、購入した店舗であっせんしてくれる場合がほとんどですから、それほどシリアスに考える必要はありません。
自分の都合に合わせて利用したい方にとっては、メリットのある選択肢と言えるでしょう。

直接購入は初期費用がかかり、償却資産税がかかる場合がある

自由度の高い直接購入ですが、その反面で初期費用がかさむ傾向が強くなります。
コピー機の購入を検討する方の多くは、おそらく中古品を購入することを想定している方が多いはずです。

しかし、中古とはいえ良質の製品を購入するのであれば、200,000～300,000円程度は少なくとも想定しておかなければなりません。

資金が潤沢で、商売がある程度軌道に乗っていれば問題ありませんが、新規開業などで予算面に余裕がない場合などは、なかなか大きな出費になります。

また、200,000円以上の金額で購入した場合、帳簿上は減価償却資産となります。
毎年定期的に価値を減らしていく手続きを取らなければならない場合がありますが、この時に気を付けなければならないのが「償却資産税」です。

償却資産税自体は、税務署の方で勝手に計算してくれるので、手続上の手間はそれほどありません。

しかし、リース契約と異なり、直接購入の場合はコピー機は会社の資産となります。
そのため、価値が償却され切るまでは、税金を支払わなければならない場合があります。

自由度の高さの見返りに、税金や会計処理上不利になるというデメリットが購入にはあります。

長期的に利用するのであれば、リース契約を検討すべき

直接購入を選ぶ場合、あえてその選択肢を選ぶというよりは、リース契約が審査の関係上結べず仕方なく中古品を購入するという流れが多いと思われます。

よって、可能であれば、初期費用が安くなり、経費計上ができるリース契約を検討した方がメリットが大きいと言えます。
実際多くの個人事業主、企業で購入ではなくリースを選んでいるのもそのためです。

3～6年という長期間にわたる契約になりますから、二の足を踏んでしまうのは致し方ありませんが、メンテナンスも含めて面倒を見てくれる点を考えると、やはりリースに軍配があがります。

事業を行っていく上で、1年で終わるという事を考えている人はいません。
長期的に成長を掲げて、継続して経営していく事を考えているはずですし、長期的に利用する場合はコピー機もリース契約の方がお得になる事が多くなります。

数年間オフィスを移動しないようであれば、リース契約をベースに考えた方が、メリットは大きいと言えるでしょう。

レンタルとリース契約とを比べた際のメリット・デメリット

次に、コピー機をレンタルした場合とリース契約した場合とを比べてみましょう。
リースもレンタルも、自社で機器を所有しないという点においては共通していますが、それ以外にはどのような相違点があるのでしょうか。

レンタルは期間設定が柔軟

レンタルもリース同様、自社でコピー機を所有しているわけではありません。
そのため、経費として処理できますし、なによりリースより柔軟なのは、その“期間設定"です。

リースを考える場合、最も大きなリスクとなるのは、途中解約ができないことです。
万一、事業縮小などによりコピー機を利用しなくなった場合でも、原則として期間中はリース料を支払わなければなりません。

もし、どうしても解約せざるをえない場合、支払いを終えていない残りの金額を支払う必要があり、次の利用に際し一定期間の制限が設けられる可能性があります。

これに対してレンタルは、必要な時に必要な期間だけ利用することができますから、リース契約における途中解約のリスクを考慮せずに契約が可能です。

3ヶ月や半年といったような短い単位でもレンタルなら可能です。
オフィスを移転することを考えている方や、短期的な事業所の設立など、そういったビジネス形態にはメリットの大きい契約と言えます。

レンタルも取扱商品は中古商品がベース

レンタルの場合、取り扱っている商品が新品ということは、コピー機を「特定の誰かに貸し出す」というビジネスモデル上まずありえません。
基本的には全てが中古商品となりますから、新品に比べると機能面で劣るのは否めません。

また、リース契約の場合、リース料金と保守料金が別々というケースが多いですが、レンタルの場合は保守料金も含まれた金額でレンタルする必要があります。
そのため、総額としてはリースと比較すると割高になってしまう場合があります。

そのほか、コピー機をレンタルする際には、基本的に業者側が所有している中から選択することになり、選択肢に幅があまりないケースも少なくありません。

希望する機能が全て揃っている機種を必ずしも手に入れられないため、状況によっては妥協を余儀なくされるリスクもあります。

短期的・長期的に見て、それぞれの予算を立てて決断する

レンタルは、短期的に利用する分には、予算面や期間設定の面で大きなメリットがあります。
自分たちが希望する期間を自由に定められることから、フレキシブルな契約形態と言えます。

しかしその反面、長期的な契約を考えるとなると、リースと比べれば予算が大きく膨れ上がる可能性が高いです。

オフィスを当面引っ越しする予定がなく、将来的に印刷のニーズが業務上失われないようであれば、長い間使える機種を選んでリース契約を結ぶのが賢いと言えるかもしれません。

ただし、事務所を比較的頻繁に移動することが想定される場合は、あえてリース契約を結ばず、都度レンタルの契約で済ませていくのも一つの方法です。

直接購入とレンタルとを比べた際のメリット・デメリット

ここまで、直接購入とリース、レンタルとリースとをそれぞれ比較してきました。
それでは、直接購入とレンタルとを比べた場合、どのような違いがあるのでしょうか。

以下に詳細をご紹介していきます。

直接購入は月額費用が安くなる

コピー機を直接購入した場合、割賦で購入していなければ、初回に一括払いをすることになります。
すると、初期費用はそれなりにかかりますが、少なくともコピー機本体にかかる料金を請求されることはありません。

定期的な支払いはほぼ保守料金の支払いのみで、しかも保守契約によっては支払時期が必ずしも毎月とは限りません。

これに対してリースやレンタルは、ランニングコストを常に考え続ける必要があります。
そのため、毎月の出費が業務を圧迫しないようにしなければなりません。

特にレンタルはもともとの価格設定が高くなりやすいことから、長期的に見て割を食うのは目に見えています。
現状資金に余裕があり、リース契約が審査に通らなかったなどであれば、比較的高性能な中古品を購入するという事を検討してみるのもよいでしょう。

レンタルは身軽さがメリット

初期投資がかからず、自社の持ち物とならないレンタルは、まさにその特性を活かした経営形態の業種に向いている方法です。
一定期間だけ特定の場所で事務所を構えるような形態であれば、極力自前で用意するものを減らしておきたいはずです。

このようなニーズにおいては、レンタルがもっとも使い勝手がよいでしょう。

しかし、単純に初期費用を節約したいといった理由であれば、レンタルはランニングコストが高めに設定されているため、あまり旨味はありません。

基本的に中古品からコピー機を選択する必要がありますから、機能面でも不安が残ります。
あくまでも「一時的な」ニーズを満たすための選択肢としてレンタルを考え、将来的に長期での利用を検討しているのであれば、リースに切り替えた方がランニングコストは抑えられます。

長期利用なら、リースの審査に通らなかった際の代替手段として

どのような方法で契約するにせよ、コピー機は絶対に必要であると考えているのであれば、まずはリースの審査に通るかどうか試してみましょう。

実績の少ない新規事業者の場合や、ローンなどが残っている場合は難しいかもしれませんが、ある程度経営が軌道に載っているならば、試してみる価値はあります。

そのうえで、残念ながらリース契約が厳しい状況になってしまったのであれば、資金と相談しつつ、代替手段として購入・レンタルを検討するのが賢いと言えそうです。

経営規模から契約形態を考える

リース・購入・レンタルのうち、いずれの方法でコピー機を導入するかは、一概に資金・費用の面だけで仕分けるのが難しい傾向にあります。

そもそも、コピー機についてどのくらいのニーズがあるのか、活用するのかで、決断内容は大きく変わってきます。
そこで、経営規模という視点から、コピー機の契約形態について考えてみましょう。

個人事業主や小規模経営であれば、最低限の機能に絞る

一部の書面による印刷物を多用する業種を除いては、小規模経営の場合、費用はできるだけ節約したいと考える方が多いと思います。

事実、個人事業主・フリーランスなどの場合、業種によっては必ずしもFAX機能などを必要としません。
場合によっては、市販されている安い家庭用プリンターを購入すれば事足りる場合も少なくありません。

オフィス自体も存在しない可能性がある個人事業主であれば、業務上実際に遭遇する場面において、どのような機能が必要になるかは一律ではありません。

また、ネット環境が整っていれば、印刷機能にこだわる必要性もそれほどないことから、それなりに必要機能は絞れます。
もし、レンタルやリース契約を考えるのであれば、最低限必要な機能をまとめたうえで契約に臨みましょう。

中小企業の場合、基本的な性能を揃えていれば十分

どのようなオフィスであっても、複数人が同じオフィスで働く場合、やはりそれなりに汎用性のある機種が必要になります。

基本性能となるコピーに加え、FAX・プリンタ・スキャナ機能くらいは最低限揃えておくと便利です。
業種によっては、対外的な使い勝手も考える必要が出てくるため、誰もが使いやすい機種を選ぶ必要があります。

リース契約を利用すれば、新しい機種を導入できて、なおかつ安価なモデルも選べます。
あえて中古品で安く済ませるよりは、長い目で見た判断をした方が、結果的に得をすることになるケースも十分考えられます。

新品であれば機種も豊富にありますから、乗り換えを検討する場合もメリットがあります。
ただし、オフィス単体としての規模が小さく、人員の移動が頻繁にある場合は、一時的にレンタルと併用することも考えておきましょう。

大企業や特殊な業種の場合、印刷機能を目安に

大企業については、多くの場合経費対策としてリース契約を選ぶ会社がほとんどでしょう。
ただし、出版社などのように、特殊な用途で機種を選ぶ場合は、印刷機能との兼ね合いも考えておかなければなりません。

よって、状況によっては中古品の購入で事足りる場合があります。

印刷に特化したコピー機が必要になる理由は様々ですが、紙ベースでのテキスト印刷を頻繁に行う学習塾などは、一般的なコピー機ではレジュメ作成が追い付かないというケースもままあります。

そのような場合は、中古品で印刷機能に特化したものをあえて購入することで、費用を抑えることも理にかなっています。

あくまでも商品を選ぶ主体は自社であり、リース会社ではありません。
自分のニーズをしっかりイメージし、それを満たしてくれる業者を選びましょう。

この記事のまとめ

コピー機を利用する手段である、リース・購入・レンタルの違いは、紐解いてみると明白な反面、実際に使う状況をイメージするのが難しい場合があります。

よって、目下の目的を達成するために、すぐに機器が手に入る購入・レンタルを考える方は少なくありません。

どの契約形態を取ってみても、他の契約形態の裏表になります。
リースのメリットは他のデメリットでもあり、リースのデメリットは他のメリットとなります。

そのため、どの契約形態が一番良いかというのは人や企業で変わってきます。

しかし、一般的には長期間の利用が想定されているのであれば、やはり王道はリース契約と言わざるをえません。
一般的なオフィスであれば、購入やレンタルはあくまでも代替手段としてとらえておいた方が、長い目でみてメリットは大きいと言えるのではないでしょうか。