コピー機の新規契約における意外な注意点。
代理店の事業の運営期間はどれくらいか見ておこう。

事業規模を問わず、事務作業ひいては企業活動を円滑に進めるためには、コピー機はもはや必須の事務機器の一つに数えられます。
クラウドソーシングを活用するフリーランスが増えたこともあり、個人事業主でもコピー・スキャン機能を用いてデータのやり取りをするケースが増えてきています。

そういった事情もあってか、かつては法人向けのものがほとんどだったコピー機のリース契約にも変化が見られ、個人事業主向けのライトなプランが目につくようになりました。

中には、カウンター料金・リース料が相場よりも大幅に安いプランも散見され、本当にこれで十分なサービスが受けられるのか、不安に思うようなものもあります。

こういった「極端に周りと比べてランニングコスト・本体価格が安い」プランを提案する代理店は、すべてとは言いませんが、どちらかと言えば運営期間、その事業の継続期間が比較的短い傾向にあります。

もちろん新しい事業として興しているところも多々ありますので、それが一概にわるいことではありません。
しかしながら、業界に新規参入する際には多くの場合、周りとの差別化のために、自らの利益を削っての値下げを行う会社は少なくありません。

そうなると、10年・20年のキャリアを重ねている老舗とは違い、行き当たりばったりの経営計画・商品設計で顧客に提案していることも珍しくなく、一般的に長期契約となるリース契約の性質にそぐわない代理店も往々にして存在しています。

この記事では、そんな運営期間の短い代理店でコピー機のリース契約を結んだ場合、老舗と違ってどんなリスクがあるのかについてご紹介します。
費用面で魅力的なプランを代理店が提案してくれたものの、一抹の不安を感じているという人は、一度目を通して欲しいと思います。

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運営期間の短い代理店が持つリスクについて

まずは、運営期間の短い代理店・長い代理店を比較した際に、リスク管理の面でどういった差があるのかについてお伝えします。

もっとも重要なポイントは、代理店が「プロとしてのスタンス」を持っているかどうかです。
運営期間が長い代理店は、裏を返せばそれだけ、その事業でずっと経営をし続けてきているという証でもあります。

そのため、コピー機の事業における経営に対するスタンスが明確な傾向にあり、結果としてユーザーが安心できる傾向が強くなります。

立ち上がったばかりの企業は不安要素も多い

OA機器業界に限った話ではありませんが、立ち上がったばかりの企業は、必ずしも潤沢な資金・経験豊富な人材ばかりではありません。
これは実際にコピー機のリース契約の審査の通過率を見ても、社会全体的にそう考えられているというのがよく分かるかと思います。

新しく創業した企業のうち、数年後にそのまま事業を継続している企業の割合を「企業存続率」と言いますが、こちらの割合は日本において決して高いものではありません。

データは古く、業種も一部限定されているものの、中小企業白書2006年版では現実の厳しさが数値となって表れています。
具体的には、創業後1年で約73％・5年後で約42％・10年後で約26％という数値が出ており、10年後には創業した会社のおよそ3/4が廃業・倒産していることになります。

ちなみに、より新しい時期の中小企業白書を見てみると、企業存続率は高めとなっていますが、これは事業規模の大きな事業所に絞られた結果によるものと推察されます。
2006年版は「製造業に限られ、また従業者4人以上の事業所に限定されている」ことから、より実態に即したデータが集計されているのです。

残念ながら、創業間もない企業の中には、寿命を延ばすための努力を優先するところも少なくありません。

多少無茶を承知で事業計画を立てる、今をしのぐためにユーザーを確保することを優先したプランを提案する、直近の資金のために今すぐにお金を稼げる手段としてのプランを提案するなど、顧客の事を考えない計画や近視眼的な方策が、未来につながらず倒産してしまうリスクは高いと言えます。

運営期間が長い代理店は相応の信用を積み重ねている

創業後に一定の実績を重ね、多くのユーザーを抱えるようになる頃には、当然ながら運営期間も相応に長くなっています。
このような代理店であれば、過去の蓄積から条件に応じて最善のプランを提案できるノウハウが備わっていますから、ユーザーとしても安心して依頼ができます。

特に、2000年代以前から営業している代理店であれば、世界的に大きな損失を生んだリーマンショック・バブル崩壊後のデフレ経済などを生き抜いていますから、依頼する側としても十分な安心感があります。

これはメーカー・リース会社の立場から考えても同様で、取引を続ける中で「この代理店なら問題ない」と信頼感を勝ち取っている代理店なら、少なくとも倒産リスクを危惧することはないでしょう。

ユーザーとして注意点があるとするならば、長年同じメーカーとのやり取りを続けていることから、プランに融通が利かないリスクがある点です。
本体価格・カウンター料金が高いメーカーとの関係性が強い場合、どうしても予算面で折り合いがつかず、契約にまで至らないケースもあります。

このあたりはユーザーによって考え方も違い、安心感を取るか・価格を取るかの二択になってきますが、老舗であれば複数のメーカーとの関係性を構築しているところは珍しくありませんから、柔軟に対応してもらえる可能性は十分あります。

価格を気にするのは当然のことですが、余裕があるなら運営期間も考慮した上で代理店を選ぶのがベターです。

本気でコピー機リースに向き合っている会社かどうかも問題

経営のスタンスという視点から考えると、代理店の運営期間の長さとは直接関係ありませんが、その代理店が本気でコピー機リースと向き合っているのかどうかも重要です。

代理店の中には、現在手掛けている多数の事業の一つとしてコピー機リースを行っているところもあり、悪い言い方をすれば「とりあえず」事業を展開して様子を見る場合も考えられます。

おそらくそういった代理店は、長年事業を継続するかどうか、始めた段階では綿密に計画を立てていないでしょう。
しかし、ユーザーが一定の期間は解約できない契約を結ぶわけですから、そのような姿勢で業務を行うのは、いささか無責任に感じられます。

もちろん、志を立ててOA機器業界に参入する経営者もいるはずですが、諸般の事情から経営がおぼつかず、無理なプランを提案してしまう可能性は十分あります。

よほど大きな会社でない限り、財務諸表を公式サイトでチェックすることは難しいでしょうから、担当者の対応・プランの明快さ・不安要素の解消など、ユーザー側でも疑問点を残さないよう代理店を見定める心構えが必要です。

値段の安さは諸刃の剣にもなりうる

コピー機のリース契約を検討する際、ランニングコスト・本体価格の安さは大きな魅力です。
一方で、相場よりも大幅に安いプランの裏には、代理店側が何らかの思惑を隠しているケースもありますから、事前に代理店側の立場になってイメージしておきましょう。

特に、代理店が何らかの事情で事業撤退・倒産の憂き目に合った時は、ユーザーも少なからず被害を受けます。
目の前にある安さだけに心を奪われず、5年以上という長い年月を安心して付き合える相手を探すことが肝要です。

どうして安い値段で代理店がリースできるのかを考えてみる

比較的安い値段で代理店がプランを提案できるのは、それなりの理由があります。
表向きによく説明されるのは、商品の大量発注によるメーカーのタイアップ・Web中心の営業や見積もりによる人件費カットなどの理由です。

これらは一見もっともらしい理由であり、特段ユーザーとして不安視する要素はないように思えます。
しかし、人員を削っているということは、何か問題が生じた際に思うような対応が期待できないリスクもあるということです。

また、広告の中では安い価格が提示されていても、いざ契約を結ぼうとした際に印刷枚数に上限があったり、修理を依頼した際にパーツが見つからなかったりと、何らかのトラブルに見舞われるおそれもあります。

内訳を細かく確認することで、代理店がどうして安いプランを提案したのか、その片鱗が見えてくることでしょう。

契約後のメンテナンスはどうなるのかイメージする

コピー機のメンテナンスについても触れると、運営期間の短い代理店の場合、メーカーメンテナンスとなるかどうかを確認しておくべきです。
メーカーメンテナンスならば、仮に契約した代理店が倒産したとしても、メーカー側がメンテナンスを引き継ぐ形となるでしょう。

しかし、代理店側がメンテナンスを行っている場合、カウンター料金は相対的に安くなる反面、万一倒産してしまった後が面倒になります。
契約時の安価だったランニングコストが見直され、価格が上がる可能性もありますし、リース会社等と打ち合わせながら再度契約を結ぶ形になるかもしれません。

また、再契約の相手は必ずしもメーカーだけとは限らず、別の代理店が担当する場合もあります。
ある意味では、現在契約している内容とまったく同じものが適用されるかどうか、メーカーよりも不安なところです。

考えたくないことではありますが、魅力的なプランを提示された時は、代理店の素性を洗っておいた方が確実です。
承知の上で契約を結ぶなら、万一代理店が倒産した時のことをイメージしつつ、コピー機を導入することもできるでしょう。

コピー機のリース契約は5年契約が原則

コピー機のリース契約を結ぶ際に再認識しておきたいのは、契約期間はほとんどの場合「5年以上」であるという点です。
また、一度契約を結んでしまうと、原則として解約はできません。

コピー機の耐久性は、リース契約中に問題なく稼働することを想定して考慮されていることから、法定耐用年数も5年に設定されています。
つまり、代理店との付き合いも、必然的に5年は続くことになるわけです。

もちろん、代理店の中にはメンテナンスをメーカーに任せ、日々の機器管理には携わらないケースもあるでしょう。
しかし、契約期間を考慮すると、価格以上に対応が充実していた方が、ユーザーとしてはありがたいのではないでしょうか。

コピー機を安心して利用するためには、本体の耐久性を重視するのも大事ですが、それ以上にメンテナンス体制が充実しているかどうかが重要です。
何か問題が起こった時に、オフィス全体の仕事が止まってしまうことを考慮すると、やはりサービスマンがすぐに駆けつけてくれるという安心感には代えられないでしょう。

おわりに

相場と比較して大幅に安いプランを提案してくれる代理店は、ユーザーにとってありがたい存在かもしれません。
しかし、それが本当にユーザーのことを考えての提案なのかどうかは、契約前に一度疑ってみた方が賢明です。

運営期間の短い会社がすべて悪いわけではありませんが、老舗と比較して倒産リスクは相対的に高いというのが現実です。
長期間の契約を結ぶ以上、分かりやすい金額の差だけに目を向けず、安心してやり取りを続けられる代理店を選びましょう。